الوظائف السبعة الرئيسية للمساعد الإداري - مهنة - 2025

و ظائف مساعد إداري هي مهام المساعدة والمرافقة للأنشطة العادية التي تطور الشركة. لذلك ، فهي ضرورية للتشغيل الفعال لنفسه.

عادة ما تكون هذه الأنشطة متغيرة وفقًا لمجال عمل الشركة التي يعملون فيها. على سبيل المثال ، في المكاتب المتخصصة مثل مكاتب المحاماة ، عادة ما يكون للمساعدين تدريب محدد للقيام بأنشطة معينة.

ومع ذلك ، هناك وظائف مشتركة في جميع المجالات التي تدور عادة حول توزيع وإدارة المعلومات داخل المكتب. يتضمن ذلك إدارة المستندات والمحفوظات وتنظيم الأحداث.

لكن هذه الأنشطة يمكن أن تصبح أكثر شمولاً. في بعض المناسبات ، يجب أن يتعامل المساعدون الإداريون أيضًا مع معالجة المعلومات المحاسبية وحتى ضمان تشغيل الموارد التكنولوجية للشركة.

الوظائف السبعة الرئيسية للمساعد الإداري

1- إدارة الوثائق

تتمثل إحدى الوظائف الرئيسية للمساعد الإداري في مساعدة أعضاء المكتب في إدارة المستندات والملفات.

عادة ما تكون هذه المهمة مرتبطة بتخزين وتنظيم وإدارة الملفات.

ومع ذلك ، قد يكون من الضروري في مناسبات معينة أيضًا كتابة المستندات وتحريرها ومراجعتها.

في بعض الشركات يُطلب منهم حتى إملاء الرسائل أو الملاحظات وتسجيل محاضر الاجتماعات التي تتم.

في بعض الحالات ، على سبيل المثال عندما يتعلق الأمر بمكتب محاماة ، يلزم تدريب متخصص ليتمكن من أداء هذه الوظائف: سيحتاج المساعد الإداري إلى فهم المصطلحات والإجراءات القانونية.

من ناحية أخرى ، يحتاج المساعدون الإداريون العاملون في المجال الطبي إلى مهارات مختلفة. يجب أن يكون لديهم التدريب اللازم في التعامل مع المرضى وقراءة التقارير الطبية.

2- التخطيط للحدث

غالبًا ما يكون تخطيط أحداث المكتب أيضًا من مسؤولية المساعدين الإداريين. يمكن أن يختلف حجم هذه المسؤولية وفقًا لحجم الشركة.

يمكن أن يكون الحدث مجرد اجتماع أو غداء عمل ، ولكن يمكن أن يكون أيضًا مؤتمرًا أكبر أو حفلة شركة.

في كلتا الحالتين ، يجب على الحاضر إدارة جميع المعايير المتعلقة بالحدث.

وهذا يشمل التواصل مع البائعين ، وإجراء الحجوزات ، واختيار القوائم والديكور. ولكنه يشمل أيضًا الاتصال بالحضور والمتحدثين والمحاضرين ودعوتهم وتأكيدهم إذا لزم الأمر.

3- الاهتمام الشخصي بالمستخدمين والزوار

عادة ما تكون خدمة العملاء واحدة من أكثر المهام شيوعًا للمساعدين الإداريين. يعتمد الجمهور الذي يتم التركيز عليه دائمًا على حجم الشركة وتوجهها التجاري.

بالنسبة للشركات الصغيرة التي تخدم الجمهور بشكل مباشر ، قد يُطلب من المساعد الإداري مقابلة العملاء.

عندما يحدث هذا ، فإن عملهم يهدف إلى إرشادهم وخدمتهم أثناء مرورهم عبر مرافق الشركة.

في الشركات الكبيرة ، سيتعين على المساعد الإداري حضور زوار من طبيعة أخرى مثل الشركاء أو كبار الموردين.

في هذه الحالة ، ستكون مهمتهم توجيههم في تنفيذ جدول أعمالهم واجتماعاتهم مع الإدارة أو المجالات الأخرى في الشركة.

4-الهاتف والانتباه الافتراضي

تشمل فئة خدمة العملاء المساعدة الهاتفية والافتراضية. في حالة المساعدة الهاتفية ، يتم تضمين توجيه العملاء والشركاء ، وكذلك تنظيم وإدارة جداول الأعمال.

