الاتصال الكتابي: الخصائص والأنواع والعناصر - المؤلفات - 2025

في رسالة خطية هو أي نوع من التفاعل الذي يجعل من استخدام قانون مكتوب. على الرغم من أنه يقوم على نفس النظام اللغوي للشفوية ، إلا أن خصائصه مختلفة. وبالتالي ، على عكس الآخرين ، فإن الشكل المكتوب تقليدي تمامًا. يجب أن يتبع ذلك أنماطًا محددة وفقًا للقواعد التي تحددها اللغة.

من ناحية أخرى ، فإن الاتصال الكتابي هو الشكل الأكثر شيوعًا للتواصل الرسمي بين البشر ، ويؤدي وظائف اجتماعية من أنواع مختلفة. من بين استخداماته ، غالبًا ما يتم استخدامه لتوثيق أنواع مختلفة من الأحداث ولإجراء تفاعلات شخصية.

بالإضافة إلى ذلك ، من أكثر خصائصه أهمية أنه لا يتطلب وجود المرسل والمستقبل في نفس المكان والزمان. لذلك يتم استقبال الرسالة كسول وتفاعل الكاتب (المرسل) والقارئ (المتلقي) محدود للغاية.

من ناحية أخرى ، يعد الاتصال الكتابي في الأساس نشاطًا إبداعيًا يتطلب جهدًا واعيًا. يأتي هذا الجهد من المنبهات التي ينتجها العقل.

في هذا يختلف عن الفم ، حيث يتم التقاطها من الخارج بواسطة المستقبلات الحسية. من ناحية أخرى ، تأتي تلك الكتابة من النشاط الفكري الداخلي.

مميزات

تأخر استلام الرسالة

ترتبط إحدى خصائص الاتصال الكتابي بعامل الوقت. في حالة الاتصال وجهاً لوجه ، يتلقى المتلقي على الفور رسائل المرسل المشفرة.

ولكن في المراسلات الكتابية هناك دائمًا تأخير. بشكل عام ، لا يوجد حد زمني محدد لهذا التأخير.

دورات محدودة

تتكون دورة الاتصال من أربعة عناصر اتصال أساسية: المرسل ، والرسالة مع قناة الاتصال ، والمتلقي والاستجابة أو رد الفعل. نظرًا لتأخر استلام الرسالة ، تكون دورة الاتصال الكتابي محدودة أكثر.

ومع ذلك ، نظرًا للتطورات الجديدة في الاتصالات والمعلومات ، تسمح العديد من القنوات بإكمال الخطوة الأخيرة من الدورة (التغذية الراجعة أو الاستجابة) في نفس الوقت تقريبًا كما هو الحال في الاتصال وجهاً لوجه. ومن الأمثلة على ذلك خدمات المراسلة الفورية.

مساحة صغيرة للتكرار

السجل المكتوب يحد من إمكانية التكرار. في الاتصال الشفهي ، تدعم الإيماءات والعناصر شبه اللفظية - مثل التنغيم - اللغة اللفظية.

هذا ليس هو الحال في الاتصال الكتابي. لهذا السبب ، يكون مستوى الطلب أعلى ، مما يجبر المُصدر على استخدام الكلمات بدقة أكبر.

في الواقع ، الاتصال الكتابي له قيمة اجتماعية عالية. هذا التقييم يتناقص مع تكرار الكلمات واستخدام نفس الأنماط النحوية. هنا تسود الأصالة وحتى الابتكار الرسمي.

التخطيط المسبق

بشكل عام ، الاتصال الكتابي ليس عملاً مرتجلًا. غالبًا ما تفي الكتابة بعدد من الشروط أو المتطلبات. فيما بينها ، إذا تم البحث عن اتصال فعال ، فمن الضروري أن نكون واضحين بشأن محتوى الرسالة ككل وصياغتها الداخلية.

للقيام بذلك ، يجب أن يكون لدى المُصدر مخطط تنظيم نصي. مع تقدم النص ، يتم ربط جميع عناصر الرسالة حتى الحصول على الأفكار ذات الصلة بالمعنى.

أنواع

أما بالنسبة لأنواع الاتصال الكتابي ، فهناك العديد من مجالات العمل البشري المتعددة والمتنوعة. بهذه الطريقة ، في كل مرة تختفي بعض (البرقيات) وتظهر أخرى (البريد الإلكتروني ، على سبيل المثال). سيتم وصف بعض هذه فقط أدناه.

