نظام الجرد: الأنواع والأساليب والأمثلة - دوداس - 2026

في نظام الجرد هو نظام الرصد أن التقارير على كمية من المواد الخام والإمدادات أو المنتجات النهائية المتاحة. إنه يضمن توفر الكمية المناسبة من المواد ، بالجودة المناسبة ، في المكان المناسب في الوقت المناسب.

يتم تحديث هذا النظام في كل مرة يتم فيها بيع صنف أو استخدام مواد أولية لتصنيع منتج ، وذلك لمعرفة ما هو متاح لليوم التالي. كما يتيح لك طلب المنتجات مسبقًا ، بحيث يمكنك الحصول على كل ما تحتاجه في جميع الأوقات.

المصدر: pixabay.com

عندما يفكر الناس في نظام المخزون ، فمن الشائع ربطه بصناعة البيع بالتجزئة. ومع ذلك ، على الرغم من أن المتاجر تتطلب نظام جرد فعال حتى تعمل بنجاح ، إلا أنها تستخدم أيضًا في العديد من أنواع الأعمال الأخرى ، مثل التصنيع والمرافق والرعاية الصحية والحكومة والتعليم.

كجزء من سلسلة التوريد ، يشمل نظام المخزون جوانب مثل التحكم والإشراف على المشتريات (من الموردين والعملاء على حد سواء) ، وصيانة تخزين المخزون ، والتحكم في كمية المنتجات المعروضة للبيع والوفاء بالأوامر.

أهمية

نظام الجرد الفعال هو عنصر لا غنى عنه في أي عملية بيع بالتجزئة أو تصنيع. والغرض الرئيسي منه هو الحفاظ بدقة على العد المادي للمنتجات والإمدادات والمواد المخزنة في المستودع.

بعض العناصر الأكثر أهمية في أي نظام متطور هي أوصاف العناصر ، ونظام الترقيم ، وتوحيد وحدات القياس ، ووسم العناصر بدقة.

بمجرد إنشائه ، يمكن استخدام نظام الجرد للتحكم في البضائع المخزنة وصيانتها لضمان عدم فقدان المخزون للتلف أو السرقة.

يمكن أن تصبح معرفة وقت إعادة الترتيب ، ومقدار الطلب ، ومكان تخزين المخزون ، وما إلى ذلك ، عملية معقدة بسرعة. نتيجة لذلك ، تتطلب العديد من الشركات برنامجًا أو نظامًا لإدارة المخزون ، مع إمكانات أكبر من قواعد البيانات البسيطة والصيغ اليدوية.

هذا أمر حيوي للتحكم في تكاليف الشراء وتحقيق أهداف خدمة العملاء. في حين أن برنامج إدارة المخزون هو أداة إدارة مفيدة ، فإن مفتاح النظام الجيد يكمن في متانة الإجراءات التي يتم إنشاؤها.

ما هو نظام مراقبة المخزون؟

يشير نظام مراقبة المخزون إلى الاستراتيجيات التي تستخدمها الشركات لضمان حصولها على إمدادات كافية من المواد الخام للإنتاج والمنتجات النهائية للبيع ، مع تقليل تكاليف المخزون.

يعد تخزين المخزون الفائض مكلفًا ، لأن المساحة والموارد المالية المستثمرة في المنتجات يمكن غالبًا استخدامها بشكل أفضل في مناطق أخرى.

ومع ذلك ، في نفس الوقت ، يمكن أن يؤدي انخفاض المخزون إلى إغلاق مكلف للإنتاج أو تأخير في تلبية الطلبات. تساعد أنظمة مراقبة المخزون الشركات على إيجاد التوازن الدقيق بين المخزون القليل جدًا والكثير جدًا.

لما هذا؟

تساعد أنظمة مراقبة المخزون على تتبع المخزون وتوفير البيانات اللازمة للتحكم فيه وإدارته.

إنه حل تقني يدمج جميع جوانب أنشطة مخزون المؤسسة ، بما في ذلك الشحن والشراء والاستلام والتخزين والدوران والتتبع وإعادة التنظيم.

يحقق نظام مراقبة المخزون الجيد كل هذا ، من خلال اتباع نهج شامل للمخزون ومن خلال تمكين الشركات من استخدام الممارسات التي تعمل على تحسين الإنتاجية والكفاءة في جميع أنحاء سلسلة التوريد.

