- المبادئ الأساسية للرقابة الإدارية
- مبدأ ضمان الهدف
- ضوابط مبدأ الكفاءة
- مبدأ مسؤولية التحكم
- مبدأ الوقاية
- مبدأ التحكم المباشر
- مبدأ انعكاس الخطط
- هرم بري نسبيو
- مبدأ الملاءمة التنظيمية
- مبدأ فردية الضوابط
- مبدأ التحكم في النقطة الحرجة
- مبدأ العمل
- المراجع
و مبادئ الرقابة الإدارية هي القواعد العامة التي ينبغي اتباعها في عملية تحليل ما إذا كان يتم تنفيذ الإجراءات كما هو مخطط لها واتخاذ الإجراءات التصحيحية اللازمة لتأكيد التخطيط.
تعني الإدارة محاولة الاستخدام الأفضل للموارد المتاحة لتحقيق هدف العمل. لذلك فإن الإدارة تشمل جميع عمليات الشركة.
الضوابط الإدارية هي مجموعة الإجراءات اللازمة لتحقيق الكفاءة الإدارية والاقتصادية. كجزء لا يتجزأ من نظام الرقابة الداخلية للمؤسسة ، فإن هدفه هو ضمان التنفيذ الكامل وفي الوقت المناسب لسياسات وخطط الإدارة.
تتضمن بعض الأمثلة على الضوابط الإدارية التغييرات الإجرائية ، وتدريب الموظفين ، وتركيب علامات التحذير.
يمكن تصنيف المبادئ الأساسية للرقابة الإدارية في إحدى عشرة فئة تعكس الغرض منها وطبيعتها وهيكلها وعمليتها. هذه المبادئ للرقابة الإدارية مفصلة أدناه.
المبادئ الأساسية للرقابة الإدارية
مبدأ ضمان الهدف
الهدف الأساسي للرقابة الإدارية هو تحقيق الأهداف. يتم ذلك عن طريق الكشف عن العيوب في الخطط.
يجب اكتشاف الانحرافات المحتملة أو الفعلية عن الخطط بشكل كافٍ للسماح بإجراء تصحيحي فعال.
ضوابط مبدأ الكفاءة
يجب أن يكتشف نظام الرقابة الإدارية ويسلط الضوء على أسباب الانحرافات عن الخطط بأقل تكلفة ممكنة.
مبدأ الكفاءة مهم بشكل خاص في التحكم ، لأن التقنيات تميل إلى أن تكون باهظة الثمن ومرهقة.
يمكن للمدير أن يكون منغمسًا في السيطرة لدرجة أنه قد ينفق أكثر مما هو ضروري لاكتشاف الانحراف. الضوابط التي تتداخل بشكل خطير مع سلطة المرؤوسين أو مع دوافع أولئك الذين ينفذون الخطط غير فعالة.
مبدأ مسؤولية التحكم
تقع المسؤولية الرئيسية عن ممارسة الرقابة على عاتق المدير المسؤول عن تنفيذ الخطط. لا يمكن إلغاء مسؤوليتها أو إلغاؤها دون تغيير هيكل المنظمة.
يجب إعطاء مسؤولية التحكم لأشخاص محددين في كل مرحلة من مراحل العملية.
يوضح هذا المبدأ البسيط الدور الذي نادرًا ما يتم فهمه لوحدات التحكم ووحدات التحكم.
تعمل هذه الوكالات كخدمة توفر معلومات التحكم. ومع ذلك ، لا يمكنهم ممارسة السيطرة ما لم يتم منحهم سلطة إدارية ومسؤولية عن الأشياء التي يتم التحكم فيها.
مبدأ الوقاية
يجب أن تكون السيطرة ، مثل التخطيط ، تطلعية ووقائية. غالبًا ما تم إهمال هذا المبدأ ، في جزء كبير منه لأن التحكم اعتمد بشكل أكبر على البيانات الإحصائية والمحاسبية ، بدلاً من الاعتماد على التوقعات والتوقعات.
على الرغم من أن التوقعات ليست دقيقة ، إلا أنها أفضل من السجلات التاريخية. من الناحية المثالية ، يجب أن يوفر نظام التحكم ردود فعل فورية لتصحيح الانحرافات عن الأداء المطلوب بمجرد حدوثها.
إذا لم يكن ذلك ممكنًا ، فيجب أن تستند السيطرة على التوقعات ، من أجل توقع الانحرافات بمرور الوقت. يجب إيلاء المزيد من الاهتمام لمنع أوجه القصور بدلاً من معالجتها بعد حدوثها.
على سبيل المثال ، تساعد التوقعات النقدية في الحفاظ على صحة الشركات من خلال توقع النقص النقدي ومنع حدوثه.
