و النقد العد هو عملية التي يتم تشغيلها عادة في الأعمال التجارية مثل محلات السوبر ماركت والمطاعم والبنوك، والتي قدمت في نهاية يوم عمل أو في نهاية التحول من أجهزة الصراف الآلي. هذه العملية المحاسبية تجعل أمين الصندوق مسؤولاً عن الأموال الموجودة في السجل النقدي الخاص به.
حتى مع أنظمة نقاط البيع الحديثة اليوم ، لا تزال هناك حاجة إلى إجراء لحساب الإيصالات النقدية للمتجر. هذه الضوابط الداخلية ضرورية لمنع سوء التعامل مع الأموال وحماية الأصول من الضياع أو السرقة.
المصدر: pixabay.com
لا تعزز الضوابط الداخلية القوية الكفاءة التشغيلية فحسب ، بل تضمن أيضًا السجلات المحاسبية الموثوقة ، والتي ستكون مطلوبة عند تقديم الضرائب.
أحد الأسباب الأكثر شيوعًا للتخفيض أو الخسائر في المتجر هو سوء التعامل مع النقود. عند التحقيق ، فإن السبب الأكثر شيوعًا هو الافتقار إلى الإجراءات أو الضوابط المناسبة.
كيف تتم التسوية النقدية؟
في بداية كل وردية ، يجب تخصيص درج نقدي لكل صراف. اطلب من أمين الصندوق عد النقود في الدرج للتحقق من رصيد البداية.
تريد الاحتفاظ بمبلغ ثابت من المال في الصندوق. هذا يضمن أن لديك دائمًا ما يكفي من النقود لإعطاء التغيير للعملاء.
الخطوة التالية في الحفاظ على أمانك هي عمل ودائع نقدية على مدار اليوم. اعتمادًا على حجم وعدد المعاملات ، سيختلف مقدار الإيداعات التي سيتم إجراؤها.
بعد تحديد موعد إجراء هذا الإيداع ، يتم حساب النقد وطرح الفرق من العد الصباحي الأولي. يتم عمل السجل النقدي لسجل النقد عمومًا في نهاية اليوم أو في نهاية نوبة أمين الصندوق.
يجب نقل درج النقود ومحتوياته إلى مكتب أو منطقة منعزلة أخرى لإعداد التقرير. هذا هو الوقت المناسب للتأكد من أن الأموال الواردة والصادرة خلال اليوم تم جمعها بكفاءة وصدق.
تنفيذ الحمولة
بينما تستعد لعد النقود ، يتم دفع جميع الفواتير الكبيرة والشيكات وكوبونات الطعام جانباً ووضعها جانبًا.
يتم احتساب المبلغ الإجمالي في الحساب أولاً ، بما في ذلك الشيكات وإيرادات بطاقة الائتمان. بعد الانتهاء من جمع المبالغ يتم مقارنة هذا الرقم يدويًا بما يظهره نظام نقاط البيع.
بعد عودة الدرج إلى المبلغ المخصص له في البداية ، يتم وضعه في الخزنة أو تسليمه إلى أمين صندوق آخر يبدأ مناوبته. الآن ، يتم احتساب الفواتير والتغييرات التي تم وضعها جانباً مع الشيكات من صندوق الصراف.
هذا هو ما يشكل وديعة مبيعات أمين الصندوق. يمكن لمعظم مسجلات النقد طباعة إيصال المبيعات وإيصال استلام الأموال. تشير هذه الإيصالات إلى مقدار ما حققه أمين الصندوق في المبيعات ومقدار الأموال التي تم ترحيلها.
إذا كانت المبالغ مطابقة كل شيء على ما يرام. خلاف ذلك ، سيتعين فحصها أكثر قليلاً.
فصل المهمات
ضع في اعتبارك وجود شخصين لقوس الصناديق. سيقوم شخص واحد بعد الدرج وإنشاء التقرير النقدي اليومي ، بينما يقوم الآخر بإعداد الإيداع المصرفي.
يجب على كلا الشخصين التوقيع على التقرير ، موضحًا مسؤوليتهما عن الأرقام الموضحة. على الرغم من عدم وجود نظام يمكنه منع الاحتيال ، إلا أن مسار التدقيق هذا سيساعد في تثبيط التواطؤ بين الموظفين.
