7 أبرز وظائف السكرتير - مهنة - 2026

تشمل الوظائف الرئيسية للسكرتير إدارة جدول الأعمال وخدمة الجمهور والتعامل مع المعلومات السرية. هو الشخص المسؤول عن أداء مهام المساعدة الإدارية في المكتب.

يمكن أن يشغل هذا المنصب رجل أو امرأة ، على الرغم من أن الأكثر شيوعًا هو أن المرأة هي التي تمارسها.

عادة ما يكونون مسؤولين عن الشؤون السرية للأشخاص الذين لديهم تسلسل هرمي معين داخل الشركة ، مثل المديرين والمديرين والرؤساء وغيرهم. وهذا يجعلهم اليد اليمنى للسلطة التنفيذية التي يعملون لديها.

إذا كانت الشركة صغيرة ، فإن عبء العمل الرئيسي للسكرتير مرتبط بمهام المكتب الأساسية.

تخصص بعض دول العالم له يومًا خاصًا خلال العام لشكره والاحتفاء بعمله. على سبيل المثال ، في كولومبيا وبيرو والمكسيك ، يوم السكرتير هو 26 أبريل ، بينما في فنزويلا هو 30 سبتمبر.

7 وظائف رئيسية للسكرتير

تتمثل وظيفة السكرتيرة في تقديم الدعم والتعاون لرئيسها في العمل حتى تتمكن من أداء دورها بالكامل داخل المنظمة ، دون تأخير أو إلهاء.

على الرغم من أن طبيعة الشركة تؤثر على نوع العمل المطلوب من السكرتيرة ، يمكن القول أن وظائفها الرئيسية هي:

1- إدارة الأجندة

تقع على عاتق السكرتيرة مسؤولية تحديث جدول أعمال الشخص الذي تعمل لديه. هناك يجب أن تعكس جميع التزامات العمل وأحيانًا الالتزامات الشخصية.

يجب عليك أيضًا الاحتفاظ بسجل لبيانات جميع الأشخاص والمؤسسات التي يجب أن يرتبط بها صاحب العمل.

غالبًا ما يكون جدول أعمال السكرتير بمثابة السجل التشغيلي للسلطة التنفيذية التي تعمل لديها.

2- الاهتمام بالجمهور

يعد الاهتمام بالجمهور من أهم المهام الأساسية التي يجب على السكرتير القيام بها. يجب عليك الرد على المكالمات وتسجيل سببها ، وكذلك جميع البيانات التي تسمح لصاحب العمل الخاص بك بمتابعة هذه المسألة بشكل فعال.

وهو أيضًا الشخص الذي يستقبل الزوار في المكتب. هذا هو السبب في أنه من المهم للسكرتير الحفاظ على صورة تتفق مع صورة الشركة في مكان العمل.

ولا يقتصر دوره هناك على الترحيب بالزوار وجعل انتظارهم ودودًا ، ولكن أيضًا لإعطاء الإرشادات والمبادئ التوجيهية الأولى حول الثقافة التنظيمية والعمليات الداخلية للشركة.

3- إدارة الوثائق

بالإضافة إلى كونها الشخص الذي يتلقى ويتعامل مع المراسلات من رئيسها ، تكتب السكرتيرة وتقرأ وتستجيب وتؤرشف معظم رسائل صاحب العمل والإشعارات والمذكرات ورسائل البريد الإلكتروني.

لتحقيق هذه الغاية ، يجب عليك استخدام تطبيقات برمجية معينة تسمح لك بإعداد مثل هذه المستندات بسرعة وخفة أكبر.

ستعتمد خصوصية هذه الكفاءات على نوع العمل المطلوب في المجال الذي تعمل فيه.

تدير السكرتيرة قاعدة بيانات جهات الاتصال الخاصة برئيسها وتكتب المراسلات المكتوبة ، بالإضافة إلى محاضر الاجتماعات وغيرها من الوثائق ذات الأهمية داخل المكتب.

السكرتير هو الذي يحيط علما عادة بالمسائل التي نوقشت في الاجتماعات الهامة.

4- إدارة المعلومات الحساسة (داخلية وخارجية)

من بين الوظائف التي تميز السكرتيرة الجيدة هي التعامل بشكل مناسب وفعال مع جميع المعلومات المهمة للغاية لتشغيل الشركة أو المؤسسة التي تعمل فيها.

على سبيل المثال ، يجب أن تتحكم في المستندات القانونية التي قد تطلبها الهيئات الحكومية في أي وقت.

يمكنك أيضًا الوصول إلى المعلومات من البيئة أو من أي من الجهات الفاعلة ذات الصلة بالشركة. يجب إدارة هذه المعلومات بطريقة سرية وفعالة وفي الوقت المناسب.

5- تنظيم المكتب

يجب على السكرتير تشغيل وصيانة المعدات والأثاث المكتبي: الهواتف وآلات التصوير والطابعات وأجهزة العرض والأثاث وخزائن الملفات وغيرها.

هو الشخص الذي يتحكم في مخزون اللوازم والمعدات المكتبية. كما أنه يحافظ على أنظمة الملفات المادية والإلكترونية بالترتيب بحيث تكون المعلومات متاحة بسهولة عند الحاجة.

يجب أن يكون لدى السكرتير مساحة عمل نظيفة ومنظمة ، لأنها عادة ما تكون من أول الأشياء التي يراها الأشخاص خارج الشركة عند دخول منشآتها.

6- إعداد العروض التقديمية

عادة يجب على المسؤول التنفيذي تقديم تقاريره في شكل عروض تقديمية تلخص المعلومات وترتبها. من أجل هذه المهمة ، يطلب عادة من سكرتيرته المساعدة.

يجب على الشخص الموجود في الأمانة التأكد من أن المعلومات التي تظهر هناك تعكس البيانات التي يرغب رئيسه في مشاركتها بشكل صحيح.

يجب أن تكون حريصًا أيضًا على أنه عرض تقديمي خالٍ من الأخطاء الإملائية وأنه متوافق مع الهوية الرسومية للشركة.

7- الرقابة الإدارية

كما أنه من مسؤولية السكرتير أن يدرك أنه يتم اتباع السياسات والإجراءات اللازمة للعناية بأصول الشركة أو المؤسسة التي تعمل فيها.

وفقًا للمستوى الهرمي لرئيسها ، يمكن للسكرتيرة التحقق من دقة البيانات التي تعكس تفاصيل عمليات الميزانية.

يجب أن يعتني السكرتير بالرقابة الإدارية والإدارة الصحيحة للموارد داخل المكتب.

السكرتير الافتراضي

مع ظهور الوظائف عبر الإنترنت ، يظهر رقم السكرتارية عبر الإنترنت أو المساعدين الافتراضيين.

يقوم هؤلاء الأمناء بمعظم المهام المذكورة أعلاه ولكن عن بعد. في هذه الحالات ، يتقاضى السكرتير مقابل خدماتهم بالساعة أو حسب المشروع.

المراجع

1. ثقافة المال (2015). 4 وظائف رئيسية للسكرتير. تم الاسترجاع من: comofuncionaque.com
2. Kokemuller ، نيل (ق / و). قائمة مهام السكرتير. تم الاسترجاع من: work.chron.com
3. بيميكس (2016). وظائف ومسؤوليات السكرتير الاداري. تم الاسترجاع من: pymex.pe
4. تطوع الآن (ق / و). ما هو دور السكرتير؟ تم الاسترجاع من: diycomitteeguide.org
5. ويندرمير ، آنا (ق / و). ما هي مهام السكرتير كمساعد للمدير؟ تم الاسترجاع من: pyme.lavoztx.com