- مميزات
- العمل كمستشارين موثوق بهم للإدارة العليا
- دفع ابتكار الموردين
- تقديم نظرة ثاقبة لبيانات البائعين الرئيسية
- إدارة وتخفيف مخاطر سلسلة التوريد
- تعزيز التوظيف السريع وتنمية المواهب
- المميزات
- الحصول على المواد
- تقييم الأسعار
- الموافقة المسبقة من البائع
- تتبع طلباتك
- عمل مكتبي
- الامتثال للسياسة
- أهمية
- احصل على تكاليف أقل
- منع المواد غير الكافية
- حسن الجودة
- إدارة العلاقات
- ابحث عن الابتكار
- المراجع
و قسم المشتريات هي قسم من الشركة المسؤولة عن جميع الأنشطة لشراء المواد الخام وقطع الغيار والخدمات وغيرها، كما هو مطلوب من قبل المنظمة. وهي تقدم خدمة تعتبر العمود الفقري للعديد من المؤسسات الصناعية والتجارية والعسكرية.
يضمن طلب الإمدادات اللازمة لتشغيل الأعمال والاحتفاظ بها في المخزون. هذا القسم هو مركز إدارة سلسلة التوريد الناجحة ، وهو مسؤول عن تقليل تكلفة المنتجات المطلوبة ، والتحكم في مستويات المخزون ، وإقامة علاقات قوية مع الموردين.
سيطلب قسم المشتريات الجيد الجودة من الموردين وسيتابع الطلبات من البداية حتى الاستقبال. مساعدة الإدارات الأخرى في تحديد الاحتياجات وإدارة عملية الطلب والحصول على أسعار تنافسية. وعادة ما يعملون كوحدات تحكم لضمان الامتثال للميزانيات.
مميزات
العمل كمستشارين موثوق بهم للإدارة العليا
يشارك قسم المشتريات في التخطيط المؤسسي والميزنة على مستوى عالٍ. هذا يجعل من الممكن تصميم تكاليف الهندسة العكسية واستكشاف بدائل أقل تكلفة و / أو ذات جودة أعلى.
دفع ابتكار الموردين
أكثر من مجرد المطالبة بأقل سعر ، يعمل قسم المشتريات مع الموردين لتقليل التكلفة الأساسية لمنتجاتهم وخدماتهم.
إنهم يشاركون بشكل وثيق في "دورة حياة الابتكار" ، من الفكرة الأولية إلى التصنيع والتحسين المستمر.
تقديم نظرة ثاقبة لبيانات البائعين الرئيسية
يمكن للشركات الاعتماد على هذه المعلومات لإنشاء تحليلات تنبؤية ، مما يوفر رؤية أعمق للأسواق.
إدارة وتخفيف مخاطر سلسلة التوريد
لقد علمت الأزمات الاقتصادية قيمة الوعي باستقرار الموردين. قسم المشتريات لديه رؤية أوضح بكثير لتلك المنطقة من أي جزء آخر من المنظمة.
تعزيز التوظيف السريع وتنمية المواهب
من الضروري عبور الحدود الوظيفية والجغرافية للعثور على المرشحين المناسبين لقسم المشتريات.
في بعض الحالات ، تكون الإجابة في الاستعانة بمصادر خارجية أو باستخدام مؤسسات الخدمة المشتركة.
المميزات
الحصول على المواد
بالنسبة لشركة تصنيع ، يمكن أن يشمل ذلك المواد الخام ، ولكن يمكن أن يشمل أيضًا الأدوات والآلات أو حتى اللوازم المكتبية اللازمة لفريق المبيعات والسكرتيرات.
في تجارة التجزئة ، يجب أن يتأكد قسم المشتريات من وجود منتجات كافية دائمًا على الرفوف أو المستودعات للحفاظ على مخزون المتجر جيدًا.
من المهم بشكل خاص الحفاظ على مستودع المخزون الخاص بك عند مستوى معقول. يمكن أن يؤدي الاستثمار المفرط لمبالغ كبيرة من المال في المخزون إلى مشاكل في المخزون ونقص رأس المال لأنواع أخرى من النفقات ، مثل البحث والتطوير أو الإعلان.
تقييم الأسعار
قسم المشتريات هو المسؤول عن التقييم المستمر إذا كنت تتلقى المواد بأفضل سعر ممكن ، من أجل زيادة الربحية.
تحتاج إلى مقارنة الأسعار حتى تتمكن من العثور على أفضل الموردين بأفضل الأسعار المعقولة لأوامر الحجم الخاصة بالشركة.