المذكرات

المذكرة هي وسيلة شائعة للاتصال الداخلي المكتوب بين أعضاء المنظمة. وهي عبارة عن نموذج خطاب قصير مع الحد الأدنى من أشكال المجاملة والوصول الفوري إلى موضوع الرسالة المحدد.

في هذا النوع من الاتصال ، توجد تنسيقات محددة مسبقًا بشكل عام. القاعدة الرئيسية التي يجب الالتزام بها تشمل الصياغة الصحيحة والاحترام الشخصي والتسلسل الهرمي. يجب أن تكون طريقة الكتابة مباشرة وخالية من المألوف من أي نوع.

التقارير

التقارير هي نوع آخر من الاتصالات الكتابية. يمكن استخدامها لأغراض تجارية أو تعليمية أو قانونية أو علمية.

اعتمادًا على طبيعة التقرير والغرض منه ، قد تكون هناك أشكال محددة مسبقًا. ومع ذلك ، بشكل عام ، يجب أن يحتوي التقرير على مقدمة موجزة ، والأهداف والنتائج الرئيسية.

في بعض الحالات ، يتم تضمين الرسوم البيانية والجداول لتسهيل فهم النتائج. وبالمثل ، تحتوي العديد من التقارير على قائمة من التوصيات.

كتيبات

الكتيبات هي منشورات تقدم فيها الشركات منتجاتها وخدماتها. يتم نشرها أيضًا لمساعدة مندوبي المبيعات في زيارات العملاء.

تنتج الشركات كتيبات بأشكال وأحجام عديدة. بعض الكتيبات بحجم الحروف ، والبعض الآخر مطوي في نصف أو ثلاثة أقسام.

من ناحية أخرى ، فهي تتميز بكونها ملونة للغاية وبكثرة الصور في منتجاتها أو خدماتها الرئيسية. النصوص قليلة وتحتوي على الكثير من المساحات البيضاء بحيث يمكن قراءة الكتيب بسهولة.

رسائل البريد الإلكتروني

تعد رسائل البريد الإلكتروني حاليًا وسيلة اتصال شائعة جدًا. يتم استخدامها لإرسال المستندات وتنظيم الاجتماعات وتأكيد المواعيد والاتصال بالمرشحين للوظائف. علاوة على ذلك ، يتم توظيفهم للتعامل مع الأمور الشخصية.

على الرغم من طابعها غير الرسمي النسبي ، يجب أن تتبع رسائل البريد الإلكتروني بعض القواعد التقليدية. لهذا الغرض ، يقوم تنسيقه بتعيين مسافات للمرسل والمستلم والموضوع ومساحة حيث يجب كتابة الرسالة.

حتى إذا تم استخدامها لأغراض غير تجارية ، فهناك بعض الاتفاقيات التي يجب اتباعها لتجنب ردود الفعل السلبية. من بينها ، يمكننا أن نذكر الكتابة الصحيحة للأسماء والعناوين ، والاستخدام الصحيح لعلامات الترقيم والتشكيل الصحيح للجمل والفقرات.

اقتراحات

المقترحات هي وثائق تصف المشاريع المستقبلية. هذه عادة ما تكون بطول صفحة أو صفحتين فقط. وتشمل هذه التكاليف المرتبطة بكل مهمة محددة للمشروع.

يمكن تضمين التكاليف الأخرى غير المباشرة للمشروع مثل تكاليف الطباعة والبريد والبريد ، من بين أمور أخرى.

حروف

تعتبر الحروف من أقدم أشكال الاتصال الكتابي. يمكن أن يكون موضوع الرسائل شخصيًا أو تجاريًا. قبل ظهور الأشكال الإلكترونية ، كانت هذه وسيلة اتصال شائعة جدًا. كما هو الحال في رسائل البريد الإلكتروني ، تم استخدام أشكال تجارية رصينة من رسائل المجاملة والمختصرة.

ومع ذلك ، أظهرت الرسائل الشخصية أقل تقليدية في كتاباتها. كانت العلاجات المجانية قليلة. تم تطوير الموضوع في راحة المرسل والمستقبل للرسالة. تم تحديد عدد الصفحات بسعة كليهما. تدريجيا ، تم استبدال هذه الرسائل الإلكترونية.

