الرقابة الإدارية: أنظمة التحكم ، الأهداف ، الأمثلة - دوداس - 2026

و الرقابة الإدارية هو الذي يعرف بأنه العملية التي مديري تؤثر أعضاء آخرين في المنظمة لتنفيذ الاستراتيجيات. يتم تنفيذه بناءً على المعلومات التي يتلقاها المديرون.

يتعامل مع التنسيق وتخصيص الموارد والتحفيز وقياس الأداء. تعتمد ممارسة الرقابة الإدارية وتصميم أنظمة التحكم في الإدارة على عدد من التخصصات الأكاديمية.

المصدر: pixabay.com

الرقابة الإدارية تنطوي على قياس شامل. لذلك ، فهي مرتبطة وتتطلب مدخلات من المحاسبة ، وخاصة المحاسبة الإدارية. ثانيًا ، يتضمن قرارات تخصيص الموارد. لذلك ، فهو مرتبط ويتطلب مساهمة من الاقتصاد ، خاصة من الاقتصاد الإداري.

ثالثًا ، يتضمن التواصل وتحفيز العمل. هذا يعني أنه مرتبط ويتطلب مساهمة من علم النفس الاجتماعي ، وخاصة من السلوك التنظيمي.

تشكل الضوابط الضعيفة داخل الشركة تهديدات كبيرة ، مثل الاستخدام غير الفعال للموارد ، وأخطاء المعالجة ، وانخفاض الربحية ، ونقص الامتثال التنظيمي ، وسرقة الأصول أو اختلاسها من قبل الموظفين.

التخطيط والتحكم

هناك ارتباط وثيق بين التخطيط والتحكم. التخطيط هو عملية يتم من خلالها تحديد أهداف المنظمة وطرق تحقيق الأهداف. السيطرة هي عملية تقيس وتوجه الأداء الفعلي مقابل الأهداف المخططة للمنظمة.

بمجرد وضع الاستراتيجيات ووضع الخطط ، فإن المهمة الرئيسية للإدارة هي اتخاذ خطوات لضمان تنفيذ هذه الخطط أو ، إذا تطلبت الظروف ، تعديل الخطط.

الرقابة الإدارية هي إحدى الوظائف الإدارية ، مثل التخطيط والتنظيم والإشراف والتوجيه.

إنها وظيفة مهمة ، لأنها تساعد على التحقق من الأخطاء واتخاذ الإجراءات التصحيحية لتقليل الانحراف عن المعايير وتحقيق الأهداف المعلنة للمنظمة بالطريقة المرغوبة.

يمكن تعريف التحكم الإداري على أنه وظيفة النظام التي تعدل العمليات حسب الضرورة لتحقيق الخطة ، أو للحفاظ على الاختلافات في أهداف النظام ضمن الحدود المسموح بها.

أنظمة الرقابة الإدارية

إنها أنظمة تجمع وتستخدم المعلومات لتقييم أداء موارد الأعمال المختلفة ، مثل البشرية والمادية والمالية والمنظمة بشكل عام ، نتيجة لاستراتيجيات الإدارة المتبعة.

لذلك ، فهي مجموعة الإجراءات الرسمية اللازمة لتحقيق الكفاءة الإدارية والاقتصادية. يستخدمه المديرون للحفاظ على أو تعديل المعايير في أنشطة المنظمة.

كونها جزءًا لا يتجزأ من نظام التحكم الكامل للشركة ، فإن هدفها هو ضمان التنفيذ الكامل وفي الوقت المناسب لخطط وسياسات الإدارة.

يمكن أن تتضمن كل شيء بدءًا من كيفية ترتيب المستلزمات إلى كيفية جدولة الأصول لاستخدامها أو تعيين الوظائف أو إدارة المخزون.

نظام الرقابة الإدارية هو الطريقة التي يمكن للمديرين من خلالها توثيق استراتيجياتهم أو سياساتهم التنظيمية. وبالمثل ، فهي طريقة لتقييم أداء العمليات المؤسسية الداخلية ، ومقارنتها بالأهداف والسياسات المعلنة.

أداة الأعمال

نظام التحكم في الإدارة هو أداة عمل يمكن أن تعطي مؤشرًا على مدى جودة أداء المنظمة وفقًا لأهدافها.

ومع ذلك ، فإن الضوابط الإدارية ليست سوى واحدة من الأدوات التي يستخدمها المديرون لتنفيذ الاستراتيجيات المطلوبة.

يتم تنفيذ الاستراتيجيات ليس فقط من خلال الضوابط الإدارية ، ولكن أيضًا من خلال الهيكل التنظيمي وإدارة الموارد البشرية والثقافة التنظيمية.

