- الأعمار الثلاثة للوثائق
- العمر الإداري أو النشط (ملف الإدارة)
- العمر المتوسط أو شبه النشط (الملف المركزي)
- العصر الخامل أو العصر التاريخي (أرشيف تاريخي)
- مراحل دورة حياة المستندات
- يعني
تتكون دورة حياة المستندات من سلسلة من المراحل التي يمر خلالها الملف طوال عمره الإنتاجي. تتراوح هذه المراحل من إنشاء المستند ، من خلال جميع استخداماته وتعديلاته ، حتى لحظة إتلافه أو أرشفته بشكل دائم.
تم إنشاء مفهوم دورة حياة الوثائق في الولايات المتحدة بعد الحرب العالمية الثانية. كان هذا بسبب الحاجة إلى إيجاد طريقة مناسبة للتعامل مع عدد كبير من الملفات التي تراكمت.
مصدر الصورة: Wikimedia.org.
يتعامل كل تخصص مع دورة حياة المستندات بشكل مختلف ، مع مراعاة تركيزه وطبيعة الأرشيف. على سبيل المثال ، قد تحتوي دورة حياة المستند القانوني على مراحل مختلفة عن تلك الخاصة بمستند أكاديمي.
في كل حالة ، تختلف الاعتبارات المتعلقة بطول المدة التي يجب الاحتفاظ بها بالوثيقة ، وكيفية تخزينها ، أو ما يجب أن يكون الاستخدام الصحيح لها. وبالمثل ، هناك أيضًا طرق مختلفة لمراحل دورة حياتها.
على سبيل المثال ، قد تكون هناك مستندات لا قيمة لها لشركة أو كيان حكومي بسبب سنهم. ومع ذلك ، يمكن أن يكون لهذه المحفوظات نفسها قيمة تاريخية عالية بالنسبة للمتحف.
الاختلاف الأساسي الآخر هو الاختلاف الموجود بين المستندات التناظرية والرقمية. على الرغم من أن الأهمية تكمن في محتوى المستندات ، فإن وجود الملفات الرقمية ينطوي على خصوصيات في معالجتها وفي مراحل دورة حياتها.
الأعمار الثلاثة للوثائق
الصورة: Slideplayer
في عام 1972 اقترح المؤرخ كارلوس وايفيلز نظرية العصور الثلاثة. وفقًا لهذا ، فإن المستندات هي كائنات لها عملية حيوية يتم خلالها تحويل استخداماتها.
بشكل عام ، تخضع المستندات للاستخدام المكثف فور إنشائها ولفترة زمنية محددة. ومع ذلك ، بمرور الوقت ، يتم تقليل هذا الاستخدام حتى اللحظة التي يتوقف فيها تمامًا ، إما بسبب أرشفتها أو إتلافها.
وفقًا لـ Wyffels ، تنقسم هذه الدورة التي تمر بها جميع المستندات إلى ثلاثة أعمار: العمر الإداري أو العمر النشط ، والعمر المتوسط أو شبه النشط ، والعمر غير النشط أو التاريخي.
العمر الإداري أو النشط (ملف الإدارة)
يشير إلى الفترة النشطة للمستند. يبدأ في لحظة إنشائه ويمر بمراحل مختلفة يتم فيها استشارته ونقله ومشاركته بشكل متكرر.
على سبيل المثال ، يبدأ العمر الإداري لفاتورة المرافق عند إنشائها. ثم استمر في التحرك لفترة محدودة - أثناء التسليم أو الإرسال بالبريد الإلكتروني بواسطة ساعي البريد ، وعند التحقق ، وعند الدفع.
العمر المتوسط أو شبه النشط (الملف المركزي)
إنها تلك الفترة التي فقد فيها المستند الفائدة التي تم إنشاؤها من أجلها. لذلك ، فهي ليست نشطة في الاستخدام كما في العمر الإداري. ومع ذلك ، يتم الحفاظ عليها ويمكن الرجوع إليها بشكل غير منتظم.
على سبيل المثال ، يبدأ العمر الوسيط لفاتورة المرافق عندما يتم إيداعها في ملف بعد دفعها. من المحتمل جدًا ألا تتم استشارته مرة أخرى ، ومع ذلك ، يتم الاحتفاظ به في الملف في حالة ظهور مخاوف.