من ناحية أخرى ، تحافظ على المخزون الصحيح ، في المواقع الصحيحة ، من أجل تلبية توقعات العملاء.

بغض النظر عن نوع نظام مراقبة المخزون الذي تختاره ، تأكد من أنه يتضمن نظامًا لتحديد عناصر المخزون ومعلوماتها ، بما في ذلك ملصقات الباركود.

من المهم أيضًا أن يتضمن أدوات الأجهزة لمسح ملصقات الرموز الشريطية وقاعدة بيانات مركزية لجميع المخزون ، بالإضافة إلى القدرة على تحليل البيانات وإنشاء التقارير وتوقع الطلب.

استراتيجيات الجرد

تختلف استراتيجيات إدارة المخزون المناسبة حسب الصناعة. يمكن لمستودع النفط تخزين كميات كبيرة من المخزون لفترات طويلة من الوقت ، مما يسمح لك بالانتظار حتى يتعافى الطلب.

في حين أن تخزين النفط مكلف وصعب ، فلا يوجد خطر من أن يصبح المخزون سيئًا أو خارج المواصفات.

ومع ذلك ، بالنسبة للشركات التي تتعامل في سلع أو منتجات قابلة للتلف والتي يكون طلبها شديد الحساسية للوقت ، فإنه ليس خيارًا لتجميع المخزون. قد يكون سوء تقدير توقيت أو كمية الطلبات مكلفًا للغاية.

أنواع

-نظام الجرد الدائم

باستخدام نظام الجرد الدائم ، يتم تحديث سجلات المخزون باستمرار ، وإحصاء الإضافات والطرح أثناء استلام عناصر المخزون وبيعها ونقلها من موقع إلى آخر واختيارها للاستهلاك والتخلص منها.

تفضل بعض المؤسسات هذا النوع من النظام لأنه يوفر معلومات مخزون محدثة ويتعامل بشكل أفضل مع الجرد المادي.

يُفضل أيضًا نظام الجرد الدائم لتتبع المخزون ، لأنه يوفر باستمرار نتائج دقيقة عند إدارته بشكل صحيح.

يعمل هذا النوع من النظام بشكل أفضل عند استخدام قاعدة بيانات تحتوي على كميات المخزون ومواقع الرفوف التي تم تحديثها في الوقت الفعلي من قبل الموظفين ، باستخدام ماسحات الباركود ، إلى جانب جرد المستودعات.

التحديات للتغلب عليها

هناك بعض التحديات المرتبطة بهذا النوع من النظام. أولاً ، لا يمكن صيانة هذا النظام يدويًا ويتطلب معدات وبرامج متخصصة ، مما يؤدي إلى ارتفاع تكلفة التنفيذ ، خاصة بالنسبة للشركات ذات المواقع أو المستودعات المتعددة.

تعد التحديثات والصيانة المتكررة ضرورية لنظام الجرد الدائم ، والذي قد يكون مكلفًا أيضًا.

يتمثل التحدي الآخر في استخدام هذا النوع من النظام في أنه مع مرور الوقت ، قد لا يعكس المخزون المسجل المخزون الفعلي ، لأنه لا يتم استخدام الجرد المادي المتكرر.

والنتيجة هي أن سجلات المخزون تتأثر بالأخطاء أو العناصر المسروقة أو العناصر الممسوحة ضوئيًا بشكل غير صحيح ، مما يجعلها غير متطابقة مع الجرد المادي.

- نظام جرد منتظم

لا يقوم نظام الجرد الدوري بتتبع المخزون بشكل مستمر ، بل يسمح للمؤسسات بمعرفة مستويات المخزون في البداية والنهاية ، خلال فترة زمنية معينة.

يتتبع هذا النظام المخزون باستخدام الجرد المادي. عند اكتمال المخزون المادي ، تتم إضافة الرصيد في حساب الشراء إلى حساب المخزون وتعديله لمطابقة تكلفة المخزون الختامي.

يمكن للشركات أن تختار حساب تكلفة إنهاء المخزون باستخدام LIFO أو FIFO أو طريقة أخرى لمحاسبة المخزون ، مع الأخذ في الاعتبار أن بداية المخزون تنتهي بالمخزون من الفترة السابقة.