مبدأ التحكم المباشر
تعتمد الغالبية العظمى من عناصر التحكم المستخدمة اليوم على حقيقة أن البشر يرتكبون أخطاء. غالبًا ما يتم استخدامها كشيكات غير مباشرة لاكتشاف الأخطاء ، غالبًا بعد وقوعها.
وحيثما أمكن ، يجب استخدام ضوابط مباشرة تهدف إلى منع الأخطاء. يمكن أن يؤدي تحسين جودة المديرين إلى تقليل الحاجة إلى الضوابط غير المباشرة. يرتكب المدراء ذوو الجودة العالية أخطاء قليلة جدًا ويقومون بجميع وظائفهم لتحقيق أفضل ميزة.
مبدأ انعكاس الخطط
السيطرة هي مهمة ضمان تنفيذ الخطط بشكل فعال. لذلك ، يجب أن تعكس تقنيات التحكم الطبيعة المحددة وهيكل الخطط.
كلما كانت خطط المنظمة أكثر وضوحًا وشمولية ، وكلما زادت الضوابط المصممة لتعكس هذه الخطط ، زادت فعالية الضوابط في تلبية الاحتياجات.
على سبيل المثال ، يجب أن تستند مراقبة التكلفة إلى التكاليف المخططة لنوع محدد ومحدد.
هرم بري نسبيو
يجب أولاً الإبلاغ عن بيانات التغذية الراجعة في الجزء السفلي من الهرم ؛ أي للمشرفين وحتى أفراد العمليات في أدنى المستويات.
سيعطي ذلك للموظفين الفرصة للتحكم في مواقفهم ، بالإضافة إلى تسريع الإجراءات التصحيحية.
مبدأ الملاءمة التنظيمية
يتوافق نظام الرقابة الإدارية مع مجال السلطة الإدارية ويجب أن يعكس هيكل المنظمة.
عندما يتم تكييف نظام الرقابة الإدارية مع هيكل المنظمة ، فإنه يحدد مسؤولية الإجراء ويسهل تصحيح انحراف الخطط.
وبالمثل ، يجب أن تكون المعلومات الخاصة بتقييم الأداء مقابل الخطط مصممة وفقًا لموقف المدير الذي سيستخدمها. بمعنى آخر ، يجب أن تكون جميع الأرقام والتقارير المستخدمة لأغراض الرقابة من حيث المنظمة.
مبدأ فردية الضوابط
تصبح الضوابط فعالة عندما تكون متسقة مع الموقف ، والمسؤولية التشغيلية ، والكفاءة ، واحتياجات الفرد المعني.
النطاق والمعلومات التفصيلية المطلوبة تختلف حسب مستوى ووظيفة الإدارة.
وبالمثل ، يفضل المديرون المختلفون الأشكال والوحدات المختلفة لتقارير المعلومات. لذلك ، يجب أن تفي الضوابط بالمتطلبات الفردية لكل مدير.
مبدأ التحكم في النقطة الحرجة
جميع العمليات لها نقاط ضعف أو حرجة معينة. هذه هي التي تسبب معظم المشاكل وتؤدي إلى انحرافات كبيرة.
يجب على المدير ، أثناء ممارسة السيطرة ، التركيز على العوامل الحاسمة لتقييم الأداء.
سيكون من غير الضروري وغير الاقتصادي للمدير التحقق من كل تفاصيل الأداء. لذلك ، يجب أن تركز انتباهك على نقاط الأداء المهمة.
مبدأ العمل
تبين أن التحكم يكون مضيعة للوقت إذا لم يتم اتخاذ إجراء تصحيحي. قد تشمل الإجراءات التصحيحية إعادة التفكير في الخطط ، وإعادة التنظيم ، واستبدال المرؤوس أو تدريبه ، وتحفيز الموظفين ، إلخ.
يكون التحكم مبررًا فقط عندما يتم تصحيح الانحرافات المشار إليها عن الخطط من خلال التخطيط السليم والتنظيم والتوظيف والتوجيه.
المراجع
- قاعدة معارف ماجستير إدارة الأعمال (2018). مبادئ الرقابة الإدارية. مأخوذة من: mbaknol.com.
- قاموس الأعمال (2018). نظام الرقابة الإدارية. مأخوذة من: businessdictionary.com.
- ويكيكوت (2016). مبادئ الإدارة. مأخوذة من: en.wikiquote.org.
- أرثيتا بانيرجي (2018). 6 أهم مبادئ الرقابة في الإدارة. مقالات الحفاظ. مأخوذة من: preservearticles.com.
- ديكشا (2018). السيطرة: المعنى والطبيعة والمبادئ. أفكار إدارة الأعمال. مأخوذة من: businessmanagementideas.com.