طلب الشراء: أنواعه ، وكيفية صنعه ، وأمثلة - دوداس - 2026

نموذج طلب الشراء هو المستند الذي تم إنشاؤه بواسطة قسم المستخدم أو بواسطة موظفي المستودع لإخطار قسم المشتريات بالأصناف التي يجب طلبها والكمية والإطار الزمني للتسليم. يبدأ الشراء من الشركة بجمع المتطلبات.

بعد تجميعها ، يجب إبلاغ قسم المشتريات. طلب الشراء هو المستند الذي سيحتوي على قائمة بهذه المتطلبات. لمنع الاحتيال ، لا يُسمح لمديري الأقسام عمومًا بطلب الشراء مباشرة من الموردين أو الشراء نيابة عن الشركة.

بدلاً من ذلك ، هناك قسم مختلف يسمى قسم المشتريات يقوم بالفعل بتقديم الطلبات مع البائعين الخارجيين. يستخدم مديرو الأقسام المختلفة نماذج طلبات الشراء لإبلاغ هذا القسم بالمواد التي يجب شراؤها.

تعد طلبات الشراء وأوامر الشراء من المستندات الأساسية في عملية الحصول على العناصر التي تحتاجها الشركة لتشغيلها ، وتوحيد عملية الأمر داخليًا وخارجيًا.

أنواع

النقاط الرئيسية حول طلب الشراء هي كما يلي:

- هو طلب موجه لقسم المشتريات للحصول على قائمة معينة من المواد.

- أنت بحاجة إلى موافقة المنظمة الشرائية.

- وثيقة داخلية. أي أنه يبقى داخل المنظمة.

يمكنك إنشاء طلب شراء لأنواع المشتريات التالية:

اساسي

للحصول على الإمدادات والمواد من الموردين ، سواء لعمليات الإنتاج والمواد الاستهلاكية المكتبية والأصول الأخرى.

الاستعانة بمصادر خارجية

لتوريد المواد الخام لمورد ، وبالتالي الحصول على المنتج النهائي.

شحنة

الحصول على المواد المحفوظة في مرافق الشركة ودفع للمورد مقابل ذلك.

نقل

للحصول على مواد من قسم أو منطقة أخرى داخل نفس المنظمة.

الخدمة الخارجية

للحصول على خدمات موفر خارجي ، مثل إجراء صيانة المصنع.

كما هو مفصل؟

المكونات الأساسية التي يتكون منها طلب الشراء هي:

- رقم الطلب الذي يسمح بتحديد الوثيقة. يجب أن تكون مطبوعة مسبقًا.

- قسم الطالبة.

- تاريخ الطلب وتاريخ التسليم المطلوب.

- اسم الشخص الذي يقوم بإعداد الطلب وتوقيع الشخص الذي يقوم بتنفيذ التفويض المقابل.

- يجب وصف العناصر المطلوبة بالتفصيل لتجنب البيانات غير الدقيقة. يجب أن يكون المبلغ دقيقًا ؛ من المهم جدًا وضع الوحدة المطلوبة (كيلوغرامات ، لترات ، وحدات ، إلخ).

- توقيع مدير قسم المشتريات الذي يوافق أو لا يوافق على الشراء.

- إذا تم بالفعل طلب عروض الأسعار من الموردين ، فيجب إرفاقها بالطلب.

عملية طلب الشراء

يتم استخدام عملية طلب الشراء من قبل المؤسسات لوضع أوامر التوريد وتعقبها. يمكن أن يكون هذا أي شيء من المواد الخام إلى أثاث المكاتب وأكثر من ذلك.

عندما يرى مدير القسم أن المواد أوشكت على النفاد ، يقوم بملء نموذج طلب الشراء ، والذي يتضمن الحقول المذكورة أعلاه.

طلب الشراء هو النموذج الذي يرسله قسم الشركة إلى قسم المشتريات ، ويسرد العناصر التي يريد طلبها من مورّد خارجي.

تتيح هذه العملية للمستخدمين تقديم طلب ، والحصول على موافقة المشرف ، والأهم من ذلك ، السماح لبائعي الطرف الثالث بتقديم عروض أسعار.

عندما يتلقى مدير المشتريات طلب الشراء في هذه العملية ، يمكنه مراجعة جميع المعلومات المقدمة من قبل المستخدم المصدر. يختار المدير ببساطة ما إذا تمت الموافقة على الطلب أم لا.

