- الملف الشخصي المطلوب
- المهارات المطلوبة
- استمع بنشاط
- قراءة الفهم
- إدارة الوقت
- تعرف كيف تتحدث
- جاري الكتابة
- التفكير النقدي
- التعلم الاستباقي
- تنسيق
- مراجعة
- المميزات
- المسؤوليات
- الانتباه إلى المديرين التنفيذيين
- التفاعل الداخلي والخارجي
- الدعم الإداري
- المراجع
و السكرتير التنفيذي هو العمل أو المهنة التي يعمل على توفير أقصى قدر من الدعم للموظفين من ذوي الرتب العالية في الشركة أو المؤسسة. سيكون هو الشخص الذي سينظم ويحافظ على جدول المديرين التنفيذيين ويساعدهم على أداء مجموعة متنوعة من المهام الإدارية.
الهدف هو المساهمة في الكفاءة العامة للأعمال من خلال ضمان تنفيذ جميع المهام الإدارية الموكلة إليك في الوقت المناسب وبطريقة فعالة. السكرتير هو الشخص الذي يقدم الدعم الإداري. يمكنهم أداء مهام مثل الكتابة وحفظ الملفات والرد على الهاتف ونقل الرسائل.
المصدر: pixabay.com
من ناحية أخرى ، يقوم السكرتير التنفيذي أو المساعد الإداري ببعض هذه الأنشطة ، إلى جانب تنسيق المكتب ، والبحث عن المنتجات ، والتفاعل مع الموردين ، وطلب المنتجات ، وإنشاء قاعدة بيانات..
يتلقى الأمناء التنفيذيون عادةً رواتب أعلى من الأمناء لأنهم يؤدون وظائف عالية المستوى ويسرعون من إنتاجية المكتب.
الملف الشخصي المطلوب
- درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو المجالات ذات الصلة.
- خبرة مثبتة كسكرتير تنفيذي أو دور إداري مماثل.
- يجب أن يكون مختصًا في التعامل مع Microsoft-Office بطريقة شاملة ، وفي برامج المكتب الخلفي ، مثل أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP).
- معرفة متعمقة بإدارة المكاتب وإجراءات المحاسبة الأساسية ، وكذلك المفردات الفنية ذات الصلة المستخدمة في الصناعة.
- الإلمام بأساليب البحث الأساسية وتقنيات إعداد التقارير.
- مهارات تنظيمية وإدارة الوقت ممتازة.
- مهارات الاتصال والتفاوض المتميزة.
- النزاهة والسرية.
يجب أن يكون الأمناء التنفيذيون محترفين سريعين يتمتعون بمهارات إدارة الوقت الرائعة والقدرة على تعدد المهام. من خلال اجتهادهم وكفاءتهم في عملهم يمكن للمديرين التنفيذيين التركيز على مسؤولياتهم الإدارية دون القلق بشأن المهام الأخرى.
يعتمد العديد من المديرين بشكل كبير على السكرتير التنفيذي لتنسيق المهام اليومية وإبقائها في الموعد المحدد. اللباقة والحزم مطلوبان كمسؤولين عن وقت المدير.
المهارات المطلوبة
يجب أن يكون الأمناء التنفيذيون ماهرين في المهارات الأساسية مثل الكتابة والقواعد والتهجئة وعلامات الترقيم ، ولديهم خبرة في استخدام المعدات المكتبية وتطبيقات البرامج الشائعة مثل معالجة الكلمات وجداول البيانات والرسومات.
وبالمثل ، يجب أن يتمتعوا بمهارات ممتازة في إدارة الوقت والقدرة على التعامل بفعالية مع المسؤوليات المختلفة.
من ناحية أخرى ، يحتاج السكرتير التنفيذي أيضًا إلى صفات أخرى ، مثل الحكم الجيد والدبلوماسية وحسن التقدير والقدرة على حل المشكلات بشكل مستقل.
يحتاجون إلى مهارات اتصال قوية للتفاعل مع الجمهور وكتابة التقارير ومراجعة المنشورات.
استمع بنشاط
يجب أن تكون قادرًا على الانتباه الكامل لما يقوله الآخرون ، مع أخذ الوقت الكافي لفهم النقاط التي يتم طرحها ، وطرح الأسئلة حسب الاقتضاء ، وعدم المقاطعة في الأوقات غير المناسبة.
قراءة الفهم
الفهم الكامل للجمل والفقرات المكتوبة في الوثائق المتعلقة بالعمل.
إدارة الوقت
تعرف على كيفية إدارة كل من وقتك ووقت الآخرين بكفاءة.
تعرف كيف تتحدث
تحدث بوضوح مع أشخاص آخرين من أجل نقل المعلومات بشكل فعال.
جاري الكتابة
لديك تواصل كتابي فعال ، بما يتناسب مع احتياجات الجمهور.
التفكير النقدي
استخدام المنطق والاستدلال لتكون قادرًا على تحديد نقاط القوة والضعف في الحلول أو الاستنتاجات أو الأساليب البديلة للمشكلات التي تنشأ.
