مبادئ السيطرة على الشركة: مبادئ وأمثلة - دوداس - 2026

على مبادئ السيطرة على الشركة هي الأنظمة التي تتطلب وجود الإجراءات والعمليات التي أنشئت في أنظمة لمديري مساعدة المحاسبة للإشراف وتنظيم الأنشطة التجارية، وبالتالي ضمان أن أصول الشركة محمية.

الهدف من مبادئ الرقابة هو التأكد من أن نظام المحاسبة يعمل بشكل صحيح وأن أحداث العمل يتم تسجيلها بدقة. من الواضح أن المديرين لا يمكنهم الإشراف على جميع الموظفين ، لذلك هناك احتمال بحدوث بعض الأخطاء أو الاحتيال.

لتحديد وإنشاء ضوابط فعالة ، يجب على الإدارة تقييم المخاطر بشكل مستمر ومراقبة تنفيذ الرقابة وتعديل الضوابط حسب الضرورة.

توفر وظيفة العمل الأساسية هذه أمانًا معقولًا عن طريق تقليل احتمالية الأخطاء وحماية أصول المنظمة. نظرًا لأهميتها ، يجب على الشركات مراعاة المبادئ الأساسية للرقابة.

مبادئ التحكم الرئيسية

التحكم بالبيئة

يحدد الأسلوب الإداري وتوقعات كبار المديرين ، ولا سيما سياساتهم الرقابية ، البيئة الرقابية.

في بيئة الرقابة ، هناك إشراف إضافي تقوم به لجنة الإدارة ، والتي تضمن وجود النزاهة الإدارية والقيم الأخلاقية والهيكل التنظيمي المحدد جيدًا والموظفين الأكفاء والموثوقين ، مع تحديد السلطة والمسؤوليات.

أنشطة مكافحة

إنها سياسات وإجراءات محددة تستخدمها الإدارة لتحقيق أهدافها. وتشمل هذه ما يلي:

فصل المهام

يتطلب الأمر تكليف أشخاص مختلفين بمسؤولية أداء مهام مختلفة في الأنشطة ذات الصلة ، لا سيما تلك التي تنطوي على التفويض أو الحضانة أو حفظ السجلات.

من خلال مطالبة أشخاص مختلفين بأداء هذه الوظائف ، يتم إنشاء نظام تحكم متوازن.

اعتماد المعاملات والأنشطة

يساعد على ضمان امتثال جميع أنشطة الشركة للسياسات والإرشادات المعمول بها.

إن مطالبة مديرين معينين بالموافقة على أنواع معينة من المعاملات يضيف التزامًا إضافيًا إلى السجلات المحاسبية ، من خلال إظهار أن المعاملات قد تم تحليلها والموافقة عليها من قبل السلطة المختصة.

توحيد الوثيقة

يتضمن إنشاء فواتير ووثائق أخرى سهلة الاستخدام وغنية بالمعلومات ، واستخدام المستندات المرقمة مسبقًا والمتتالية ، وإعداد المستندات في الوقت المناسب.

يجعل التوحيد القياسي من السهل مراجعة السجلات القديمة من خلال البحث عن مصدر أي تناقضات في النظام. يمكن أن يؤدي الافتقار إلى التوحيد القياسي إلى التغاضي عن بعض العناصر أو إساءة تفسيرها في مثل هذه المراجعة.

الضوابط المادية والوصول على الأصول والسجلات

إنها أدوات تحكم إلكترونية أو ميكانيكية (الخزائن ، وبطاقات الهوية ، والأسوار ، وسجلات النقد ، وكاميرات الفيديو ، والأقفال) أو أدوات التحكم في الكمبيوتر ، المتعلقة بامتيازات الوصول أو إجراءات النسخ الاحتياطي والاسترداد المعمول بها.

يمكن للتكنولوجيا أن تذهب بشكل عام إلى حيث لا يستطيع الناس ، ويمكنك أن تعمل 24 ساعة في اليوم دون الحاجة إلى أجر إضافي.

يؤدي التحكم في الوصول إلى نظام محاسبة من خلال كلمات المرور والأقفال وسجلات الوصول الإلكترونية إلى إبقاء المستخدمين غير المصرح لهم خارج النظام ، فضلاً عن توفير طريقة لمراجعة استخدام النظام لتحديد مصادر الأخطاء.

المراجعات المستقلة

يجب على الشركات مراجعة أنظمة التحكم الخاصة بهم بشكل دوري. يجب أن يتم ذلك بواسطة شخص لم يقم بأي عمل ليتم التحقق منه.

تساعد هذه المراجعات على ضمان موثوقية المعلومات المحاسبية وكفاءة العمليات.

توزيع المسؤوليات

يجب على الشركة تحديد المسؤوليات بوضوح. يضمن إسناد مسؤوليات محددة للأشخاص فهمهم لدورهم في البقاء تحت السيطرة.