مكونات

نظام الرقابة الإدارية هو أداة لمساعدة الإدارة على توجيه المنظمة نحو أهدافها الاستراتيجية وميزتها التنافسية. من المفهوم عمومًا أن تحتوي على ثلاثة مكونات:

- إنشاء المعايير.

- قياس الأداء الفعلي مقابل هذه المعايير.

- اتخاذ الإجراءات التصحيحية ضد الانحرافات عن القواعد والخطط.

الصعوبات

هناك نوعان من الصعوبات الشائعة التي تحيط بأنظمة التحكم الإدارية في الشركات.

- كن قادرًا على التعرف على المناطق التي تتطلب سيطرة أكبر.

- القدرة على التعرف عندما تكون الضوابط الحالية غير فعالة أو معيبة.

الأهداف

تشير أهداف الرقابة الإدارية إلى موثوقية المعلومات المالية ، وردود الفعل في الوقت المناسب على تحقيق الأهداف التشغيلية أو الاستراتيجية ، والامتثال للقوانين واللوائح.

اكتشاف الخطأ

يمكن أن يؤدي عدم انتظام إدارة الشركة إلى تعريض تحقيق الأهداف العامة للشركة للخطر ، مما يؤدي إلى فقدانها للمنافسة وإلى أن يتم اختراق بقاءها.

لذلك ، من المهم اكتشاف التشوهات بسرعة. وبنفس الطريقة ، يمكن تحديد الدوائر والمجالات المختلفة التي ، على الرغم من عدم تأثرها بالشذوذ أو الإخفاقات الجسيمة ، يمكن تحسينها من أجل الرفاهية العامة للشركة.

أظهر أن كل شيء يعمل بشكل صحيح

تتحقق الرقابة الإدارية من أن كل شيء يعمل بشكل جيد وأن كلاً من الأهداف المقترحة والمستويات الموضوعة على المستوى الإداري فيما يتعلق بالأرباح والمبيعات والأمن وما إلى ذلك ، يتم استيفائها دون تعديلات كبيرة.

وبهذه الطريقة ، تصبح الشركة أكثر أمانًا ، وتصبح معاييرها وعمليات اتخاذ القرار التشغيلية أكثر صلابة.

تصرف عند الضرورة

لا يعد اكتشاف الموقف مفيدًا جدًا إذا لم يتم اتخاذ إجراءات محددة لإعادة توجيه ظرف سلبي ، وذلك بفضل المعلومات التفصيلية والملموسة التي توفرها الرقابة الإدارية.

التواصل وتحفيز العمال

إن المعرفة الدقيقة بحالة الشركة ، بما في ذلك الأخطاء والمشاكل والجوانب التي يتم التعامل معها بشكل صحيح ، تعزز التواصل بشكل أفضل مع العمال ، وتحفيزهم على ضمان تحسين الجوانب الضرورية ، أو اتباع الخط الصحيح.

تنفيذ التدابير الوقائية

إن التشخيص المبكر لمشاكل محددة تم الكشف عنها بواسطة الرقابة الإدارية يجعل الإجراءات التصحيحية غير ضرورية ، حيث يتم استبدالها بالإجراءات الوقائية فقط.

مميزات

إن أكبر ميزة للرقابة الإدارية هي أنها تخلق دورة من التوجيه والتحكم لقيادة الأعمال. يتم تبسيط عملية صنع القرار حيث يشارك عدد أقل من الأفراد.

يساعد المديرين على قياس الأداء الفعلي وكدليل نحو تحقيق الأهداف.

يساعد على اللامركزية

الاتجاه الحديث في منظمات الأعمال هو نحو اللامركزية ، الأمر الذي يتطلب نظام تحكم.

في اللامركزية ، تتوزع سلطة اتخاذ القرار في جميع أنحاء المنظمة.

يجب أن تحتفظ الإدارة بالسيطرة في أيديهم لمعرفة ما إذا كان يتم استخدام السلطة بشكل صحيح. بدون ضوابط إدارية مناسبة ، لا يمكن أن تكون اللامركزية ناجحة.

يساعد في التنسيق

حجم الشركات الحديثة آخذ في الازدياد. كمية كبيرة من رأس المال ويعمل فيها عدد كبير من الناس.

هذا يخلق مشكلة التحكم المناسب ، حيث توجد العديد من الأقسام التي تنتج وتوزع منتجات مختلفة. لتنسيق أنشطتهم ، يلزم وجود نظام تحكم.

تبسيط الإشراف

تبسيط المراقبة بالإشارة إلى الانحرافات الكبيرة. يبقي الموظفين تحت السيطرة.