التعلم الاستباقي
فهم الآثار المترتبة على المعلومات الجديدة لحل المشكلات الحالية والمستقبلية واتخاذ القرار.
تنسيق
تعديل الإجراءات فيما يتعلق بأفعال الآخرين.
مراجعة
مراجعة وتقييم أداء نفسه أو الأشخاص أو المنظمات الأخرى ، من أجل إجراء تحسينات أو اتخاذ تدابير تصحيحية.
المميزات
قد يكون السكرتير التنفيذي مسؤولاً عن المصروفات النثرية والمحاسبة ، ولكن يمكنه أيضًا إدارة الميزانية. يمكنك نشر مقالات على موقع ويب ، ولكن يمكنك أيضًا تصميم موقع الويب وإدارته.
يمكنك إدخال البيانات في جدول البيانات الذي صممته واستخدمته لوظائف إعداد التقارير الخاصة بك.
يمكن للسكرتير التنفيذي الإشراف على الموظفين الإداريين. غالبًا ما تكون مسؤولة مباشرة أمام الرئيس التنفيذي ، وقد تصادق على واحد أو أكثر من كبار المسؤولين التنفيذيين.
المسؤوليات
الانتباه إلى المديرين التنفيذيين
- الحفاظ على جدول أعمال المديرين التنفيذيين والمساعدة في تخطيط المواعيد واجتماعات مجلس الإدارة والمؤتمرات وما إلى ذلك.
- حضور الاجتماعات لإعداد محاضر الاجتماعات ومحاضرها ، ثم تجميعها وتدوينها وتوزيعها.
- قم بإجراء جميع ترتيبات السفر للمديرين التنفيذيين: شراء التذاكر ، وحجز الفنادق ، وتسليم نفقات السفر ، وإدارة ومراجعة الوثائق ذات الصلة ، إلخ.
- إجراء التحقيقات المطلوبة ، وجمع البيانات ، وإعداد الوثائق أو التقارير للنظر فيها وعرضها من قبل المديرين التنفيذيين ، واللجان ، ومجالس الإدارة ، على النحو المحدد.
- التعامل مع المستندات السرية ، والتأكد من أنها تظل محمية وآمنة.
التفاعل الداخلي والخارجي
- استقبال المكالمات الهاتفية وتصفيتها وإعادة توجيهها إلى الشخص المناسب عندما يكون ذلك مناسبًا.
- إدارة وتحديد أولويات وتوزيع جميع المراسلات الواردة والصادرة (البريد الإلكتروني والرسائل والفاكسات والحزم وما إلى ذلك) ، وقراءة وتحليل المذكرات الواردة والعروض التقديمية والتقارير لتحديد أهميتها والتخطيط لتوزيعها.
- إعداد الردود على المراسلات التي تحتوي على استفسارات روتينية.
- مراقبة استخدام اللوازم المكتبية والتفاوض على الشروط مع الموردين للتأكد من أن الطلبات أكثر ربحية.
- الالتقاء بالأفراد ومجموعات المصالح الخاصة وغيرهم نيابة عن المديرين التنفيذيين واللجان ومجالس الإدارة.
- الترحيب بالزوار وتحديد ما إذا كان ينبغي منحهم إمكانية الوصول إلى أشخاص محددين.
الدعم الإداري
- احتفظ بالسجلات الإلكترونية والورقية في ملف ، مع ضمان تنظيم المعلومات وإمكانية الوصول إليها بسهولة لاسترجاعها بسرعة.
- إعداد الفواتير والتقارير والخطابات والبيانات المالية والوثائق الأخرى ، باستخدام برامج معالجة النصوص وجداول البيانات وقواعد البيانات و / أو العروض التقديمية ، وكذلك تقديم المساعدة المقابلة في المحاسبة.
- أداء المهام المكتبية العامة ، مثل صيانة أنظمة الإدارة وأداء المهام المحاسبية الأساسية.
- تنسيق وتوجيه الخدمات المكتبية ، مثل السجلات والميزنة ، لمساعدة المديرين التنفيذيين.
- وضع السياسات والإجراءات الإدارية والإشراف عليها ، سواء لموظفي المكتب أو للمنظمة.
- مراجعة ممارسات وإجراءات التشغيل لتحديد ما إذا كان يمكن إجراء تحسينات في مجالات مثل تدفق العمل أو إجراءات إعداد التقارير أو النفقات.
- الإشراف وتدريب الكوادر الإدارية الأخرى.
المراجع
- عملي (2018). الوصف الوظيفي للأمين التنفيذي. مأخوذة من: resources.workable.com.
- بيث غرينوود (2018). الفرق بين السكرتير والأمين التنفيذي. العمل - كرون. مأخوذة من: work.chron.com.
- مخطط مهني (2018). سكرتير تنفيذي ومساعد إداري. مأخوذة من: job-descriptions.careerplanner.com.
- هرفيلاج (2018). الوصف الوظيفي للأمين التنفيذي. مأخوذة من: hrvillage.com.
- BSR (2018). مسؤوليات السكرتير التنفيذي. مأخوذة من: bestsampleresume.com