هناك أيضًا بعض عيوب استخدام نظام الجرد الدوري. أولاً ، أثناء اكتمال الجرد المادي ، يتم تعليق أنشطة الأعمال العادية تقريبًا. نتيجة لذلك ، يستطيع العمال إجراء عمليات عد جسدية على عجل ، بسبب ضيق الوقت.

يمكن أن تكون الأخطاء والاحتيال أكثر تكرارا في هذا النظام ، لأنه لا توجد سيطرة مستمرة على المخزون. يصبح من الصعب أيضًا تحديد مكان حدوث التناقضات في جرد المخزون ، لأن الكثير من الوقت ينقضي بين عمليات الجرد.

كيف يتم تنفيذ نظام الجرد في الشركة؟

- تطوير نظام تخزين

تنظيم المنتجات

أول شيء هو تنظيم منتجاتك المخزنة بحيث يمكنك الوصول بسهولة وحساب كل عنصر في مخزونك. من الضروري تسمية كل شيء حتى يمكن التعرف عليه بسهولة ويمكن وضع المواد في المكان المناسب.

تعتمد فعالية نظام الجرد إلى حد كبير على دقة عدد الأصناف المراد جردها. يمكن أن يتسبب العد غير الصحيح في تناقضات محاسبية ، ويؤدي إلى تجاوز الطلبات والإفراط في الإنتاج.

متطلبات التخزين

الشيء التالي هو حساب الأبعاد المادية اللازمة لتخزين المخزون. يمكن أن يكون هذا مستودعًا كاملاً أو خزانة صغيرة ، اعتمادًا على حجم المنتجات أو المواد ، وحجم المبيعات.

يجب أيضًا مراعاة أي شروط خاصة مطلوبة للتخزين ، مثل التحكم في درجة الحرارة أو الرطوبة.

يجب وضع المخزون بكفاءة لتحسين إدارته. يجب تحديد موقع كل عنصر بحيث يكون العنصر الذي يحتوي على أعلى معدل دوران هو الأكثر سهولة.

يجب أيضًا مراعاة التخلص من العناصر القديمة التي يتم بيعها بشكل غير منتظم.

ضع في اعتبارك نظام الباركود

إذا كان لديك كمية كبيرة من المخزون ، فستحتاج إلى طريقة ما لتتبع العناصر. أسهل طريقة للقيام بذلك هي من خلال نظام الباركود. إذا كان لديك أنواع قليلة من العناصر ، فيمكنك استخدام نظام مرئي.

-يأخذ المخزون

تدريب العمال

الأشخاص الذين يعملون في المخزون هم الجانب الأكثر أهمية في النظام. إذا لم يتم تدريبهم أو تأكدوا من الذي يجب أن يتخذ إجراءً ، فستتأثر كفاءة الإدارة ودقتها.

يجب تدريب الموظفين على جميع جوانب نظام الجرد ، مثل ما يجب القيام به في كل نقطة ، ومن ينبغي القيام به ، وكيف ينبغي توثيقه.

قم بإجراء عمليات التهم الدورية

سيكون لتكرار إجراء الجرد تأثير كبير على دقة نظام الجرد. ستتطلب بعض أنواع العمليات فترات جرد أكثر تكرارًا من غيرها.

من المهم التركيز على العناصر الأكثر أهمية أولاً. على سبيل المثال ، يمكنك تعيين عناصر ذات أولوية عالية كتلك التي تشكل 80٪ من المبيعات. بعد ذلك ، يمكن إنشاء فئات ذات أولوية متوسطة ومنخفضة للعناصر ذات المبيعات الأقل. سيؤدي ذلك إلى تجنب إضاعة الوقت في حساب العناصر ذات المبيعات المنخفضة.

- التوفيق بين قوائم الجرد

تناسب البيانات

يجب تعديل المخزون بسبب السرقة أو التقادم أو التدهور أو التلف. سيوضح تخفيض المخزون الفرق بين الجرد المادي والمخزون المسجل في الكتب.

وظائف منفصلة

تتطلب إدارة المخزون كلاً من إدارة المخزون المادي ، مثل جرد المخزون ونقله ، والمهام الإدارية ، مثل تقديم الوثائق والمحاسبة المقابلة.