إذا لم تتم الموافقة عليه ، فهناك مربع لوضع سبب القرار وسيتم إبلاغ القسم الذي قدم الطلب بهذا القرار. ومع ذلك ، إذا أعطى المدير موافقته ، فستكون الخطوة التالية هي طلب عرض أسعار من الموردين.

أهمية

ابدأ عملية الشراء

من وقت لآخر ، ستحتاج أقسام الشركة إلى مواد ؛ طلب الشراء يبدأ عملية الشراء. سيتصرف قسم المشتريات وفقًا لقوة المستند.

إذا كانت هناك أي مشاكل ، فستكون الوثيقة بمثابة دليل على أن الإدارة طلبت الإمدادات باتصال معين.

إنها أداة تحكم

في حالة عدم وجود ضوابط مناسبة ، يمكن أن يتورط الموظفون في الاحتيال ، حيث يمكنهم طلب مواد للاستخدام الشخصي.

مع طلب الشراء ، توجد إجراءات معمول بها لضمان عدم ممارسة الاحتيال. يجب أن يمر الطلب بعدة أيدٍ للتأكد من دقته وضرورته.

حماية الأعمال

مع أوامر الشراء المعمول بها ، يتم تجنب فرص الاحتيال. أصول الشركة محمية أيضًا.

مركزية عملية الشراء

عندما تطلب إحدى المؤسسات تنفيذ جميع الطلبات مركزيًا من خلال قسم المشتريات ، فمن السهل إدارة العملية بأكملها.

يستفيد المشترون أيضًا ، حيث يمكنهم الآن تجميع المشتريات والاستفادة من القوة الشرائية للمؤسسة للتفاوض على شروط أفضل.

أمثلة

مثال 1

رقم الطلب: 00455

التاريخ: 15 مايو 2018

اسم مقدم الطلب: Annaliese Corvo

المنصب: مشرف تدريب

القسم: تدريب العاملين

سبب الطلب: يشترط استخدام المقالات التالية في الدورة التدريبية "ضمان الجودة" ، والتي ستقدم خلال الأسبوع من 16 إلى 20 يوليو 2018.

- 01 حالة من أقلام اللوح الورقي.

- 12 قلم رصاص.

- 01 لوح قلاب يحتوي على 20 ورقة بيضاء: عرض 1 متر × طول 1.5 متر.

- 12 جهاز كمبيوتر محمول بخط مفرد عادي.

- 06 علامة ملونة للسبورة البيضاء.

- 12 ممحاة للمسح.

- 12 قلم حبر أزرق.

2 عروض أسعار وردت من موردي القرطاسية مرفقة.

بتصريح من: ألبرتو مورينو

المنصب: مدير الموارد البشرية

إدارة الموارد البشرية

مثال 2

Confecciones Tely ، يحتاج قسم الإنتاج في SA إلى طلب مواد مختلفة وملء نموذج طلب الشراء. يقوم هذا النموذج بإعلام قسم المشتريات بالحاجة إلى هذه الإمدادات.

يمكن لقسم المشتريات الموافقة على الطلب المستلم أو رفضه. في حالة الموافقة ، سيتم إنشاء أمر شراء.

يتم إرسال أمر الشراء إلى البائع لشراء المنتجات. يقوم المورد بإنتاج وتسليم المنتجات مع فاتورة.

يتلقى قسم الاستلام المنتجات ويسلم تقرير الاستلام إلى قسم المحاسبة.

إذا كانت جميع المستندات متوافقة ، يصدر قسم المحاسبة الموافقة على الفاتورة إلى أمين الصندوق ، مشيرًا إلى أنه يمكن الدفع إلى المورد.

المراجع

1. قاموس الأعمال (2018). طلب شراء. مأخوذة من: businessdictionary.com.
2. MyAccountingCourse (2018). ما هو طلب الشراء؟ مأخوذة من: myaccountingcourse.com.
3. توقيت الغابة. الفرق بين الطلب وأمر الشراء. الأعمال الصغيرة - كرون. smallbusiness.chron.com.
4. داني هاو (2018). ما هو طلب الشراء ولماذا هو مهم لعملك. يولد. مأخوذة من: blog.procurify.com.
5. نقطة الدروس (2018). SAP MM - طلب الشراء. مأخوذة من: tutorialspoint.com.