- ميزات بروتوكول الأعمال
- ما هو بروتوكول الأعمال؟
- ضع معايير السلوك
- دليل للأنشطة الاجتماعية
- ترسيخ صورة الشركة
- خلق ثقافة الشركة
- أمثلة على بروتوكول الأعمال
- بروتوكول في مكالمة هاتفية
- التشريف في التقديم والتحية والوداع
- بروتوكول اللباس
- المراجع
و بروتوكول الأعمال عبارة عن مجموعة من المعايير الاجتماعية والرسمية من قبل شركة المعتمدة لامتثالها. وتتمثل مهمتها في وضع معايير السلوك والحدود التي تحكم تصرفات جميع أعضاء الشركة.
هذه الهيئة المعيارية ، التي يتم تضمينها عادة في دليل أو وثيقة ، تنظم بشكل عام السلوك الداخلي والخارجي للشركة. إنها مدونة سلوك تم تأسيسها في الثقافة التنظيمية للشركة.
من خلال بروتوكول الأعمال ، يتم وضع قواعد التعايش بين مستويات العمل المختلفة للشركة ومعايير الاتصال التي يجب أن تسود خارجها.
تجمع بروتوكولات العمل القواعد والخطوات التي يجب اتباعها لتخطيط وتطوير ومراقبة الإجراءات التي تقوم بها الشركة. قد تشمل هذه المعايير القواعد التي وضعتها الدولة.
مثال على بروتوكول الأعمال هو الطريقة التي يستجيب بها السكرتير لمكالمة هاتفية بطريقة ودية. أيضًا ، المعاملة المحترمة لسائق شركة النقل أثناء نقل أحد الركاب إلى المطار.
ميزات بروتوكول الأعمال
قبل الاستشهاد بخصائص بروتوكول الأعمال ، يجب الإشارة إلى أصل المصطلح بوضوح لتحديد محتواه بشكل أفضل.
يأتي البروتوكول من الكلمة اللاتينية "protos" ، والتي تعني "ما يأتي قبل شيء ما" ، و "kollos" التي تشير إلى فعل الالتصاق أو الالتصاق بشيء ما.
يعرّف قاموس الأكاديمية الملكية للغة الإسبانية بأحد معانيها بأنها "مجموعة من القواعد الموضوعة حسب المعيار أو العرف للاحتفالات والأعمال الرسمية أو الرسمية".
البروتوكول هو وصف لمعايير السلوك التي يجب اتباعها في شركة أو مؤسسة. وهو يصف إرشادات السلوك والإجراءات اللازمة للقيام بعمل ما أو في موقف معين.
يجب أن ينقل بروتوكول العمل للعملاء جوهر الشركة ، وهذا هو السبب في أنها جزء من فلسفتها وصورتها. هناك أنواع مختلفة من البروتوكولات: تجارية ، دينية ، رسمية ، رياضية ، اجتماعية ، إلخ.
خصائص بروتوكول العمل الجيد هي
1- لا ينظمها القانون ، ولكن يتم تنفيذه بصرامة داخل الشركة من قبل أعضائها.
2- أنها عملية لأنها تنظم المواقف الشائعة التي تحدث في الشركة. بهذه الطريقة ، يتم تجنب أن تكون وثيقة عادية بدون مراعاة العمل.
3- أنها متاحة لجميع أعضاء المنظمة ، لأنها تضع مبادئ توجيهية سلوكية لكل حالة عمل.
4- إنه مفهوم لأنه يجب كتابته بلغة واضحة حتى يتم استيعاب جميع موظفي الشركة والامتثال لها دون عذر.
5- مرنة من حيث المبدأ لأن القواعد الموضوعة يجب تعديلها حسب حالة كل شركة حتى في أوقات الأزمات. ولكن أيضًا لأنها يمكن أن تختلف بمرور الوقت وتتكيف مع التغييرات.
ما هو بروتوكول الأعمال؟
ضع معايير السلوك
يعمل وضع إرشادات السلوك داخل الشركة في دليل البروتوكول على تنظيم سلوك أعضائها ويخلق ثقافة تنظيمية.
بدون بروتوكول ، ستكون علاقات العمل والتواصل بين الشركة والعملاء في حالة فوضى تامة. لن يكون هناك احترام للتسلسل الهرمي وغياب مدونة سلوك سيؤدي إلى عدم احترام مستمر ومواجهات داخلية.
لا يمكن تنفيذ الترتيب الهرمي بدون بروتوكول أعمال ، مما يؤدي إلى تغيير الهيكل التنظيمي للشركة.
