إدارة المشروع: المراحل والأهداف والأمثلة - دوداس - 2025

يجب أن تفي إدارة المشروع بممارسة بدء العمل والتخطيط والتنفيذ والتحكم وإغلاق عمل الفريق لتلبية أسباب محددة للنجاح وتحقيق أهداف محددة في غضون الوقت المحدد. لذلك ، فهو تطبيق المهارات والتقنيات والمعرفة والأدوات لبرمجة الأنشطة التي تلبي متطلبات المشروع.

المشروع هو عمل انتقالي مصمم لتوليد نتيجة أو خدمة أو منتج فريد من نوعه ، مع بداية ونهاية محددين ، يتم تنفيذه لتحقيق أهداف وغايات ملحوظة ، بشكل عام لتحقيق قيمة مضافة أو تغيير مفيد.

المصدر: pixabay.com

تختلف الجودة الزمنية للمشاريع مع العمليات التجارية الروتينية ، وهي أنشطة تكرارية بسيطة أو شبه دائمة أو دائمة لإنتاج خدمات أو منتجات.

يمكن أن يؤدي عدم وجود عملية لإدارة المشاريع إلى إضاعة الوقت والمال وضعف الأداء.

أداة قوية

إدارة المشاريع هي أداة عمل قوية يمكن أن تقدم العديد من الفوائد للشركات من جميع الأحجام. يوفر عمليات وإرشادات وتقنيات قابلة للتكرار للمساعدة في إدارة الأشخاص والعمل المشتركين في المشاريع.

يمكن أن يزيد من فرصك في النجاح ويساعد على تسليم المشاريع باستمرار وكفاءة وفي الوقت المحدد وفي حدود الميزانية.

من خلال تنفيذ استراتيجيات إدارة المشروع الأساسية ، سيتم تحقيق الأهداف المرجوة وسيتم تحقيق تلك الأهداف في غضون فترة زمنية محددة ونطاق التكلفة.

خلاصة القول هي أن الجميع يفوز ، وبالتالي يمكن أن يكون أفضل فائدة للجميع لإدارة المشروع.

المراحل

المبادرة

تحدد مرحلة البدء طبيعة ونطاق المشروع. تحتاج إلى فهم بيئة الأعمال والتأكد أيضًا من أن الضوابط الضرورية مضمنة في المشروع.

وثائق بدء المشروع عبارة عن سلسلة من الملخصات التي يتم استخدامها لإنشاء اللوائح طوال مدة المشروع. وتشمل هذه:

- مقترح المشروع: الفكرة من وراء المشروع ، الهدف العام ، المدة.

- نطاق المشروع: توجيه ومراقبة المشروع.

- تفصيل هيكل العمل: مقياس للعمل الذي يتعين القيام به ، حتى المهام اليومية.

- مصفوفة توزيع المسؤولية: الأدوار والمسؤوليات المتوافقة مع النتائج.

- تحليل احتياجات العمل ومتطلباته مقابل أهداف قابلة للقياس.

- مراجعة العمليات الجارية.

- خطاب المشروع ، بما في ذلك التكاليف والمهام والتسليمات والجداول الزمنية.

التخطيط

الهدف الرئيسي هو التخطيط المناسب للوقت والتكاليف والموارد لتقدير العمل المطلوب وبالتالي إدارة المخاطر بشكل فعال أثناء تنفيذ المشروع. يتكون من تحديد المنهجية التي يجب اتباعها لإدارة المشروع.

- تحديد المخرجات وإنشاء الهياكل التفصيلية للعمل.

- تحديد الأنشطة اللازمة لإكمال هذه المخرجات وبالتالي ربط هذه الأنشطة بتسلسل منطقي.

- تقدير الموارد المطلوبة للأنشطة.

- تقدير الوقت والتكلفة للأنشطة.

- تطوير الجدول الزمني والميزانية.

- تخطيط المخاطر.

- الحصول على موافقة رسمية لبدء العمل.

إعدام

أثناء التنفيذ ، يجب أن تعرف ما هي المواعيد النهائية المخططة للتنفيذ. تضمن مرحلة التنفيذ أن تسليمات خطة إدارة المشروع تتم وفقًا لذلك.

تتضمن هذه المرحلة التخصيص المناسب والتنسيق والإدارة للموارد البشرية وأي موارد أخرى ، مثل المواد والميزانيات. نتيجة هذه المرحلة هي مخرجات المشروع.