إذا تم التغاضي عن أي مسؤولية ، فإن نظام المراقبة الفعال سيوضح من لا يقوم بمهمة معينة.

أمثلة

كل هذه الضوابط تلبي أهداف مبدأ التحكم. بعد وضع الضوابط ، لا يتعين على المديرين مراقبة نشاط كل موظف. يمكنهم مراجعة الضوابط بشكل دوري للتأكد من أنها تعمل بشكل صحيح والتركيز على إدارة الأعمال.

فصل المهام

إنها أداة تحكم جيدة للتأكد من أن وظائف حفظ السجلات منفصلة عن التعامل النقدي الفعلي.

لهذا السبب ، يكون أمين الصندوق مسؤولاً عن تحصيل النقد من العملاء ، مع إمكانية إيداعه في البنك ، وقسم المحاسبة مسؤول عن تسجيل هذه الإيصالات النقدية وإجراء التسويات المصرفية.

بهذه الطريقة ، لا يمكن لشخص واحد أن يأخذ أموال العميل ويختلسها ، ثم يتستر لاحقًا على المحاسبة الاحتيالية.

إذا قام شخصان بهذه الوظائف ، فإن الطريقة الوحيدة التي يمكن أن يعمل بها الاحتيال هي أن يتواطأ كل شخص مع الآخر. من الواضح أن احتمال قيام موظفين متواطئين بالسرقة أقل بكثير من احتمال قيام موظف واحد بالسرقة.

الموافقات

اشتراط الحصول على موافقة لتكون قادرًا على سداد مدفوعات نفقات كبيرة يمكن أن يمنع الموظفين عديمي الضمير من إجراء معاملات احتيالية كبيرة بأموال الشركة.

قائمة الأسعار الرسمية بمثابة موافقة لموظفي المبيعات للبيع بهذه الأسعار. بالإضافة إلى ذلك ، قد يكون هناك عنصر تحكم يسمح لمدير المبيعات بالتصريح بإجراء تغييرات معقولة على قائمة الأسعار.

دوران الموظفين والإجازات

يتم تنفيذ معدل دوران الموظفين الإلزامي أو فترة الإجازة للكشف عن المخططات الاحتيالية حيث يلزم وجود نظام منتظم لصيانتها.

إذا قام المحاسب بتغيير مسؤولياته كل شهرين ، فلن يتمكن الشخص من إدارة نظام مارق باستمرار.

المراجعات المادية

تشمل عمليات التدقيق المادي الحساب اليدوي للنقد وأي أصول مادية أخرى مسجلة في نظام المحاسبة ، مثل قوائم الجرد.

يمكن أن يكشف العد المادي عن تناقضات خفية في أرصدة الحسابات من خلال تجاوز السجلات الإلكترونية تمامًا. يمكن عد النقود في نقاط البيع يوميًا أو حتى عدة مرات في اليوم.

المشاريع الأكبر حجمًا ، مثل الجرد المادي ، تحتاج إلى أن تتم بشكل أقل تكرارًا ، ربما سنويًا أو ربع سنويًا.

المطابقات المحاسبية الدورية

إنها تضمن أن أرصدة النظام المحاسبي تتطابق مع أرصدة حسابات الكيانات الأخرى ، مثل البنوك والموردين والعملاء.

الاختلافات الموجودة بين هذه الأنواع من الحسابات التكميلية قد تكشف عن تناقضات في الحسابات الخاصة ، أو أن الأخطاء تنشأ في الكيانات الأخرى.

الضوابط الآلية

ربما تكون أكثر الضوابط الداخلية شيوعًا لأنها لا تحمي الشركة فحسب ، بل تزيد من كفاءتها.

الساعات الزمنية الآلية هي مثال جيد. يتم فحص الموظفين بواسطة هذه الساعات عند وصولهم ثم يتم فحصهم في نهاية نوبتهم.

تقضي ساعة الوقت الآلية على إمكانية غش الموظفين في ساعات عملهم.

المراجع

1. MyAccountingCourse (2018). ما هي مبادئ الرقابة الداخلية؟ مأخوذة من: myaccountingcourse.com.
2. MyAccountingCourse (2018). ما هو مبدأ التحكم؟ مأخوذة من: myaccountingcourse.com.
3. ميشيل مايلي (2017). ما هي المبادئ السبعة للرقابة الداخلية؟ طليق. مأخوذة من: bizfluent.com.
4. TTUHSC (2017). المبادئ الأساسية للرقابة الداخلية. مأخوذة من: elpaso.ttuhsc.edu.
5. CliffsNotes (2016). تحكم داخلي. مأخوذة من: cliffsnotes.com.
6. المسؤول (2015). 17 مبادئ الرقابة الداخلية. المحامي الأخلاقي. مأخوذة من: ethicaladvocate.com.
7. ديفيد انجرام (2018). ما هي إجراءات الرقابة الداخلية السبعة في المحاسبة؟ الأعمال الصغيرة كرون. مأخوذة من: smallbusiness.chron.com.