دليل للأنشطة الاجتماعية
من وجهة نظر الآداب ، يعد البروتوكول ضروريًا أيضًا لتنظيم وتحقيق الأنشطة الاجتماعية ذات الصلة بالشركة.
يساعد البروتوكول على ترسيخ مكانة الشركة بين موظفيها ومع أولئك المرتبطين بها: العملاء ، المساهمين ، الموردين ، السلطات ، إلخ.
ترسيخ صورة الشركة
إنه جزء من الصورة المؤسسية للشركة ، لأنه يوجه ويوجه الإجراءات الإيجابية لأعضاء الشركة. لا تعتمد صورة الشركة فقط على المنتج أو الخدمة التي تقدمها في حد ذاتها ؛ ولكن من مجموع العناصر التي تدور حول ذلك.
البروتوكول مفيد وضروري للشركات لأنه يساهم في تحسين العلاقات الإنسانية ويعزز صورتها المؤسسية. عندما يمتد ليشمل جميع مجالات المنظمة ، فإنه يساعد على تحقيق بيئة عمل صحية ومتناغمة.
خلق ثقافة الشركة
كما أنه يخلق ثقافة العمل والعمل من خلال تثقيف العمال والمديرين حول الحاجة إلى التكامل والتعاون مع الأهداف التنظيمية. كما أنه يساعد في توجيه علاقات ممثلي الشركة مع شركائهم وعملائهم.
أمثلة على بروتوكول الأعمال
يغطي بروتوكول الأعمال الإجراءات الموضوعة في منظمة الأعمال لتنظيم الأحداث: الاجتماعات والزيارات والمؤتمرات والمفاوضات والإجراءات الرسمية ، إلخ.
ولكنه يتضمن أيضًا طريقة الاتصال (الاتصال الداخلي) بين أعضاء المنظمة ومع العملاء والأطراف ذات الصلة (الاتصال الخارجي). يتضمن هذا كل شيء من طريقة الرد على مكالمة هاتفية ، إلى طريقة ارتداء زيك الرسمي أو طريقة لبسك.
وبالمثل ، فإنه يشمل / يفهم أسلوب الكتابة لرسالة أو بريد إلكتروني وجميع العناصر الضرورية لتعزيز صورة الشركة للشركة.
مثال على بروتوكول الأعمال هو تلقي مكالمة هاتفية. في طريقة الرد والتحية والتعريف بنفسك ، هناك ثقافة مؤسسية ضمنية. لذلك فهو عنصر وثيق الصلة بالعمل أو صورة العلامة التجارية.
بروتوكول في مكالمة هاتفية
- صباح الخير سيد / سيدة
- أنا جوديث ، كيف يمكنني مساعدتك / خدمتك؟
- سأراجع حالتك ، من فضلك لا تنسحب.
- شكرا على الاتصال ، نحن في خدمتك.
- أتمنى لك يومًا سعيدًا يا سيد / السيدة.
التشريف في التقديم والتحية والوداع
- قف عند التحية.
- المصافحة بمهارة والابتسام.
- تجنب العناق والقبلات المفرطة.
- انظر في عين الشخص عند التحدث.
- تجنب توتيو واستخدام المصطلحات العامية.
- كن ودودًا وودودًا في تعاملاتك.
- حاول منادات الشخص بالاسم إذا كنت تعرفه.
- تجنب الإفراط في الثقة.
- تجنب الإفراط في الحديث عن نفسك وحياتك الشخصية.
بروتوكول اللباس
- لا ترتدي ملابس غير لائقة أو ملابس تجذب الكثير من الانتباه.
- ارتدي الملابس التي تساعد على استكمال شخصيتك.
- ارتدِ مقاسات ملابس مناسبة.
- ارتدي ربطة عنق / سترة / تنورة / بلوزة.
- يجب على الرجال الحلاقة بشكل صحيح والعناية بمظهرهم الجسدي.
- المرأة تشكل بشكل صحيح.
- حافظ على نظافة اليدين والأظافر والعناية بها جيدًا.
- استخدم العطور أو المستحضرات السرية.
المراجع
- Martínez، Julián Mesa: دليل بروتوكول الأعمال: المحتويات وخطوات الإعداد. تم الاسترجاع في 14 فبراير 2018 من blog.grupo-pya.com
- ما هو البروتوكول وما هو عليه في الشركة؟ استشر موقع gestiopolis.com
- لماذا البروتوكول مهم في الشركات؟ استشار من gadebs.es
- بروتوكول. الأكاديمية الملكية الإسبانية. القاموس المعتاد. استشارة من dle.rae.es
- بروتوكول الأعمال. استشارة من cevents.es
- أهمية بروتوكول الأعمال. استشارة من telesup.edu.pe