الرقابة المحاسبية الداخلية: العناصر والأهداف والمثال - دوداس - 2025

و الرقابة المحاسبية الداخلية تغطي الطرق التي تنفذها الشركة لضمان سلامة المعلومات المالية والمحاسبية والأهداف التشغيلية لقاء والربحية، وسياسات إدارة الإرسال في جميع أنحاء المنظمة. تتداخل هذه مع إجراءات التشغيل العادية للشركة.

يهدف هذا التداخل إلى حماية الأصول وتقليل الأخطاء والتأكد من تنفيذ العمليات بطريقة معتمدة. لا توجد أنظمة رقابة داخلية متطابقة ، ولكن العديد من فلسفات الرقابة فيما يتعلق بالنزاهة المالية والممارسات المحاسبية أصبحت ممارسات إدارة قياسية.

تأتي الرقابة الداخلية بسعر ، وهو أن أنشطة التحكم غالبًا ما تبطئ التدفق الطبيعي لعمليات الشركة ، مما قد يقلل من كفاءتها الإجمالية. المفهوم الأساسي هو أنه حتى أكثر أنظمة الرقابة الداخلية شمولاً لن يقضي تمامًا على مخاطر الاحتيال أو الخطأ.

ستكون هناك دائمًا بعض الحوادث ، عادةً بسبب ظروف غير متوقعة أو جهد مفرط في الإصرار من قبل شخص يريد ارتكاب عملية احتيال.

عناصر الرقابة المحاسبية الداخلية

فصل المهام

يتضمن الفصل بين الواجبات تقسيم المسؤولية عن المحاسبة والودائع وإعداد التقارير والتدقيق. الواجبات الإضافية منفصلة ، وهناك فرصة أقل لموظف واحد لارتكاب أعمال احتيالية.

بالنسبة للشركات الصغيرة التي لديها عدد قليل من كتبة المحاسبة ، فإن تقاسم المسؤوليات بين شخصين أو أكثر ، أو تتطلب المهام الحرجة لمراجعتها من قبل زملاء العمل يمكن أن يخدم نفس الغرض.

ضوابط الوصول

يمكن أن يؤدي التحكم في الوصول إلى أجزاء مختلفة من نظام المحاسبة من خلال كلمات المرور والأقفال وسجلات الوصول الإلكترونية إلى إبقاء المستخدمين غير المصرح لهم خارج النظام ، مع توفير طريقة لمراجعة استخدام النظام لتحديد المصدر من الأخطاء أو التناقضات.

المراجعات المادية

تشمل عمليات التدقيق المادي العد اليدوي للنقد وأي أصول مادية مسجلة في نظام المحاسبة ؛ على سبيل المثال ، قوائم الجرد والمواد والأدوات.

يمكن أن يكشف العد المادي عن تناقضات مخفية جيدًا في أرصدة الحسابات ، والتي يتم تجاهلها في السجلات الإلكترونية.

يمكن عد النقود في نقاط البيع يوميًا أو حتى عدة مرات في اليوم. تحتاج المشاريع الأكبر حجمًا ، مثل جرد المخزون اليدوي ، إلى الحد من تكرارها ، وربما كل ثلاثة أشهر.

وثائق موحدة

يمكن أن يساعد توحيد المستندات المستخدمة في المعاملات المالية - مثل الفواتير وطلبات المواد الداخلية وإيصالات المخزون وتقارير نفقات السفر - في الحفاظ على الاتساق في حفظ السجلات بمرور الوقت.

يمكن أن يؤدي استخدام تنسيقات المستندات القياسية إلى تسهيل مراجعة السجلات من الماضي عند البحث عن مصدر أي تباينات في النظام. يمكن أن يؤدي الافتقار إلى التوحيد القياسي إلى التغاضي عن العناصر أو إساءة تفسيرها في مثل هذه المراجعة.

موازين المراجعة

يضيف استخدام نظام مسك الدفاتر مزدوج القيد الموثوقية من خلال ضمان توازن الدفاتر دائمًا. ومع ذلك ، فمن الممكن أن تؤدي الأخطاء إلى اختلال توازن النظام في أي وقت.

يمكن أن يوفر حساب موازين المراجعة اليومية أو الأسبوعية معلومات دورية عن صحة النظام. يتيح ذلك اكتشاف التناقضات والتحقيق فيها في أسرع وقت ممكن.

المطابقات الدورية

يمكن أن تضمن التسويات المحاسبية مطابقة أرصدة نظام المحاسبة مع أرصدة حسابات الكيانات الأخرى ، مثل البنوك والموردين وعملاء الائتمان.