وثائق المشروع

للحفاظ على الميزانية والنطاق والفعالية وكذلك السرعة ، يجب أن يحتوي المشروع على مستندات مادية متعلقة بكل مهمة محددة.

من خلال التوثيق الصحيح ، من السهل معرفة ما إذا كان يتم تلبية متطلبات المشروع أم لا. توفر الوثائق معلومات عما تم إنجازه بالفعل لهذا المشروع

إذا تم بشكل صحيح ، يمكن أن يكون التوثيق العمود الفقري لنجاح المشروع.

الرصد والمراقبة

وهي تتألف من العمليات التي يتم تنفيذها لمراقبة تنفيذ المشروع ، بحيث يمكن تحديد المشاكل المحتملة في الوقت المناسب واتخاذ التدابير التصحيحية عند الضرورة للتحكم في تنفيذ المشروع.

يتم ملاحظة أداء المشروع وقياسه لتحديد الاختلافات في خطة إدارة المشروع.

كما يقدم تغذية راجعة بين مختلف مراحل المشروع ، من أجل تنفيذ الإجراءات الوقائية أو التصحيحية للامتثال لخطة إدارة المشروع.

إغلاق

يحتوي على الإنجاز الرسمي للمشروع وقبوله. تشمل الأنشطة الإدارية توثيق الدروس المستفادة. وهو يتألف من إنهاء جميع أنشطة مجموعة العمليات بأكملها لإغلاق المشروع رسميًا.

يتم تضمين مراجعة ما بعد التنفيذ أيضًا في هذه المرحلة. هذه مرحلة حيوية لفريق المشروع للتعلم من الخبرات وتطبيقها على المشاريع المستقبلية.

يجب أن تنظر إلى الأشياء التي نجحت في المشروع وتحلل الأشياء التي لم تنجح لتوليد الدروس المستفادة.

الأهداف

الهدف من إدارة المشروع هو إكمال مشروع شامل يلبي أهداف العميل.

تطوير مراحل المشروع بنجاح

يتضمن المشروع بشكل عام ، بغض النظر عن حجمه ، خمس مراحل مميزة متساوية الأهمية: البدء والتخطيط والتنفيذ والمراقبة والتحكم والإغلاق.

يضمن التطوير والتنفيذ السلس وغير المنقطع لجميع المراحل المذكورة أعلاه نجاح المشروع.

تواصل بكفاءة

يجب أن يوضع في الاعتبار دائمًا أن نجاح أو فشل المشروع يعتمد إلى حد كبير على العمل الجماعي. لذلك ، فإن مفتاح النجاح دائمًا هو التعاون.

تحقيقا لهذه الغاية ، فإن إقامة اتصال جيد له أهمية كبيرة. من ناحية أخرى ، يجب توضيح المعلومات بشكل واضح وكامل ، حتى يفهمها الجميع بشكل كامل. من ناحية أخرى ، يجب أن تتمتع بالقدرة على الاستماع وتلقي الملاحظات البناءة.

تحقيق الهدف الرئيسي من المشروع

يجب إكمال الهدف الرئيسي للمشروع في غضون الوقت المقدر ، بالجودة المتوقعة وضمن الميزانية المدروسة.

يعد تحسين المدخلات الضرورية المخصصة وتطبيقها لتلبية الأهداف المحددة مسبقًا للمشروع أمرًا حيث يوجد دائمًا مجال للتحسين.

يمكن إصلاح وتحديث جميع العمليات والإجراءات لتحسين استدامة المشروع وأيضًا لتوجيه الفريق خلال عملية التغيير الاستراتيجي.

أنتج مشروعًا يتبع أهداف العميل

قد يعني هذا أن رؤية العميل تحتاج إلى معالجة وإصلاح ، أو التفاوض معهم فيما يتعلق بأهداف المشروع ، لتحويلها إلى أهداف قابلة للتحقيق.

إن تلبية توقعات العملاء وإبقائهم سعداء لا يؤدي فقط إلى تعاون ناجح ، والذي يمكن أن يساعد في القضاء على المفاجآت أثناء تنفيذ المشروع ، ولكنه يضمن أيضًا الاستدامة المستقبلية.

فوائد

الميزة الرئيسية لإدارة المشاريع هي أنها تساعدك على إدارة المشاريع بفعالية. هذا يسمح لحل المشاكل بشكل أسرع.

كفاءة أكبر في تقديم الخدمات

توفر إدارة المشروع خارطة طريق يسهل اتباعها وتؤدي إلى إكمال المشروع. بعد أن تعرف أين تتجنب الحفر ، فمن المنطقي أنك ستعمل بشكل أكثر ذكاءً وكفاءة.