برقيات

البرقية هي نسخة قصيرة ومبسطة من الحرف. هنا يتم الاحتفاظ بالصيغ المجاملة إلى الحد الأدنى وأحيانًا يتم حذفها. نص الرسالة مكتوب بحذف أكبر عدد ممكن من الكلمات والاحتفاظ بالحد الأدنى الضروري لفهمها.

أيضًا ، كانت أشكال المجاملة بشكل عام نماذج قياسية ومختصرة (السيد للسيد والسيدة والسيدة وما شابه). كما هو الحال في الرسائل ، يتناقص استخدامه مع تقدم الوسائط الإلكترونية.

الفاكسات

كانت هذه هي الطريقة الرائدة لنقل الرسائل المكتوبة إلكترونيًا. على الرغم من أن كتابتها وقراءتها تمت على ورق مكتوب ، فقد تم نقلها بالوسائل الإلكترونية. انخفض استخدامه بسبب الاستخدام المتزايد للوسائط الإلكترونية.

عناصر الاتصال الكتابي

بشكل عام ، تعتبر العناصر الثلاثة الرئيسية للاتصال الكتابي هي الهيكل (شكل المحتوى) والأسلوب (الكتابة) والمحتوى (الموضوع).

من حيث الهيكل ، يساعد القراء على فهم الموضوع. لهذا السبب يوصى بتوضيح الأغراض} قبل البدء في الكتابة.

فيما يتعلق بالأسلوب ، يتعلق هذا بالمُصدر في المقام الأول. ومع ذلك ، من المهم أيضًا مراعاة المستلمين المحتملين للمواد المكتوبة. في بعض الأحيان ، يلزم استخدام جمل أو فقرات قصيرة ، مع مفردات بسيطة. تحتاج الرسالة أحيانًا إلى أن تكون أطول قليلاً ومفصلة.

أخيرًا ، من حيث الموضوع ، يمكن أن يكون ذا تنوع كبير. يمكن أن تكون جميع مجالات التفاعل البشري موضوع اتصال مكتوب. وهذا يشمل كل شيء من علمي إلى شخصي ، من خلال القوانين والإجراءات.

مميزات

الدوام في الوقت المناسب

الاتصال الكتابي هو وسيلة دائمة للمعلومات. لذلك ، يكون مفيدًا عندما يكون حفظ السجلات مطلوبًا. وبالمثل ، من المهم للغاية في التفويض الصحيح للمسؤوليات وفي وضع القواعد والإجراءات. من ناحية أخرى ، يسمح بالاستعلام المتكرر للرسائل.

آلية الرقابة

بفضل إمكانية استمراره في الوقت المناسب ، يعد الاتصال الكتابي مثاليًا كأداة تحكم. أوراق التحكم أو النتائج والقوانين والاتفاقيات ، من بين أمور أخرى ، هي المستندات الأكثر شيوعًا التي تتم معالجتها من خلال هذا النمط من الاتصال.

الحفظ

يتمتع الاتصال الكتابي بمستوى عالٍ من الحفظ. هذا يسمح لها أن تكون آمنة ودائمة. أتاح التقدم التكنولوجي وسائل أخرى ممكنة للحفاظ على المعلومات. ومع ذلك ، حتى يومنا هذا ، تظل الوثيقة الأصلية المكتوبة هي الدليل النهائي على وجودها وأصالتها.

مستوى انعكاس أعلى

الأشخاص الذين يستخدمون هذه الوسيلة يتأملون بكفاءة قبل الكتابة. دائمًا ما تسبق عملية كتابة رسالة عملية تفكير وتعريف لما تريد التعبير عنه. حتى الكتابة نفسها هي عملية انعكاسية. لذلك ، يعد وضع الاتصال هذا مثاليًا لنقل الدقة والدقة.

فرصة أقل للتشويه والتفسير

في الرسائل المرسلة عن طريق الاتصال الكتابي ، هناك احتمال أقل للتشويه. في نظام الاتصال هذا ، يتم تسجيل المعلومات بشكل دائم ويمكن التحقق منها في أي وقت. وبالتالي ، هناك فرصة أقل لتشويه المعلومات أو تغييرها.

