تم تصميم البيانات الواردة في خطاب رسمي للتعبير عن الرسالة المطلوبة بأكبر قدر ممكن من الوضوح. هم العنوان وجسم الرسالة والخاتمة والوداع والتوقيع.
الرسائل هي وسيلة اتصال بين الأشخاص أو الأطراف الذين قد يعرفون بعضهم البعض أو لا يعرفون بعضهم البعض ، لكن علاقتهم تقوم على الاحترام المتبادل. لذلك ، فإن اللغة المستخدمة في هذا النوع من التواصل رسمية ولطيفة في جميع أجزائها.
هناك سلسلة من البيانات الأساسية التي يجب أن تظهر بأحرف رسمية ؛ وبهذه الطريقة ، يحصل كل من يستقبلها على معلومات دقيقة وواضحة حول ما يتم توصيله إليه.
الحقائق الخمس الأساسية للرسالة الرسمية
1- الهيدر
وهي مقسمة إلى: الورق ذي الرأسية (بيانات المرسل) والمكان والتاريخ واسم المستلم والترحيب.
إذا تم كتابة الرسالة من قبل شركة أو مؤسسة ، فعادة ما يتم استخدام القرطاسية ذات الرأسية ؛ يمكن أيضًا طباعة الورقة ذات الرأسية التي تحدد هوية مرسل الرسالة.
ثم المدينة التي تمت كتابتها ويجب أن يظهر التاريخ ، والذي يقع عمومًا على الهامش الأيمن ويتم تقسيمه على النحو التالي: اليوم بالأرقام والشهر بالأحرف والسنة التي تشير إلى أرقامها الأربعة.
ينتمي السطر التالي إلى اسم المستلم ، والذي يجب أن يشير إلى المنصب أو المهنة أو المستوى التعليمي أو لقب النبل أو المعاملة. على سبيل المثال: أستاذ ، دكتور ، مهندس ، رئيس ، مواطن ، ملكة جمال.
أخيرًا ، التحيات القلبية.
2- نص الرسالة
في البداية ، يجب تقديم الموضوع بطريقة رسمية ، بدءًا من المجاملة وبتعبيرات مثل "باحترام شديد" أو "قبل كل شيء تلقي تحية ودية للغاية".
يذكر الجسم ما هو الأمر الذي يجب معالجته ويمكن أن يكون له عدة فقرات ، ولكن يجب أن يوضع في الاعتبار دائمًا أن الرسالة الرسمية يجب أن تكون دقيقة للغاية في محتواها. عموما أقصر كلما كان ذلك أفضل.
3 - الخلاصة
يمكن استخدامه لتلخيص نص الرسالة قبل إجراء الرفض الرسمي للاتصال. إنها طريقة للتأكيد على محتواها.
4- الوداع
عادة ما يكون قصيرًا ، ويمتد إلى سطر أو سطرين ، وينتهي بشكر الحرف على الاهتمام الذي أولاه.
يتم استخدام معاملة "أنت" أو "أنت" رسميًا للإشارة إلى المرسل إليه ، مما يشير إلى توقع بعض النتائج أو الاستجابة وإبداء التقدير عند مخاطبته.
على سبيل المثال: "الأمر متروك لك للإجابة على هذا الطلب" ، "بصدق" ، "دون الرجوع إلى".
5- التوقيع
يتم وضع بيانات المرسل كممثل أو شخص مسؤول عن إصدار الاتصال. بفضل التوقيع ، يمنحهم العديد من قراء الرسائل المصداقية.
ومع ذلك ، لا تنتهي كل الحروف بتوقيع المرسل. في بعض الحالات تنتهي الأحرف بالأحرف الأولى مثل: PD أو Cc أو XX / xx.
يشير الحرف الذي ينتهي بـ PD إلى ملحق ، يشير إلى أن هناك شيئًا مهمًا يجب تذكره أو مراعاته خارج استنتاج الرسالة.
من ناحية أخرى ، تشير "نسخة إلى" إلى أن الرسالة منسوخة إلى شخص آخر أو سلطة أو شركة أو مؤسسة أخرى.
أخيرًا هناك "XX / xx". تخضع هذه الأحرف للأحرف الأولى بالأحرف الكبيرة للشخص الذي يملي الحرف أو يكتبه ، والأحرف الأولى بالأحرف الصغيرة للشخص الذي يكتب أو يكتب الحرف.
المراجع
- كاميليا رادوليسكو ، FA-S. (سادس). ليمبا سبانيولو. دليل بنترو يصنف XI-a ، limba III-a. رومانيا: LOGOS SRL.
- كارلوس كاباليرو جونزاليس ، جي سي (2017). UF0857 - إعداد المستندات النصية. مدريد: Ediciones Paraninfo، SA
- جوليفيت ، إيه- إم (2004). أبريندري لسبانيول إن بارلانت. باريس: Editions Ecole Polytechnique.
- ModeloCarta.net. (12 أكتوبر 2017). ModeloCarta.net. تم الحصول عليها من Modelocarta.net