يكتشف نظام التحكم الجيد نقاط الضعف بسرعة كبيرة. هذا يساعد على توسيع نطاق السيطرة على جميع المستويات.

زيادة الدافع

تخلق تقنيات التحكم جوًا من النظام والانضباط في المنظمة ، من خلال إيجاد الانحرافات وتحديد العوامل المسؤولة عنها.

هذا يزيد من دافع الموظف ، لأنهم يعرفون الوظيفة التي يتحملون مسؤوليتها.

سلبيات

من عيوب الرقابة الإدارية أنها يمكن أن تثبط الإبداع والابتكار ، من خلال جعل الشركة أكثر توحيدًا وأقل مرونة.

غالبًا ما تكون المنظمات ذات الرقابة الإدارية الصارمة أقل قدرة على التكيف مع التغييرات في السوق أو صناعتها أو البيئة القانونية ، مع تقييد نطاق الأفكار والخطط المحتملة

صعوبة وضع المعايير الكمية

تفقد الرقابة الإدارية فعاليتها عندما لا يمكن تحديد معيار الأداء من الناحية الكمية.

من الصعب جدًا وضع معيار كمي للسلوك البشري ، ومستوى الكفاءة ، والرضا الوظيفي ، وتحفيز الموظفين ، إلخ. في مثل هذه الحالات ، يكون الحكم وفقًا لتقدير المدير.

لا توجد سيطرة على العوامل الخارجية

لا تستطيع الشركة التحكم في العوامل الخارجية مثل سياسة الحكومة والتغير التكنولوجي والتغيير في الموضة والتغيير في سياسة المنافسة وما إلى ذلك.

مقاومة الموظف

يمكن أن يشعر الموظفون الأساسيون بعدم التقدير وعدم الرضا لأنه لا يُسمح لهم بتقديم أفكارهم. يشعر الموظفون أن السيطرة تقلل من حريتهم في العمل. هذا يمكن أن يؤدي إلى دوران كبير للموظفين.

غالبًا ما يقاوم الموظفون السيطرة. نتيجة لذلك ، يتم تقليل فعاليتها.

علاقة باهظة الثمن

يتعين على المنظمات إنفاق قدر كبير من الوقت والمال لتثبيت نظام تحكم إداري.

يجب أن تكون الفوائد أكثر من التكلفة المتضمنة ، فعندئذٍ فقط ستكون السيطرة فعالة ، وإلا فإنها ستؤدي إلى عدم الكفاءة.

أهمية

بدون الرقابة الإدارية ، تكون عملية الإدارة غير مكتملة. في الشركات ، تنشأ الحاجة إلى التحكم بسبب عدة عوامل:

- من الصعب وضع معايير أداء دقيقة تمامًا في المؤسسات الكبيرة. من ناحية أخرى ، يحتاج المدير إلى جميع أنواع المعلومات في الوقت المناسب ، والتي لا تتوفر دائمًا. التحكم مطلوب لتقييم دقة المعايير.

- الموظفون مؤتمنون على مبالغ كبيرة من المال والموارد القيمة. ومع ذلك ، في حالة عدم وجود السيطرة ، يمكن للموظفين الاستسلام للإغراءات. يساعد نظام التحكم الفعال على تقليل السلوك غير النزيه من جانب الموظفين.

- في حالة عدم وجود رقابة ، يمكن للموظفين الاسترخاء في جهدهم ويمكن أن ينخفض ​​أدائهم إلى ما دون المستوى الطبيعي.

من خلال التحكم ، يتم التأكد من الحصول على موارد المنظمة واستخدامها بشكل فعال لتحقيق الأهداف المرجوة. تقدم الرقابة الإدارية المزايا التالية:

التحقق من السياسة

يسمح للإدارة بالتحقق من جودة الخطط المختلفة. وبالتالي ، يمكن أن يكشف عن الخطط التي تحتاج إلى إعادة تصميم أو الأهداف التي تحتاج إلى تعديل.

يمكن للتغييرات في البيئة أن تجعل الخطط الأصلية غير عملية أو معيبة. يساعد التحكم في مراجعة الخطط وتحديثها.

المسؤولية الإدارية

حتى عندما يقوم المدير بتعيين بعض الأنشطة وتفويض السلطة إلى مرؤوسيه ، فإنه لا يزال مسؤولاً عن الأداء النهائي.

لذلك ، يجب على المدير التحقق من أداء مرؤوسيه للتأكد من أنهم يستخدمون السلطة المفوضة بالطريقة المرغوبة.

تسمح الرقابة الإدارية للمديرين بالوفاء بمسؤولياتهم وفي نفس الوقت تفويض السلطة.

