مكتب في عالم الأعمال: وظائف ومعدات ومواد - مهنة - 2025

يمثل المكتب في عالم الأعمال الجزء من الشركة حيث تتم معالجة البيانات الواردة والصادرة ، من أجل تقديم المعلومات المطلوبة من قبل المنظمة للتطوير الطبيعي لعملياتها أو أنشطتها.

تعطى أهميتها لأن كل شركة تنتج سلعًا أو خدمات ، بغض النظر عن الفرع الذي تتخصص فيه ، تحتاج إلى مجموعة من الأشخاص لإدارة العملية والتعامل مع الوظائف الإدارية الأخرى. يعمل معظم هؤلاء الأشخاص في المكاتب.

يمكن أن يختلف عدد الموظفين في المكتب ، ولكن جميع المؤسسات ، بغض النظر عن النوع أو الحجم ، تتطلب من العاملين في المكتب التعامل مع المهام اليومية. يدير عمال المكتب العديد من الجوانب المختلفة للعمل.

وتشمل هذه الجوانب المحاسبة ومعالجة الكلمات والبيانات والاتصالات السلكية واللاسلكية وأنشطة أخرى. هناك حاجة إليها في جميع قطاعات الاقتصاد ، من التصنيع إلى النقل.

تساهم التكنولوجيا بشكل أساسي في المكتب: فهي تتيح إنجاز المزيد من العمل في فترة زمنية أقصر.

المميزات

- تشمل الخدمات الهامة التي يقدمها المكتب كلاً من الخدمات الإدارية والخدمات الأخرى للأقسام الأخرى في المنظمة ، والتي لا يمكن أن تعمل بدون المكتب.

- المكتب مهم في منظمة مثل الدماغ في جسم الإنسان. لذلك فإن المكتب هو عقل الشركة. يجمع المعلومات من مصادر داخلية وخارجية مختلفة ويسجلها وينظمها ويحللها لإتاحتها للإدارة. جميع أنواع المعلومات ، في الماضي والحاضر ، متوفرة في المكتب.

- يعمل المكتب أيضًا كوسيط. يربط العالم الخارجي بالإدارات المختلفة والعكس صحيح. يتم استلام جميع أوامر البيع من خلال المكتب. يربط المؤسسة بالعملاء والموردين والحكومة وعامة الجمهور. العلاقات العامة مهمة جدا في المكاتب الحديثة.

- هو قلب جميع الأنشطة التجارية. إنه مثل مركز عصب إداري. يتم تعميم المعلومات المتعلقة بالمشتريات والمبيعات والمالية والاتصالات من المكتب.

- إنه مركز تحكم. إنها الوسيلة التي يتم من خلالها اتخاذ إجراءات الشركة. مع نمو الأعمال التجارية ، يتم تمكين كل قائد لاتخاذ قراراته وإجراءاته الخاصة. وبالتالي ، سيكون لكل قسم مكتبه الخاص ، لتسهيل قيام الإدارة بتحديد خططها وسياساتها.

بعض الإجراءات الرئيسية التي تم تنفيذها في المكاتب هي:

• الاجتماعات.
• تنبيه المكالمة.
• اتفق على استراتيجية الشركة.
• اتفق على الأهداف.
• تنظيم الملفات المادية والكمبيوتر.
• دعم العملاء.
• طباعة وتصوير المستندات.

معدات ولوازم

تطورت المعدات المكتبية للسماح بمزيد من التشغيل الآلي. تعني أتمتة المكاتب استخدام الآلات للقيام بمهام متكررة ومملة اعتاد الناس القيام بها. تساعد أجهزة الكمبيوتر أيضًا العمال في إنجاز وظائفهم بشكل أسرع وأكثر كفاءة.

من بين المعدات التي يمكن أن نجدها في المكتب:

نظام هاتف العمل والهواتف المكتبية

إنها الوسيلة الرئيسية المستخدمة للتواصل المباشر مع العملاء والموردين.

أجهزة الكمبيوتر

لمعالجة المعلومات ، والتي تعد حاليًا شريان الحياة لأي مكتب. كما أنها ضرورية للتواصل بفضل البريد الإلكتروني.

شبكة الكمبيوتر والاتصال بالإنترنت

إذا كانت المعلومات هي شريان الحياة للشركة ، فإن شبكات الكمبيوتر هي الشرايين التي تنقل هذه المعلومات عبر جميع مجالات العمل. يلزم وجود كبلات Ethernet وأجهزة توجيه ومودم لتوصيل الشبكة المحلية بالإنترنت.

طابعات متعددة الوظائف

عندما تكون المعلومات رقمية ، نريد طباعتها ، وإذا تمت طباعتها ، فنحن نريد مسحها ضوئيًا. من ناحية أخرى ، نريد استلامه أو إرساله عبر الفاكس. هذه الفرق تفعل كل شيء.

تمزيق الورق

عند إنشاء ورق مطبوع ، غالبًا ما يجب إتلافه. المكتب مسؤول عن المعلومات التي بحوزته.

آلات التصوير

ضروري لعمل نسخ من الوثائق.

أجهزة عرض وشاشات فيديو

تستخدم للعروض التقديمية في غرفة الاجتماعات.

