و سداد المصروفات النثرية هو السداد التي يتم إجراؤها في صندوق الثابتة المخصصة لقسم من الشركة، لمبلغ من المبالغ التي تدفعها هذه الوسائل، وفقا لما هو مبين في الفواتير والإيصالات المقدمة، من أجل استكمال مبلغ البدء نقدًا مرة أخرى.
تحتفظ الشركات عمومًا بمبالغ نقدية صغيرة في منشآتها للوفاء بالمدفوعات المتنوعة الصغيرة ، مثل الطعام واللوازم المكتبية.
المصدر: pixabay.com
قد يكون هناك العديد من مواقع المصروفات النثرية في شركة أكبر ، ربما موقع واحد لكل مبنى أو حتى موقع واحد لكل قسم. يتم استخدام نظام محاسبة منفصل لتتبع معاملات المصروفات النثرية.
يتم التعامل مع هذه المدفوعات بشكل عام من خلال نظام سلفة نقدية صغيرة ، حيث يتم تخصيص مبلغ من "الأموال المتقلبة". هذا هو الحد الأقصى للمبلغ النقدي الذي يمكن الاحتفاظ به في أي وقت.
الطريقة المفضلة لاسترداد الأموال هي عن طريق الشيك ، ويتم طلبها من خلال طلب شيك معتمد وموثق حسب الأصول.
ما هو رد المصروفات النثرية؟
لإنشاء صندوق المصروفات النثرية ، يتم إنشاء شيك بمبلغ الصندوق المخصص للمصروفات النثرية المعينة.
الإدخال الأولي لمجلة المصروفات النثرية هو خصم إلى حساب المصروفات النثرية وائتمان في الحساب النقدي أو الحساب المصرفي.
ثم يقوم الوديع بصرف مبالغ مختلفة من صندوق المصروفات النثرية مقابل إيصالات تتعلق بأي مصروفات.
في هذه المرحلة لا يوجد إدخال دفتر اليومية. وبدلاً من ذلك ، ينخفض الرصيد النقدي في صندوق المصروفات النثرية بينما يزداد عدد المقبوضات.
يجب أن يكون المبلغ النقدي المتبقي بالإضافة إلى إجمالي الإيصالات مساويًا في جميع الأوقات للمبلغ الأولي للأموال في المربع السفلي. ومع ذلك ، يمكن أن تؤدي أخطاء السرقة أو التسجيل إلى تغيير مبلغ التمويل الأولي.
إعادة مال
عندما ينخفض الرصيد النقدي في صندوق المصروفات النثرية إلى مستوى منخفض بدرجة كافية ، يطلب أمين المصروفات النثرية من أمين الصندوق السداد النقدي.
يكتسب هذا الرقم الإجمالي للإيصالات التي تم تجميعها. يكتب أمين الصندوق شيكًا جديدًا بالقيمة الكاملة للإيصالات ويستبدل هذا الشيك بالإيصالات.
إدخال دفتر اليومية المصروفات النثرية عبارة عن خصم إلى حساب المصروفات النثرية وائتمانًا للنقد أو الحساب المصرفي.
يقوم أمين المصروفات النثرية بإدخال المبلغ النقدي في درج المصروفات النثرية ، والذي يجب أن يحتوي الآن على المبلغ الأصلي للمبلغ المخصص للصندوق.
يقوم أمين الصندوق بإنشاء إدخال دفتر يومية لتسجيل إيصالات المصروفات النثرية. هذا ائتمان لحساب المصروفات النثرية ، وخصمًا من عدة حسابات مصروفات مختلفة ، اعتمادًا على ما تم شراؤه بالنقد.
ضوابط
يجب وضع ضوابط داخلية قوية للإيصالات أو المدفوعات النقدية لمنع سوء إدارة الأموال والحماية من الخسائر.
- يجب حفظ الصندوق الأصغر في مكان آمن. على سبيل المثال ، في صندوق نقود.
- يجب أن يكون أمين الصندوق مسؤولاً عن الاحتفاظ بالفواتير المقابلة للمدفوعات التي تتم من خلال المصروفات النثرية.
- يجب إجراء عدّ نقدي مفاجئ من وقت لآخر لضمان دقة الرصيد النقدي المشار إليه في سجل المصروفات النثرية.
- يجب ألا يكون المبلغ النقدي في المصروفات النثرية مرتفعًا جدًا.