فائض أو مفقود
عند حدوث تناقض ، يتم احتساب المال مرة أخرى للتأكد من صحة المبلغ.
يجب التحقيق في أي فائض و / أو نقص. التناقضات الصغيرة شائعة وعادة ما تكون ناتجة عن خطأ بشري ، وربما يتغير حساب أمين الصندوق للعميل. أكبر التناقضات هي تلك التي يجب مراقبتها عن كثب.
قد تكون التناقضات المتكررة علامة على السرقة من موظف ، أو تشير إلى أن المزيد من التدريب مطلوب لصراف معين.
يمكن دائمًا حساب المبلغ الزائد / الأقل عن طريق طرح مبلغ المال في الدرج ، باستثناء المبلغ الأولي ، من المبلغ المطبوع على إيصال أمين الصندوق.
اعتمادًا على مقدار أكثر / تحت والظروف المعنية ، قد تختلف الإجراءات التأديبية. فقد أمناء الصندوق مراكزهم بسبب التجاوزات / النقص ، سواء بسبب المخالفات المتكررة أو التجاوزات الكبيرة أو النقص.
عادة ما يكون النقص ناتجًا عن تماسك الفواتير معًا ، أو أن أمين الصندوق يعيد الكثير في التغيير ، أو ربما حتى جني بعض المال.
يتم إنتاج بقايا الطعام عن طريق أخذ الكثير من المال من العملاء أو عن طريق عدم إدخال العناصر بشكل صحيح في محطة البيع.
مثال
في متجر Omega ، تبدأ عملية التسجيل النقدي فعليًا في نهاية اليوم السابق ، عندما يقبل أمين الصندوق John Doe ومديره المبلغ النقدي المتبقي في سجل John.
عندما يأتي جون إلى العمل في صباح اليوم التالي ، يبدأ بالمبلغ المتبقي في الصندوق. في نهاية كل يوم عمل ، يقوم هو أو مديره بنشر ملخص لنشاط اليوم في السجل النقدي ، وبالتالي إنشاء تقرير عن إجمالي المبيعات التي قام بها أمين الصندوق.
للقيام بذلك ، يحسب جون المبلغ النقدي في حافظة عمله ، بالإضافة إلى إجمالي الشيكات وإيرادات بطاقة الائتمان ومبيعات ائتمان المتجر. ثم املأ نموذجًا مثل هذا:
نتيجة الحمولة
يراجع المدير المبلغ الذي تم إنتاجه فعليًا بواسطة John's Box ، ويقارنه بالشكل الذي تم إنشاؤه.
إذا كان المبلغ النقدي الموجود في الصندوق لا يتطابق مع النموذج ، فسيحاول المدير وجون تحديد الخطأ. إذا لم يتم العثور عليه ، فسيتم ملء النموذج النقدي / الزائد.
تقوم بعض الشركات بشحن الصراف مباشرة لأي نقص. يتخذ البعض الآخر موقف فصل الصراف بعد عدد معين من النقص مقابل مبلغ معين من المال. على سبيل المثال ، ثلاثة في عداد المفقودين أكثر من 10 دولارات.
يقرر مدير المتجر المبلغ النقدي الذي يجب سحبه أو التسجيل في اليوم التالي. يقوم بهذه المهمة لكل من الصرافين. ثم قم بجمع كل الأموال النقدية والشيكات لليوم في صندوق ودائع ليلي.
يقوم المدير بعد ذلك بتقديم تقرير مع تفاصيل الإيداع للمحاسب لإدخال البيانات في نظام المحاسبة.
المراجع
- ويكيبيديا ، الموسوعة المجانية (2018). موازنة أمين الصندوق. مأخوذة من: en.wikipedia.org.
- ماثيو هدسون (2018). موازنة درج النقود. ميزان الأعمال الصغيرة. مأخوذة من: thebalancesmb.com.
- متجر (2016). كيفية موازنة درج تسجيل النقدية مثل المحترفين. مأخوذة من: shopkeep.com.
- الدمى (2018). كيفية موازنة معاملات تسجيل النقدية. مأخوذة من: dummies.com.
- Revolvy (2018). موازنة أمين الصندوق. مأخوذة من: revolvy.com.