أهم 15 وظيفة مكتبية تتقنها - مهنة - 2026

و الوظائف المكتبية انها تسيطر هي الأنشطة الإدارية التي يقوم بها موظفو شركة أو منظمة أو مؤسسة، والتي هي ضرورية لتشغيل نفسه. إذا تم القيام به بكفاءة ، فعادة ما تكون النتائج أفضل بكثير مما لو تم إجراؤها بشكل سيئ.

عادة ما يكون العمل في المكتب من الاثنين إلى الجمعة بشكل منتظم يبدأ في الساعة 8 أو 9 صباحًا ويستمر حتى الساعة 4 أو 5 مساءً ، على الرغم من أن هذا يختلف حسب البلد أو المنطقة.

تتطلب معظم الوظائف المكتبية مهارات أساسية مثل: التواصل الشفوي بطلاقة والقدرة على الكتابة والملفات وبعض الخبرة في المعدات المكتبية مثل أجهزة الكمبيوتر وآلات التصوير وما إلى ذلك.

اعتمادًا على مستوى الوظيفة أو المسؤولية المفترضة ، يتطلب الأمر أن يكون الشخص حاصل على تعليم تقني أو جامعي أو المستوى الرابع.

وظائف المكتب الرئيسي التي تتقنها

1- التخطيط

هذه هي المهمة الأولى والأكثر أهمية لأنها تتكون من تحديد كيفية مساهمة الأساليب والهياكل التنظيمية في خطة العمل.

هناك أدوات تقنية تساعد على تحديد هذه الأساليب لاحقًا في المهام الموزعة بين أعضاء الفريق ، ولكن التخطيط الجيد فقط هو الذي يضمن أن ينتهي كل شيء بإضافة إلى هدف العمل.

يتطلب التخطيط العام رؤية عمل واضحة ومستوى هرمي معين داخل الشركة ، ولكن يجب على كل عضو في الفريق أن يخطط لعمله حتى يتمكن من تلبية الأهداف المحددة والمواعيد النهائية.

2- النسخ و / أو كتابة التقرير

المهمة التي تشغل وقتًا يوميًا لمن يعملون في المكتب هي الكتابة ، بأي وسيلة ، للتقارير التي تدعم أو تفصل وظائفهم أو التي تعمل على شرح التفاصيل لبقية زملائهم (الخلفية والتقدم والنتائج والإيجابيات و سلبيات ، وما إلى ذلك) ، لمشروع معين.

تعمل هذه المستندات أيضًا كسجل لنشاط المنظمة التي ينتمي إليها هذا المكتب ، لعمليات التدقيق أو المراجعات المستقبلية.

3- حضور الاجتماعات

إنها اجتماعات بين أعضاء فريق العمل حيث يتم تبادل الأفكار حول المشاريع الجارية ، وتقديم مقترحات جديدة ، والعروض التقديمية ، والتقارير أو التقارير التي يتم تبادلها.

عادةً ما يكون هدفهم هو التوفيق بين جميع الحاضرين لتحقيق هدف مشترك ، وتعيين الأدوار والمهام والمواعيد النهائية لكل منها. كما أنها تعمل على حل المشكلات التي قد تنشأ أثناء أداء المهام.

عادة ما يكون لها تردد ومدة وديناميكيات محددة للغاية. وبالمثل ، عادة ما يتم تسجيل ما تمت مناقشته فيها في دقائق أو دقائق للإيداع.

تعقد بعض المنظمات اجتماعات يومية ، والبعض الآخر عدة أيام في الأسبوع ، والبعض الآخر كل أسبوعين ، والبعض الآخر شهريًا. يعتمد تواتر الاجتماعات على كل شركة واحتياجاتها.

4- جدولة الاجتماعات

يتعلق الأمر بتنسيق جدول أعمال جميع الأشخاص الذين يجب أن يكونوا في اجتماع بطريقة تمكنهم من التوافق في مكان وزمان محددين.

قد تكون مهمة شاقة ، لذا قد يكون الاعتماد على التكنولوجيا فكرة جيدة. هناك تطبيقات ، مثل ScheduleOnce ، تتيح لك جدولة الاجتماعات تلقائيًا ، مما يسمح للمدعوين برؤية التواريخ المتاحة واختيار الوقت المناسب لهم.

5- تحقق من البريد الإلكتروني للشركة

إنها مهمة يمكن أن تستغرق وقتًا طويلاً. كشف تقرير Adobe المنشور في عام 2016 ، الناتج عن استطلاع أجريته الإدارة الذاتية لأكثر من 1000 عامل ، أننا نقضي ما متوسطه 20.5 ساعة كل أسبوع في فحص البريد الإلكتروني الخاص بالعمل.

يعد تصنيف وقراءة والرد على رسائل البريد الإلكتروني شكلًا شائعًا جدًا من أشكال الاتصال ويسمح بتبادل الملفات والانطباعات المتعلقة بمشروع أو عملية تنظيمية.

على الرغم من أن الشركات تبحث باستمرار عن طرق أكثر فاعلية لإدارة رسائل البريد الإلكتروني ، إلا أن هناك أيضًا تطبيقات مثل Smart Labels في Gmail لهذا الغرض.

هناك طريقة أخرى لتبسيط هذه المهمة وهي دمج قوالب البريد الإلكتروني القياسية أو النصوص التي يمكن إرسالها مع الحد الأدنى من التعديلات إلى مستلمين مختلفين وفي أوقات مختلفة.

6- الإدارة المالية

في هذه المهمة ، يجب التأكد من أن الأموال تفي بدورة حياتها في شراء وبيع المنتجات والخدمات ؛ تقديم جميع الفواتير ونشرها ودفعها وإرسالها. بالطبع هناك مكاتب تقوم بذلك فقط.