مستندات
تحدد كل شركة التنسيقات التي سيتم استخدامها والإجراء الذي يجب اتباعه لطلب السداد ، ولكن تتكون العملية أساسًا من الجمع بين جميع المدفوعات التي تمت مع الجزء السفلي من الصندوق السفلي والدعم المعني.
من المهم أن تكون كل دفعة ، حتى ولو كانت قليلة ، مدعومة بالفاتورة المعنية أو ، إن أمكن ، المستند المعادل ، حيث يمكن تحديد الشركة أو الشخص الذي تم الدفع له بوضوح ، فيما يتعلق بالمسائل ذات الصلة مثل المعالجة الضرائب والمحاسبة.
تنسيق رد الأموال
يجب على أمين الحفظ المسؤول عن التعامل مع المصروفات النثرية أن يملأ إيصالاً يسمى "استرداد المصروفات النثرية" ، يسرد المصاريف المتكبدة في فترة معينة ، من أجل الحصول على تعويض عن الأموال المستهلكة.
يجب على الموظف تقديم جميع إيصالات المصروفات الأصلية مرفقة باستمارة سداد المصروفات النثرية المكتملة:
يجب أن يساوي إجمالي جميع الفواتير والإيصالات في شكل السداد والنقدية المتبقية المتاحة في المصروفات النثرية مبلغ صندوق السلف الأصلي.
يتم إرسال تنسيق استرداد المصروفات النثرية الإجمالي ، مع مجموع جميع المدفوعات الفردية ، إلى وحدة التحكم للمراجعة النهائية والتفويض.
قسيمة الصرف
لسداد قيمة المصروفات التي تم ارتكابها وفقًا للإيصالات وفواتير المصروفات النثرية ، المدرجة في وثيقة "سداد المصروفات النثرية" ، يتم إصدار إثبات بالدفع أو النفقات ، كما هو موضح أدناه.
يجب إرفاق كل هذه المستندات المعنية بسجل محاسبة إيصال دفتر اليومية.
يتم إرسال نموذج الاسترداد وأصول جميع الوثائق إلى قسم الحسابات الدائنة للمعالجة.
يتم إثبات البراءة باسم أمين المصروفات النثرية ، بحيث يصدر الشيك باسمه بالمبلغ المطلوب. يمكن لأمين الحفظ صرف شيك الاسترداد بشكل خاص.
أمثلة
قررت شركة ABC تخصيص 100 دولار نقدًا كصندوق نقدي ثانوي لقسم العمليات لديها ، بحيث يمكنها معالجة نفقاتها منخفضة التكلفة مباشرة.
لذلك ، في 1 مارس تم تسليم مبلغ 100 دولار. سيتم تسجيل التخصيص الأولي للمصروفات النثرية في المحاسبة على النحو التالي:
خلال شهر مارس ، قام قسم العمليات بسداد الدفعات الثانوية التالية من خلال المصروفات النثرية:
- 3 يناير: شراء شاي بمبلغ 10 دولارات.
- 15 كانون الثاني (يناير): شراء قرطاسية بمبلغ 50 دولاراً.
- 27 يناير: دفع 20 دولارًا للسباك.
سيتم تسجيل هذه المدفوعات التي تتم من خلال المصروفات النثرية في المحاسبة على النحو التالي:
يجب سداد المصروفات النثرية في 31 مارس. نظرًا لأن إجمالي المصروفات للشهر كان 80 دولارًا ، فسيكون هذا هو المبلغ الذي سيتم استرداده:
لذلك ، اعتبارًا من 1 أبريل ، سيحتوي الصندوق السفلي مرة أخرى على 100 دولار تم تخصيصها له في البداية.
المراجع
- جامعة فوردهام (2019). سلفات السداد والنثريات. مأخوذة من: fordham.edu.
- جامعة ستانفورد (2019). الكيفية: تعويض الموظف بالمصروفات النثرية. مأخوذة من: web.stanford.edu.
- المحاسبة المبسطة (2019). محاسبة المصروفات النثرية. مأخوذة من: Accounting-simplified.com.
- ستيفن براج (2019). محاسبة المصروفات النثرية. أدوات المحاسبة. مأخوذة من: Accountingtools.com.
- جيرينسي (2017). استرداد المصروفات النثرية. مأخوذة من: gerencie.com.