يمكن لقسم المشتريات التواصل مع الموردين البدلاء ، والتفاوض على أسعار أفضل للطلبات ذات الحجم الأكبر ، أو الاستفسار عن إمكانية الحصول على منتجات أقل سعرًا من مجموعة متنوعة من المصادر الأخرى.
الموافقة المسبقة من البائع
يقوم قسم المشتريات بتقييم الموردين من حيث السعر والجودة وآراء العملاء والوقت لإكمال الطلبات ، وإنتاج قائمة بالموردين المعتمدين.
تتبع طلباتك
يتم توثيق الطلبات بنماذج أوامر الشراء. هذه تحدد معلومات مهمة حول المواد المطلوبة ، وكذلك الكمية المطلوبة.
تُستخدم هذه النماذج لضمان استلام المنتجات المطلوبة وتتبع الوقت الذي يستغرقه إكمال الطلبات.
عمل مكتبي
يتعامل قسم المشتريات مع جميع الوثائق المتعلقة بشراء وتسليم المواد.
هذا يعني العمل عن كثب مع قسم المحاسبة الخاص بك لضمان وجود أموال كافية لشراء العناصر ، وأن الأموال تتدفق بسلاسة ، وأن جميع المدفوعات تتم في الوقت المحدد.
الامتثال للسياسة
قبل إجراء عملية شراء ، يجب على قسم المشتريات التأكد من امتثاله للإجراءات الشكلية للحصول على الميزانية والموافقة عليها ، ويجب أن يضمن شراء المواد وفقًا للسياسة العامة للمؤسسة.
أهمية
احصل على تكاليف أقل
يلعب قسم المشتريات دورًا مهمًا في تعظيم أرباح الأعمال. قارن الأسعار وتفاوض مع الموردين حتى تحصل الشركة على أفضل سعر ممكن للمنتجات الضرورية.
يمكنك أيضًا توفير مدخرات من خلال الاستفادة من الضمانات والخصومات التي ينساها غير المتخصصين بشكل عام.
يساعد على الادخار ويوفر شفافية أفضل في إنفاق الشركة. سيسمح لك ذلك بالتفاوض على عقود أفضل وتحرير التدفق النقدي.
منع المواد غير الكافية
يتعين على قسم المشتريات تحديد المنتجات ذات الأهمية الحاسمة للأعمال واتخاذ التدابير المناسبة لحماية سلسلة التوريد الخاصة به.
لضمان عدم تأثير المواد غير الكافية على الإنتاجية ، يستخدم قسم المشتريات تقنيات مثل المصادر المتعددة.
وجود مصادر متعددة يعني استخدام بائعين متعددين يقدمون نفس المنتجات. إذا كانت هناك مشكلة مع أحد الموردين ، فيمكن زيادة الطلبات إلى مورد آخر لتعويض الفشل.
حسن الجودة
يساعد قسم المشتريات في تحسين الجودة من خلال تحديد أهداف الأداء. ثم يتتبع الأداء الفعلي مقابل تلك الأهداف.
من الأهمية بمكان قياس خصائص الجودة باستخدام مؤشرات للسمات ، مثل المتانة أو مظهر المنتج أو توقيت التسليم.
إنهم يعملون بشكل وثيق مع الموردين لتطوير عملياتهم ومساعدتهم على تحسين الجودة.
إدارة العلاقات
يتمثل التحدي الذي يواجه قسم المشتريات في جذب اهتمام المورد للعمل مع الشركة. اجعل المورد يستثمر في علاقة طويلة الأمد.
يجب على القسم أيضًا إدارة العلاقات داخل الشركة. عليك أن تعمل مع أصحاب المصلحة الداخليين ، مثل التسويق والتمويل واللوجستيات والتوزيع ، لضمان توافقهم جميعًا.
ابحث عن الابتكار
نظرًا لأن قسم المشتريات على اتصال دائمًا بمجموعة متنوعة من الأعمال الخارجية ، فهو في وضع مثالي للحصول على منتجات مبتكرة يمكن أن توفر ميزة تنافسية للأعمال من حيث السعر أو الجودة أو الراحة.
المراجع
- كتابة الكسيس (2018). ما هي وظائف قسم المشتريات في المؤسسة؟ الأعمال الصغيرة - كرون. smallbusiness.chron.com.
- ويكيبيديا ، الموسوعة المجانية (2018). إدارة المشتريات. مأخوذة من: en.wikipedia.org.
- كايلي فين (2018). أدوار قسم المشتريات في الأعمال. bizfluent.com.
- BDC (2018). 6 طرق يمكن لقسم المشتريات من خلالها تحسين عملك. مأخوذة من: bdc.ca.
- روبرت بومان (2014). السمات الخمس لمنظمات المشتريات "العالمية". فوربس. مأخوذة من: forbes.com.