يجب التعامل مع هاتين الوظيفتين من قبل الإدارات المختلفة ، وبالتالي تقليل مخاطر السرقة.

-تحسين إدارة المخزون

تحسين مستويات المخزون

يجب الحفاظ على مستويات المخزون عند المستوى الصحيح لتعظيم الأرباح وتقليل الخسائر.

يؤدي الاحتفاظ بكمية كبيرة من المخزون إلى زيادة مخاطر التقادم والتلف والفساد ، بينما يعني عدم الاحتفاظ بما يكفي خسارة فرص المبيعات.

نشر البرامج

على الرغم من أن استخدام جدول بيانات يمكن أن يعمل مع شركة صغيرة ، إلا أن الشركات الكبيرة ستحتاج إلى برنامج لإدارة المخزون.

يمكن دمج النظام مع برامج الأعمال الأخرى لإنشاء نظام متكامل وأتمتة العمليات.

طرق وأدوات مراقبة المخزون

مراقبة مخزون ABC

من غير المرغوب فيه أن تتمتع بنفس درجة التحكم في جميع بنود المخزون ، حيث يختلف كل عنصر بناءً على قيمة استهلاكه السنوي.

لذلك ، يتم استخدام طريقة مراقبة المخزون هذه لتحديد أهمية كل عنصر في المخزون وفقًا لقيمته الاستهلاكية السنوية. يتم تصنيفها على أنها A و B و C.

يتم تصنيف العناصر عالية القيمة على أنها "أ". تشكل بشكل عام 15٪ -25٪ من عناصر المخزون ، وتمثل 75٪ -80٪ ​​من قيمة الاستهلاك السنوي. يجب الحفاظ على رقابة صارمة على هذه العناصر.

تتكون الفئة "ب" من العناصر ذات القيمة الاستهلاكية الأقل. وتتكون من 20٪ -30٪ من أصناف المخزون ، وتمثل 10٪ -15٪ من قيمة الاستهلاك السنوي. يجب الحفاظ على السيطرة المعقولة على هذه العناصر.

يتم تصنيف العناصر الأقل أهمية في المخزون على أنها "C". يتكون من 45٪ -65٪ من أصناف المخزون ، والتي تمثل 5٪ -15٪ من قيمة الاستهلاك السنوي. نظرًا لانخفاض قيمة هذه العناصر ، يتم الحفاظ على القليل من التحكم فيها.

طريقة ثلاث علب

يعتمد على مفهوم نظام كانبان ، الذي تستخدمه الشركات المصنعة اليابانية ، والذي ينظم توريد الأصناف باستخدام بطاقة تعرض مجموعة من المواصفات.

تعرض مراكز العمل هذه البطاقة عندما يريدون سحب المخزون من صواني الإمداد.

جميع الأدراج الثلاثة ، واحدة في أرضية المصنع ، وواحدة في المستودع ، والثالثة في منشأة المورد ، مجهزة جيدًا ببطاقة كانبان لتتبع حركة المخزون.

بعد استخدام المخزون من الدرج الموضوعة على أرضية المصنع ، يتم تجديده من درج التخزين. بعد ذلك ، يتم إرسال درج المستودع إلى المورد ليتم ملؤه من المخزون المحجوز. على الفور ، سيقوم المورد بتصنيع المزيد من المخزون لملء الحاوية الفارغة.

في الوقت المناسب

إنها طريقة يتم فيها الحصول على المواد قبل ساعات قليلة من استخدامها. يتم اعتماده من قبل الشركات لتقليل حمل المخزون غير الضروري ، في حال كان الطلب أقل من المخزون المخطط له.

الهدف من هذه الطريقة هو زيادة معدل دوران المخزون وتقليل تكلفة صيانة التخزين.

لذلك ، فإنه يلغي الحاجة إلى حمل مخزونات كبيرة. لجني فوائد هذه الطريقة ، يجب أن يكون هناك توقيت مناسب بين تسليم المواد ودورة التصنيع.

نظام محوسب

تدمج هذه الأداة في نظام واحد جميع الوظائف المتضمنة في إدارة المخزون. يسمح البرنامج من هذا النوع للشركة بالتحكم في مستويات المخزون عن طريق التحديث التلقائي للمخزونات وتسجيل عمليات السحب ومراجعة الأرصدة.