يمكن أن يكون العمر شبه النشط للمستندات متغيرًا وفقًا لنوع المستند ووفقًا للسياق. الوثيقة القانونية ، على سبيل المثال ، قد يكون لها عمر نشط أطول من فاتورة الكهرباء.
العصر الخامل أو العصر التاريخي (أرشيف تاريخي)
يشير إلى الفترة الأخيرة من المحفوظات. ومع ذلك ، ليست كل الملفات لها نفس الوجهة. اعتمادًا على طبيعتها ، يمكن جعلها تاريخية أو تدميرها.
المحفوظات التاريخية هي تلك التي لها قيمة ثقافية أو بحثية. لذلك ، خلال هذه المرحلة ، يتم السعي إلى طرق الحفظ للحفاظ عليها تمامًا قدر الإمكان.
مراحل دورة حياة المستندات
تحدد نظرية العصور الثلاثة بطريقة عامة المراحل الأساسية التي تمر بها جميع الوثائق. ومع ذلك ، هناك أيضًا مراحل أخرى أكثر تحديدًا تحدد فائدة المستندات ومعالجتها.
تعتمد المراحل التي يمر بها المستند على قيمته واستخدامه وسياقه. وفقًا لهذه الخصائص ، يتم تحديد المراحل التي يجب أن تمر بها وما هي الأحكام الفنية والإدارية لكل منها.
هذه بعض المراحل الرئيسية التي يمر بها المستند طوال عمره الإنتاجي:
1-الإنشاء: وهو إنشاء الوثيقة سواء بشكل مطبوع أو رقمي.
2-التخزين: حسب الصيغة التي تم بها إنشاء الوثيقة ، يتم تخزينها مادياً أو رقمياً. في بعض الحالات ، يتم النظر أيضًا في مرحلة الرقمنة عندما تكون جزءًا من العملية.
3-التصنيف: يشير إلى تنظيم أو تصنيف أو فهرسة الوثائق حسب المعايير الموضوعة في كل سياق.
4-التحويل: هو إرسال و / أو تسليم مستند حسب خصائصه. يمكن أن يشير هذا حاليًا إلى التسليم عن طريق البريد الفعلي أو التسليم عبر البريد الإلكتروني حسب الحالة.
5-التوزيع: تشير هذه المرحلة إلى المستندات ذات الاستخدام العام أو الحاجة ، لذلك بعد إنشائها يجب الكشف عنها لمجموعة معينة من الأشخاص.
6-الاستخدام التعاوني: في الوقت الحاضر ، يمكن ترتيب الملفات للاستخدام المشترك والتحرير. هذه المرحلة حديثة المظهر وتعتبر حصرية للمستندات الرقمية.
7-التشاور: يشير إلى تلك المرحلة التي يتم فيها ترتيب الوثائق بنية إمكانية الرجوع إليها. خلال هذه العملية ، تعتبر أحكام الأمان و / أو إمكانية الوصول مهمة جدًا ، اعتمادًا على الجمهور المتوقع وصوله إلى المعلومات.
8- الأرشفة أو الإتلاف: هذه هي المرحلة الأخيرة في دورة حياة جميع الوثائق. إنها تتوافق مع اللحظة التي يتم فيها تحديد ما إذا كانت لها قيمة تاريخية كافية للحفاظ عليها أو على العكس من ذلك ، يتم تدميرها.
يعني
- كلية دارموث. (سادس). دورة حياة المستند: التعريفات والتقنيات الداعمة والتطبيقات. تم الاسترجاع من: dartmouth.edu
- غونزاليس ، إل. (2015). دورة حياة الوثائق: نظرية الأعمار الثلاثة. تم الاسترجاع من: bibliopos.es
- Larrivee ، B. (2013). ما هي دورة حياة إدارة الوثائق الإلكترونية؟ تم الاسترجاع من: documentmedia.com
- روس ، م (سادس). دورة حياة المستند. تم الاسترجاع من: whatis.techtarget.com
- يبرا ، م. (2016). دورة حياة الوثائق - نظام الأرشفة الإسباني. تم الاسترجاع من: normadat.es.