رضا العملاء

طالما تم الانتهاء من المشروع في الوقت المحدد وتحت الميزانية ، فإن العميل يغادر. والعميل السعيد هو الشخص الذي سيظهر مرة أخرى.

توفر الإدارة الذكية للمشروع الأدوات التي تسمح باستمرار علاقة العميل / المدير هذه.

فعالية أكبر في تقديم الخدمات

نفس الاستراتيجيات التي جعلت من الممكن إكمال مشروع واحد بنجاح ستعمل أيضًا عدة مرات لمشاريع أخرى.

يحسن النمو والتنمية داخل الفريق

النتائج الإيجابية لا تبني الاحترام فحسب ، بل تلهم فريق المشروع لمواصلة البحث عن طرق لأداء أكثر كفاءة.

زيادة المرونة

ربما تكون إحدى أعظم فوائد إدارة المشروع أنها تتيح المرونة. تسمح لك إدارة المشروع الآمنة برسم الإستراتيجية التي تريد تنفيذها حتى يكتمل المشروع.

ومع ذلك ، فإن جمال مثل هذه المنظمة هو أنه إذا تم اكتشاف مسار أكثر ذكاءً ، فيمكن اتباعه. بالنسبة للعديد من الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم ، فإن هذا وحده يستحق ثمن القبول.

زيادة تقييم المخاطر

عندما يصطف جميع اللاعبين ويتم وضع الإستراتيجية في مكانها الصحيح ، سوف يقفزون من المخاطر المحتملة للصفعة.

توفر إدارة المشروع علامة حمراء في الوقت المناسب - قبل بدء العمل على إكمال المشروع.

أمثلة

الخطوط الجوية الأمريكية

أدى اندماج الخطوط الجوية الأمريكية مع الخطوط الجوية الأمريكية إلى حدوث تداخل في التكنولوجيا والبرامج. كانوا يعرفون أن جداول البيانات ليست كافية لإدارة المشاريع والموارد المعقدة.

للحصول على رؤية حول الأقسام الأوسع والأولويات العالمية ، بدأوا في استخدام إدارة المشروع لدخول الموظفين وإدارة الموارد وتخطيط القدرات.

ونتيجة لذلك ، انتقلت شركة الطيران من الاستفادة من أعمالها في مجال تكنولوجيا المعلومات من 10٪ إلى 20٪. هذا يعادل صافي الأثر الإيجابي لعدة ملايين من الدولارات على ميزانيتك العمومية.

الآن ، لديهم إمكانية الوصول إلى بيانات أفضل وأكثر موثوقية لاتخاذ قرارات حاسمة بشأن المشاريع والموارد.

رويال بنك

احتاج رويال بنك أوف سكوتلاند إلى تنفيذ بيانات متسقة وموثوقة لإبلاغ القرارات المالية والمتعلقة بالموارد. لذلك ، اختاروا إدارة المشروع لدفع هذا الاتساق. لذلك قاموا بإلغاء 35 نظامًا قديمًا ، وأكثر من 50 أداة من تطوير المستخدم ، ومئات من جداول البيانات.

مع البيانات بتنسيقات مختلفة ومئات المشاريع التي تديرها أنظمة مختلفة ، أرادوا التحكم في بياناتهم لرؤية قاعدة عملائهم الإجمالية بشكل أكثر وضوحًا.

في غضون اثني عشر شهرًا ، تمكنوا من تنفيذ دراسة الجدوى الخاصة بهم وتحقيق عائد على الاستثمار. على طول الطريق ، قاموا بتحسين الشفافية وخفض التكاليف في كل وحدة عمل.

المراجع

1. ويكيبيديا ، الموسوعة المجانية (2019). ادارة مشروع. مأخوذة من: en.wikipedia.org.
2. معهد إدارة المشاريع (2019). ما هي ادارة المشاريع؟ مأخوذة من: pmi.org.
3. كلاريزين (2018). ما هي أهداف إدارة المشروع؟ مأخوذة من: clarizen.com.
4. NI Business (2019). مزايا إدارة المشروع. مأخوذة من: nibusinessinfo.co.uk.
5. غاري بيكارييلو (2019). أهم 10 فوائد لإدارة المشروع. برايت هب لإدارة المشاريع. مأخوذة من: brighthubpm.com.
6. لينا أوكوين (2018). 5 أمثلة لإدارة المشاريع الناجحة في العالم الحقيقي. مدونة بلانفيو. مأخوذة من: blog.planview.com.