يمكن تعظيم الفوائد الخاصة بك عند دمج نظام مراقبة المخزون الخاص بك مع أنظمة أخرى ، مثل المحاسبة والمبيعات ، والتي تساعدك على التحكم بشكل أفضل في مستويات المخزون.

كمية الطلب الثابتة

في هذه الطريقة يتم إصلاح الحد الأقصى والحد الأدنى لمستويات المخزون. يمكن تجديد كمية المخزون القصوى الثابتة تلقائيًا عندما يصل مستوى المخزون إلى الحد الأدنى لمستوى المخزون أو نقطة إعادة الطلب المحددة.

يجب على الشركة تحديد الحد الأقصى والحد الأدنى من سعة المخزون ، وفقًا لمساحة التخزين واتجاه المبيعات.

تساعد هذه الطريقة في تقليل أخطاء إعادة الترتيب وإدارة سعة التخزين بكفاءة.

أمثلة

NetSuite ERP

تم تصميم هذا النظام للتحكم في المخزون ، بغض النظر عن الحجم أو الموقع. يسمح لك بتلبية توقعات خدمة العملاء أو توريد أوامر العمل إلى المستودع.

باستخدام الأدوات والميزات المدمجة ، يمكن تتبع المخزون عبر مواقع متعددة ، بالإضافة إلى مراقبة الطلبات ومخزون السلامة.

يضمن الحل المصمم للشركات المتوسطة والكبيرة أن لديك حجمًا كبيرًا من المخزون لتلبية طلبات الطلبات في أي وقت.

جرد Zoho

ما ستقدره على الفور بشأن نظام إدارة المخزون هذا هو أنه جزء من مجموعة تطبيقات إنتاجية الأعمال من Zoho ، وهي واحدة من أكثر العلامات التجارية لبرامج المؤسسات استخدامًا.

تتمثل الميزة العظيمة لـ Zoho Inventory على الأنظمة الأخرى في توافقه مع تطبيقات الإنتاجية الأخرى من Zoho ، مما يتيح ترحيل البيانات بشكل ثابت عبر منتجات Zoho.

هذا يعني أنه يمكنك إدارة المخزون والمبيعات والموارد البشرية وإدارة علاقات العملاء باستخدام نظام أساسي واحد.

كويك بوكس

في حين أن QuickBooks معروف للكثيرين ببرنامج محاسبة ممتاز ، فإن أداة إدارة المخزون الخاصة به قادرة على مواكبة أفضل أدوات إدارة المخزون في السوق.

بالنظر إلى أن الشركات تعمل في مجال بيع العناصر أو الخدمات ، فمن المنطقي أن يكون حل برنامج المحاسبة قادرًا على إدارة كل هذه العناصر.

أولاً ، تهتم QuickBooks بتحديث كميات المخزون التي يتم شراؤها أو بيعها. يجب أن يسمح لك العرض السريع لهذه الميزة بمعرفة ما يتم بيعه بسهولة ، ثم تحديد ما يحتاج إلى إعادة ترتيب.

بينما تميل إلى مهام أخرى ، يعمل QuickBooks في الخلفية لجلب قيم المخزون إلى الميزانية العمومية.

المراجع

1. نيكول بونتيوس (2019). 4 أنواع من أنظمة مراقبة المخزون: Perpetual vs. مراقبة المخزون الدوري وأنظمة إدارة المخزون التي تدعمها. كام كود. مأخوذة من: camcode.com.
2. المصطلحات اللغوية المتخصصة (2019). نظام مراقبة المخزون. مأخوذة من: businessjargons.com.
3. مايكل ر.لويس (2019). كيفية تطوير نظام الجرد. ويكي كيف. مأخوذة من: wikihow.com.
4. أنعم أحمد (2018). ما هي أنظمة الجرد؟ طليق. مأخوذة من: bizfluent.com.
5. TradeGecko (2019). ما هي ادارة المخزون؟ مأخوذة من: tradegecko.com.
6. آدم هايز (2019). ادارة المخزون. إنفستوبيديا. مأخوذة من: investopedia.com.
7. مرجع الأعمال (2019). أنظمة مراقبة المخزون. مأخوذة من: referenceforbusiness.com.
8. المالية عبر الإنترنت (2019). أفضل 10 أنظمة لإدارة المخزون لعام 2019. مأخوذة من: financesonline.com.