من ناحية أخرى ، هناك فرصة أقل لسوء تفسير الرسائل. في حالة وجود أي شك ، يمكن إعادة قراءة الرسالة عدة مرات حسب الضرورة حتى يتم فهمها بالكامل.

وبالمثل ، يمكن ضبط سرعة القراءة أو إعادة القراءة على مستوى فهم مُستقبل الرسالة. وبهذه الطريقة ، يمكن ضمان أنه إذا تعامل كل من المرسل والمستقبل مع نفس الرموز ، فستصل الرسالة كما هو مطلوب.

سلبيات

التكاليف

التواصل الكتابي ليس اقتصاديًا. هناك تكاليف تتعلق بالمادة (الورق والحبر ، من بين أشياء أخرى) والعمالة المستخدمة لكتابة الكتابات وتسليمها. يمكن أن تزيد هذه التكاليف اعتمادًا على المسافة المادية بين المرسل والمستقبل.

القدرة على الفهم الفعال

يتطلب استخدام الاتصال الكتابي مهارات وكفاءات كبيرة في استخدام اللغة والمفردات. إن قلة مهارات الكتابة وسوء جودة النصوص لهما تأثير سلبي على الرسالة ويعرضان فهمها الفعال للخطر.

ردود الفعل

التعليقات على الرسالة في الاتصال الكتابي ليست فورية. في هذا النوع من الاتصال ، تكون عملية التشفير وفك التشفير بطيئة.

اعتمادًا على الكود المستخدم ، قد يستغرق الفهم وقتًا أطول من المطلوب. على أي حال ، فإن الملاحظات تكون في راحة متلقي الرسالة ، وليس المرسل.

صعوبة في التعبير عن المشاعر

كونها وسيلة عاكسة ، من الصعب التعبير عن العاطفة في الاتصال الكتابي. في الواقع ، يستخدم الشعراء والفنانين الذين يستخدمون هذه الوسيلة للتعبير عن الجمال والعواطف تقنيات يصعب التعامل معها. ينجحون في بعض المناسبات ، لكن في حالات أخرى لا يحققون الهدف المتمثل في نقل عاطفية الفنان.

يُعرف هذا النوع من الاتصال بالبرودة وغير الشخصية ويتناقض مع أشكال الاتصال الأخرى التي يمكن أن تشمل السمات اللفظية والإيمائية. لهذا السبب يتم استخدامه بشكل متكرر في نقل المعلومات التي تكون فيها دقة الحقائق مهمة.

اعتراف متأخر أو غير مؤكد

تجعل طريقة الاتصال الكتابي من الصعب تأكيد استلام الرسالة على الفور. في بعض الحالات ، لا يمكن تحديد ما إذا كانت الرسالة قد وصلت إلى المستلم المقصود.

عدم المرونة

يعد الافتقار إلى المرونة من عيوب الاتصال الكتابي. بمجرد إصدار الرسالة الأصلية ، لا توجد إمكانية لتصحيح سريع للمحتوى.

يجب أن يتم اعتماد أي تغييرات مطلوبة من قبل مستلم الرسالة. وبالمثل ، فإن كل تصحيح يتم إجراؤه ، حتى وإن كان جزئيًا ، يؤثر على الرسالة بأكملها.

المراجع

1. شركة (ق / و). التواصل الكتابي. مأخوذة من inc.com.
2. Sehgal ، MK (2008). علاقات عمل. نيودلهي: Excel Books India.
3. كابريرا ، أ وبيلايو ، ن. (2001). اللغة والتواصل. كاراكاس: ذا ناشيونال.
4. بولانيوس ، ب. (1996). التواصل الكتابي. سان خوسيه: EUNED.
5. ساتل ، ر. (2017 ، 26 سبتمبر). أنواع الاتصالات التجارية الكتابية. مأخوذة من bizfluent.com.
6. سكول. (2017 ، 7 فبراير). العناصر الثلاثة الرئيسية للاتصال الكتابي. مأخوذة من sckool.org.
7. MSG. (ق / و). الاتصال الكتابي - المعنى والمزايا والعيوب. مأخوذة من موقع managementstudyguide.com.
8. الاتصالات التجارية. (ق / و). مزايا وعيوب الاتصال الكتابي. مأخوذة من thebusinesscommunic.com.
9. علاقات عمل. (ق / و). مساوئ الاتصال الكتابي في الأعمال. مأخوذة من bizcommuniccoach.com.