المحفز

إلهام الموظفين للعمل الجاد وتحقيق أداء أفضل. عندما يعلمون أن أدائهم يتم تقييمه وأن مكافآتهم مرتبطة بهذا التقييم ، سيحاولون المساهمة بأفضل جهودهم.

كفاءة

يساهم التحكم في كفاءة العمليات ، من خلال التركيز على تحقيق الأهداف. لذلك ، فهي تتيح للمديرين اكتشاف الأخطاء وتصحيحها قبل أن تصبح خطيرة ، مما يساعد على تقليل الهدر والخسائر.

أمثلة

الرقابة الإدارية هي أي عملية أو ممارسة أو سياسة أو أداة أو قياس أو نظام يتم تنفيذه للسماح للإدارة بتوجيه موارد المنظمة. فيما يلي أمثلة توضيحية:

مراقبة المتطلبات

توثيق الخطط رسميًا كمتطلبات وإدارة تغيير هذه الخطط.

الضوابط المالية

الضوابط المالية مثل ممارسة تطوير الميزانية ومراقبتها وحسابها.

مراقبة الاداء

عملية الاتفاق على مجموعة من الأهداف مع الموظفين وتقييم الأداء مقابل تلك الأهداف.

إشراف

مراقبة أداء الموظف لتحسين الإنتاجية والكفاءة وجودة العمل.

تغيير السيطرة

عملية تقديم وتقييم واعتماد وتحديد الأولويات والتنفيذ والتواصل ومراجعة التغييرات في المؤسسة.

الضوابط الأمنية

تنفيذ الإجراءات الوقائية والتدابير المضادة لتجنب المخاطر على الأشخاص والممتلكات والمعلومات.

فحوصات الامتثال

تنفيذ العمليات والإجراءات والأنظمة والضوابط والقياسات والتقارير للامتثال للقوانين واللوائح والمعايير والسياسات الداخلية.

المرجعية

إنها العملية المستمرة لقياس أداء الشركة مقابل الصناعة الحالية أو المنافسة أو أفضل الممارسات.

تحسن مستمر

إنها العملية المتكررة لأخذ قياسات للأشياء وتحسينها وقياسها مرة أخرى.

سؤال وجواب

تأكد من أن المخرجات ضمن المواصفات. على سبيل المثال ، قم بتنفيذ عملية لاختبار المنتجات على خط الإنتاج.

ضمان الجودة

إنها عملية منع فشل الجودة في المستقبل. على سبيل المثال ، ممارسة التحقيق في السبب الجذري لجميع حالات فشل الجودة لتحديد التحسينات.

التشغيل الآلي

قم بتحسين الإنتاجية والكفاءة والجودة أيضًا عن طريق استبدال العمل بالأتمتة.

التحكم في البيانات

التحكم في البيانات في مجالات مثل جودة البيانات وأصول البيانات والأمان والتكامل والامتثال.

مراقبة المخزون

تنظيم وحساب المخزون لتجنب النقص أو زيادة العرض.

مراقبة الأصول

السيطرة على الأصول مثل المرافق والبنية التحتية والآلات والبرمجيات والملكية الفكرية.

على سبيل المثال ، يطبق نظام محاسبة الأصول الفصل المناسب للقلق بشأن الأصول.

المراجع

1. جميع الأعمال (2019). ما هو نظام الرقابة الإدارية وما سبب أهميته؟ مأخوذة من: allbusinessadmin.com.au.
2. ويكيبيديا ، الموسوعة المجانية (2019). نظام التحكم الإداري. مأخوذة من: en.wikipedia.org.
3. ويكيبيديا ، الموسوعة المجانية (2019). التحكم (الإدارة). مأخوذة من: en.wikipedia.org.
4. كينيث أ.ميرشانت (1982). وظيفة التحكم في الإدارة. معهد ماساتشوستس للتكنولوجيا سلون. مأخوذة من: sloanreview.mit.edu.
5. قاموس الأعمال (2019). التحكم بالإدارة. مأخوذة من: businessdictionary.com.
6. جون سبيسي (2015). 21 أمثلة على الرقابة الإدارية. مأخوذة من: simplicable.com.
7. قاعدة معارف ماجستير إدارة الأعمال (2019). أهمية الرقابة الإدارية في المنظمة. مأخوذة من: mbaknol.com.
8. سمريتي تشاند (2019). 7 مزايا الرقابة الإدارية للمؤسسة. مكتبة المقالات الخاصة بك. مأخوذة من: yourarticlelibrary.com.
9. ساميكشا إس (2019). أهمية الرقابة وحدودها. مكتبة المقالات الخاصة بك. مأخوذة من: yourarticlelibrary.com.