معدات للتجار

ماكينات نقاط البيع وسجلات النقد.

أثاث المنزل

داخل الأثاث في المكتب يمكننا أن نجد ما يلي:

• كراسي جلوس
• مكاتب
• مقصورات
• خزائن
• سجاد
• طاولات اجتماعات

اللوازم واللوازم المكتبية

بعض المواد والإمدادات اللازمة لتشغيل المكتب هي:

- أوراق بيضاء: تُستخدم في المطبوعات والنسخ وكتابة الملاحظات القصيرة والعروض التقديمية للورق القلاب.

- ورق اللف: ورق فاكس حراري ، شريط لاصق ، ورق نقاط البيع.

- النماذج المطبوعة مسبقًا: الفواتير ، الإقرارات الضريبية ، قسائم الدفع ، التقويمات المكتبية.

- الملصقات والورق اللاصق: ملصقات للمجلدات وملصقات الأسعار والملاحظات اللاصقة.

- المواد الاستهلاكية للطباعة: خراطيش الحبر وخراطيش الحبر.

- وسائط التخزين المحمولة: وحدات تخزين USB وبطاقات الذاكرة.

- مثبتات ميكانيكية: مشابك ورقية ونوع فراشة ودبابيس.

- مثبتات كيميائية: شريط شفاف ، صمغ.

- مستلزمات التنظيف: الممسحات ، الصناديق ، صناديق إعادة التدوير ، المكانس ، الصابون ، معطرات الجو ، المطهرات ، المناشف الورقية وورق التواليت.

- الآلات الصغيرة: مثاقب الورق ، دباسات ، مزيلات الدبابيس ، أختام مطاطية ، آلات ترقيم ومبراة أقلام رصاص.

- التخزين المادي: المجلدات ، والمظاريف ، والصناديق ، والأرفف ، ومنظمات المكتب.

- مواد الكتابة والتصحيح: أقلام الرصاص وأقلام التحديد وأقلام التحديد وشريط التصحيح وسائل التصحيح والمحايات.

أمثلة على الوظائف في المكتب

الكتاب / المحررين على المواقع الإلكترونية والصحف

الكتاب والمحررين ، سواء كانوا في فريق العمل أو يعملون من المنزل ، يعملون في مكتب. يقوم الكتاب بإنشاء محتوى للمنشورات المطبوعة وصفحات الويب والمدونات. يقوم المحررون بتصحيح المحتوى الذي تمت كتابته.

موظفو الاستقبال

موظف الاستقبال مشغول في مكتب يستقبل العملاء والبائعين ، ويكتب رسائل البريد الإلكتروني ، ويرد على المكالمات الهاتفية ، ويأخذ الرسائل ، ويرسل رسائل البريد الإلكتروني ، ويتواصل المكالمات الهاتفية إلى موظفين محددين ، ويودع الملفات.

يجب أن يكون ممثل خدمة العملاء على دراية بالأعمال التي يعملون بها ، بالإضافة إلى منتجاتهم وخدماتهم ، من أجل مساعدة العملاء. يجب عليك الرد على المكالمات ورسائل البريد الإلكتروني ، وتلقي الطلبات ، وإصدار المبالغ المستردة.

محاسبون

يعمل المحاسبون أو المحاسبون في بيئة مكتبية. تشمل واجباته إعداد الضرائب ، ودفع الفواتير ، وتلقي المدفوعات ، من بين أمور أخرى.

المديرين

يقوم مديرو المكاتب بإدارة أعمال المكتب. قد تتراوح واجباتهم بين التوظيف أو الفصل أو جدولة عمل الموظفين ، وتفويض الواجبات ، وتدريب الموظفين الجدد ، وإنشاء سياسات المكتب وإنفاذها ، والإشراف على فريق العمل ، وحل المواقف ، وصيانة أنظمة الكمبيوتر.

استدعاء مراكز الاتصال الانتباه

يُطلب من الأشخاص الذين يعملون في مركز اتصال الرد على المكالمات الهاتفية من عملاء الشركة التي يعملون بها. تحتاج إلى الإجابة على الأسئلة ، وتلقي الشكاوى ، ومعالجة الطلبات.

المراجع

1. روب وو (2017). ما هي الخطوة التالية لتكنولوجيا المكاتب؟ التلغراف. ربط الأعمال الصغيرة. مأخوذة من: telegraph.co.uk.
2. جامعة الولاية (2018). الأعمال التي تبحث في أجهزة الكمبيوتر والمكاتب - مكتب اليوم ، قوة عمل الأعمال ، الاتجاهات في الأعمال ، عالم التمويل. مأخوذة من: careers.stateuniversity.com.
3. لوسي كيلاواي (2013). كيف غير الكمبيوتر المكتب إلى الأبد. بي بي سي نيوز. مأخوذة من bbc.com.
4. ويكيبيديا ، الموسوعة المجانية (2018). إدارة المكاتب. مأخوذة من: en.wikipedia.org.
5. ياجيرا جوتيريز (2012). أساسيات المكتب. مأخوذة من: pedageducomercial.blogspot.com.
6. جيمس بوكي (2018). معدات مكتبية أساسية لبدء عمل تجاري. عمليات الميزان والتكنولوجيا. مأخوذة من: thebalance.com.