على سبيل المثال ، تتضمن التسوية المصرفية مقارنة الأرصدة النقدية وسجلات الودائع والإيصالات بين نظام المحاسبة وكشوف الحسابات المصرفية.

يمكن للاختلافات بين هذه الأنواع من الحسابات التكميلية أن تكشف عن أخطاء أو تناقضات في الحسابات نفسها. يمكنهم أيضًا إظهار أن الأخطاء قد تنشأ مع الكيانات الأخرى.

سلطة الموافقة

إن مطالبة مديرين محددين بتفويض أنواع معينة من المعاملات يمكن أن يضيف طبقة من المساءلة إلى السجلات المحاسبية. هذا يدل على أن المعاملات قد تم استعراضها وتحليلها والموافقة عليها من قبل السلطات المعنية.

إن اشتراط الموافقة من أجل دفع نفقات ومدفوعات كبيرة يمنع الموظفين عديمي الضمير من تنفيذ معاملات احتيالية كبيرة بأموال الشركة.

الأهداف

حماية أصول الشركة

تحمي الضوابط الداخلية جيدة التصميم الأصول من الضياع. يمكن أن تكون الخسارة خسارة عرضية ، والتي تأتي من أخطاء صادقة يرتكبها الناس. كما يمكن أن تكون خسارة متعمدة ناتجة عن أنشطة احتيالية متعمدة.

ضمان مصداقية وسلامة المعلومات المالية

تضمن الضوابط الداخلية أن الإدارة لديها معلومات دقيقة وكاملة وفي الوقت المناسب - بما في ذلك السجلات المحاسبية - للتخطيط والرقابة والإبلاغ عن العمليات التجارية.

ضمان الامتثال للقوانين

تساعد الضوابط الداخلية على ضمان التزام الشركة بالعديد من القوانين واللوائح الوطنية والولائية والمحلية التي تؤثر على العمليات التجارية.

تعزيز كفاءة وفعالية العمليات

توفر الضوابط الداخلية بيئة يمكن فيها للمديرين والموظفين زيادة كفاءة وفعالية العمليات.

الامتثال للأهداف والغايات

يوفر نظام الضوابط الداخلية آلية للإدارة لرصد تحقيق الأهداف والغايات التشغيلية.

مثال

تحتاج الأصول السائلة دائمًا إلى حماية أكثر من الأصول غير السائلة ، لأنها أسهل في السرقة ؛ على سبيل المثال ، أخذ النقود.

النقد هو أكثر الأصول سيولة ويمكن أن يسرق بسهولة من قبل أي موظف يتعامل معها. لحماية أموال الشركة يتم تنفيذ ضوابط داخلية خاصة.

غالبًا ما يتم استخدام الرقابة الداخلية على فصل المهام نقدًا. يتطلب هذا التحكم ألا يكون الشخص الذي يتلقى النقد من العميل والشخص الذي يسجل الإيصال النقدي في نظام المحاسبة نفس الموظف على الإطلاق.

في الواقع ، تخطو بعض أنظمة الرقابة الداخلية خطوة أخرى إلى الأمام وتطلب من موظف واحد تحصيل النقود ، وآخر لإيداعها في البنك ، وآخر لتسجيلها في نظام المحاسبة.

من خلال تقسيم واجبات كل موظف ، لا يمكن لأي شخص تحصيل النقود وإيداعها وتسجيل البيع في المحاسبة. هذا يمنع الاحتيال ، لأنه بالتالي لا يمكن لأي شخص في جيب جزء من النقد المحصل وتسجيل مبلغ أصغر من الإيصال النقدي في نظام المحاسبة.

المراجع

1. ستيفن براج (2018). تحكم داخلي. أدوات المحاسبة. مأخوذة من: Accountingtools.com.
2. إنفستوبيديا (2018). الضوابط الداخلية. مأخوذة من: investopedia.com.
3. ريبيكيا هيل (2018). الضوابط الداخلية في المحاسبة: التعريف والأنواع والأمثلة. دراسة. مأخوذة من: study.com.
4. جامعة واشنطن (2018). الضوابط الداخلية. مأخوذة من: finance.uw.edu.
5. ديفيد انجرام (2018). ما هي إجراءات الرقابة الداخلية السبعة في المحاسبة؟ الأعمال الصغيرة - كرون. مأخوذة من: smallbusiness.chron.com.
6. دورة المحاسبة الخاصة بي (2018). ما هي الضوابط الداخلية؟ مأخوذة من: myaccountingcourse.com.