عندما يتعلق الأمر بالاهتمام الافتراضي ، ستعتمد المهام على القنوات التي توفرها الشركة لخدمة العملاء أو إدارة المعلومات.

في بعض الحالات ، يتضمن التعامل مع البريد الإلكتروني أو الرد على الرسائل أو إعادة توجيهها أو أرشفتها حسب الحاجة.

في حالات أخرى ، عندما تكون قنوات الاتصال الافتراضية أكثر تنوعًا ، قد يتم تضمين مهام أخرى ، مثل خدمة الجمهور من خلال أنظمة الدردشة أو حتى الإجابة على الأسئلة من خلال الشبكات الاجتماعية للشركة.

من المعتاد في الشركات الكبيرة أن يكون هناك أفراد يركزون بشكل خاص على حضور قنوات الاتصال هذه. عندما تكون الأعمال التجارية صغيرة ، غالبًا ما تُترك هذه المهمة للمساعدين الإداريين.

5- إدارة الأجندات

غالبًا ما تكون إدارة جداول الأعمال من أهم مهام المساعدين الإداريين.

تشمل هذه المسؤولية تلقي طلبات المواعيد والاجتماعات عبر الهاتف أو شخصيًا أو عبر الإنترنت ، وتنظيمها في جدول الأعمال وفقًا لمعايير محددة.

كما يتضمن جدولة الاجتماعات داخل وخارج الشركة وغداء العمل ورحلات العمل.

في الحالات الأخيرة ، تقع على عاتق المساعد مسؤولية حجز الرحلات الجوية أو الفنادق أو المطاعم أو غرف الاجتماعات حسب الضرورة.

6- المحاسبة

يكون المساعدون الإداريون في بعض الأحيان مسؤولين عن مراقبة وتسجيل النفقات التي تحدث داخل الشركة. يمكن أن تكون هذه الواجبات بسيطة ، مثل تسجيل نفقات معينة على جدول بيانات.

في بعض الحالات ، يُطلب من المساعد الحصول على تدريب لتطوير مهام أكثر تعقيدًا. على سبيل المثال ، قد تشمل مسؤولياتك تقديم تقارير المحاسبة إلى الإدارة.

عادة هذا يعتمد على حجم الشركة. عادة ما يكون لشركة كبيرة أدوار أكثر تخصصًا ؛ في هذه ، تتم إدارة المعلومات المحاسبية من قبل شخص تم تعيينه لهذا الغرض.

ومع ذلك ، فإن إحدى المهارات الأساسية لأي مساعد إداري هي إتقان برامج المحاسبة المكتبية ، مثل Microsoft Excel.

7- الإدارة التكنولوجية

تعد إدارة الموارد التكنولوجية أيضًا جزءًا من وظائف المساعدين الإداريين. بهذا المعنى ، فإن مسؤوليتك هي التأكد من أن جميع الأدوات اللازمة لتشغيل الشركة تعمل بشكل جيد.

يتضمن ذلك عمل نسخ احتياطية للمعلومات الموجودة في أجهزة الكمبيوتر وتحديث برامج مكافحة الفيروسات ، من بين مهام أخرى.

من ناحية أخرى ، فإنه يشمل إدارة المعدات مثل أجهزة العرض وأجهزة الكمبيوتر المحمولة.

كما ينطوي على مراجعة وصيانة المعدات اللازمة للتطوير الطبيعي للأنشطة التي تقع تحت مسؤوليتها.

هذا لا يعني أن المساعد الإداري يجب أن يكون لديه معرفة فنية. يتمثل عملها على وجه التحديد في تعيين الكوادر الفنية للقيام بصيانة المعدات بشكل دوري لتجنب الانتكاسات.

المراجع

1. بوكي ، ج. (2017). الواجبات الوظيفية للأمناء التنفيذيين والمساعدين الإداريين. تم الاسترجاع من: thebalance.com
2. منشئ الوظيفي. (2016). العمل كمساعد إداري - اختيار ممتاز للمختصين. تم الاسترجاع من: Carebuilder.com
3. بيفر ، ج. (2016). ماذا يفعل المساعد الإداري الطبي؟ تم الاسترجاع من: rasmussen.edu
4. Study.com. (سادس). واجبات المساعد الإداري. تم الاسترجاع من: study.com