يشمل هذا النشاط أيضًا تحديث الحسابات المالية والمستندات القانونية بحيث لا توجد مشاكل مع الإطار القانوني الذي يتعلق بالمنظمة المعنية.

7- اللوجستيات

تضمن هذه الوظيفة أن يتم نقل جميع السلع المتعلقة بعمل الشركة من وإلى المستودعات والعملاء. ويشمل أيضًا الاتصال بالموردين للحصول على المواد الخام لتصنيع منتجات جديدة.

الهدف من هذه الوظيفة هو ضمان أن تمتلك الشركة كل ما هو ضروري للحفاظ على استمرار إنتاج السلعة أو الخدمة التي تقوم بتسويقها.

8- لفت الانتباه

في المكتب ، يلزم أيضًا الرد على الهاتف ، لأنه وسيلة للتواصل مع العملاء والموردين وبين زملاء العمل أنفسهم.

على الرغم من أنها تبدو مهمة بسيطة ، إلا أنها تتطلب بروتوكولًا معينًا لأنه يمكن أن يكون الصوت الذي يربطه شخص من خارج الشركة بصورتها. لذلك ، من المهم احترام قواعد المجاملة ، والحفاظ على النبرة المؤسسية ، وحجم الصوت والمفردات المستخدمة معتدلة.

معلومة أخرى مهمة ، والتي يتم تجاهلها في بعض الأحيان عند تنفيذ هذه الوظيفة ، هي تدوين أكبر قدر ممكن من البيانات عن الشخص الموجود على الجانب الآخر من الهاتف ؛ سيؤدي ذلك إلى تغذية قاعدة بيانات جهات الاتصال الخاصة بالشركة ويسمح لك بالمتابعة الصحيحة للمسألة التي تمت مناقشتها أثناء المحادثة الهاتفية.

9- تنظيم الملف

تقوم معظم المهام التي يتم تنفيذها في المكتب بإنشاء بعض المستندات: الفواتير والملاحظات والدقائق والدقائق وتقارير المبيعات وما إلى ذلك.

رقميًا أو ورقيًا ، إنها كمية من المعلومات التي تتطلب من شخص ما أن يكون مسؤولاً عن فهرستها وأرشفتها وحمايتها وفقًا لمستوى أهميتها بالنسبة للأعمال.

هذه النقطة الأخيرة بالتحديد ، تلك المتعلقة بحماية المعلومات ، هي مشكلة أصبحت مصدر إزعاج للعديد من المنظمات ، وهذا هو سبب ظهور المزيد والمزيد من الأدوات والبروتوكولات والإجراءات التي توفر الأمان في الملف ونقل البيانات. البيانات الحساسة في المنظمة.

في بعض الحالات ، يتم استخدام محركات الأقراص الصلبة الخارجية ، بينما في حالات أخرى توجد خوادم خاصة لهذه الحالات أو منصات التخزين في "السحابة" مثل Microsoft OneDrive أو Google Drive أو Apple iCloud.

10- توزيع بريد الشركة

المهمة التي ، على الرغم من أنها لا تتطلب تدريبًا أكاديميًا عاليًا جدًا ، إلا أنها تتطلب تنظيمًا جيدًا ومسؤولية وشعورًا بالإلحاح ، هي توزيع المراسلات داخل المكتب.

رسم تخطيطي للتصميم ، أو البطاقة الائتمانية التي يرسلها البنك ، أو الفواتير من المورد أو خطاب الرد من جهة حكومية ، هي بعض المستندات التي قد ينتظرها أي موظف والتي تتطلب العديد من العمليات الأخرى داخلها الشركة.

11- خدمة العملاء

تتكون هذه الوظيفة من خدمة العملاء فعليًا مع أسئلة أو شكاوى حول المنتجات أو الخدمات التي تقدمها الشركة.

12- طباعة وتصوير المستندات

وهي تتألف من طباعة المستندات التي يجب الاحتفاظ بها فعليًا أو عمل نسخ من تلك التي يجب الاحتفاظ بها في نسختين أو تسليمها إلى عمال الشركة.

13- مقابلات المرشح

هذه إحدى مهام عملية اختيار الموظفين. يمكن تنفيذها بشكل فردي أو في مجموعات ، أي التركيز على مرشح واحد أو عدة.

14- شراء اللوازم واللوازم المكتبية

اللوازم المكتبية ضرورية لكفاءتها. يجب أن تتوفر دائمًا مستلزمات القرطاسية أو حبر الطابعة أو العبوات أو الورق ، لذلك يجب أن يكون هناك شخص مسؤول عن إدارتها.

15- الوظائف الإدارية

الإجراءات الإدارية ضرورية للشركة للحفاظ على الاستقرار والقدرة على تحقيق نجاح الأعمال. من بين هذه الوظائف إدراك القضايا القانونية والأعمال الورقية والمخططات البيروقراطية الأخرى.

المراجع

1. أودرا بيانكا (ق / و). نصائح لتنظيم المكتب والتخطيط. تم الاسترجاع من: smallbusiness.chron.com.
2. بيز تريند (2015). 7 مهام مكتبية يمكنك ويجب عليك أتمتها. تم الاسترجاع من: es.sba.gov.
3. ديوي كيتلين (2016). كم ساعة من حياتك أهدرتها على البريد الإلكتروني للعمل؟ جرب الآلة الحاسبة المحبطة. تم الاسترجاع من: washingtonpost.com.
4. لوري ريفز. قائمة الوظائف التي تعمل في المكتب. تم الاسترجاع من: work.chron.com.
5. ماذا يفعل مساعد المكتب. تعافى من learn.org.
6. ماذا يفعل الناس بالضبط في الوظائف المكتبية. تم الاسترجاع من: reddit.com.