- خصائص إثبات التفريغ
- - من يصنعها؟
- - الأمان
- - طرق السداد
- - وثائق المصدر
- ملاحظات نقدية
- الإيصالات
- التفاصيل من إعداد الموظفين
- لما هذا؟
- مثال على إثبات التفريغ
- مجالات التحكم
- المراجع
و الدليل على التفريغ وثيقة محاسبية يعمل على تسجيل سداد الالتزامات المختلفة أن يكتسب الكيان الاقتصادية. يمكن أن تكون هذه التزامات عمل ، وحسابات مستحقة الدفع للموردين ، ومعاملات تجارية ، ونفقات تشغيل مختلفة (القرطاسية ، والخدمات ، وما إلى ذلك) ، والسلف ، وما إلى ذلك.
يمكن استخدام هذا المستند كدليل على إجراء معاملة نقدية بين طرفين. في الأعمال التجارية ، يمكن استخدام الإيصال لمجموعة متنوعة من الأغراض: في بعض الأحيان لاستبدال النقد في معاملة ، أو العمل كإيصال ، أو أيضًا للإشارة إلى الموافقة على الفاتورة للدفع.
المصدر: pixabay.com
يتم استخدامه لدعم دفع مبلغ معين من المال من خلال شيك. بشكل عام ، في الشركة يتم ذلك من نسختين ، بحيث يمكن إرفاق الأصل بقسيمة المحاسبة اليومية والنسخة المراد إيداعها في الملف المتتالي.
باختصار ، يتم استخدام هذا المستند للتمكن من تسجيل العمليات المقابلة للدفع بإصدار شيك. وتسمى أيضًا سياسات التحقق. وهي بدورها وثيقة تساعد الشركة على التحكم بشكل أفضل في نفقاتها.
خصائص إثبات التفريغ
- من يصنعها؟
بشكل عام ، يتم إعداد إثبات التفريغ من قبل الشركة ، مما يجعل نسخة مكررة:
- الإيصال الأصلي الذي تحتفظ به الشركة والذي يستخدم لإرفاقه بالمصروفات اليومية التي يتم التعامل معها عن طريق المحاسبة.
- النسخة للملف المتتالي.
- الأمان
لتتبع وتجنب الاحتيال ، يوصى باستلام إثبات التفريغ وختمه حسب الأصول من قبل المستفيد من الدفع ، على الرغم من أن هذا ليس التزامًا قانونيًا.
لمزيد من التحكم ، يتم إرفاق نسخة من الشيك بإثبات الدفع ، لأن الضمان يتم تسليمه إلى المستفيد.
يجب تسجيل الدعم المحاسبي بطريقة موجزة ومنظمة ، بحيث يمكن التعبير بوضوح عن المعاملات التي تتم يوميًا في الشركة.
- طرق السداد
يتم إعداد دليل إبراء الذمة لجميع المدفوعات التي تقوم بها الشركة مباشرة. في جميع مؤسسات الأعمال ، تتم معظم المدفوعات بالطرق التالية:
- دفع نقدا.
- الدفع بشيكات.
- الدفع مقابل الحوالات البريدية أو الحوالات البريدية.
- السداد المباشر من البنك نيابة عن العملاء التجاريين
يمكن أيضًا أن يتم ذلك من قبل طرف ثالث نيابة عن الشركة. ومع ذلك ، في هذه الحالة لن يتم تقديم أي دليل على التسريح. لهذا النوع من المعاملات ، سيتم إعداد وثيقة أولية.
- وثائق المصدر
لا يمكن إعداد قسيمة بدون توفر بعض المستندات المصدر. يتم تقديم وثائق المصدر هذه لإجراء إثبات التفريغ.
ملاحظات نقدية
الملاحظات النقدية هي دليل على أي مادة تم شراؤها لأغراض رسمية. إنه مستند مشابه للفاتورة.
الإيصالات
يتم تسليم الإيصالات من قبل مزودي الخدمة أو الأشخاص الذين يتلقون مدفوعات من شركة مقابل حسابهم.
من الناحية العملية ، عندما تشتري منظمة مواد أو خدمات على أساس ائتماني وتقوم بعد ذلك بالدفع لموردي السلع أو الخدمات ، فإنها تصدر إيصالًا كدليل على الدفع الذي قامت به الشركة.
الإيصال هو أيضًا دليل على أنواع مختلفة من الودائع والسلف ، أي ودائع الضمان ، والسلف المقدمة ، وما إلى ذلك.
التفاصيل من إعداد الموظفين
هناك العديد من أنواع المعاملات التي لا يستطيع من خلالها الشخص الذي أنفق المال الحصول على إيصالات أو فواتير أو سندات نقدية. بالنسبة لهذا النوع من الدفع ، يجب على الشخص إعداد تفاصيل المصاريف وتفويضه من قبل السلطة المختصة ، من أجل إجراء الدفع.
على سبيل المثال ، بالنسبة لتكاليف النقل ، لا يمكن للموظفين تقديم إيصال. وبالتالي ، قد يكون هناك العديد من المعاملات الصغيرة الأخرى التي لا يظهر دليل ضدها ، باستثناء التفاصيل التي أعدها الموظفون.
لما هذا؟
إن إثبات التفريغ مهم لأنه يسمح بالحصول على السجل والتحكم في المدفوعات التي تتم عن طريق الشيكات أو النقد ، وبالتالي التمييز في طريقة الدفع ، مع المعلومات المقابلة.
يسجل المستند المبلغ المدفوع وتاريخ الإصدار والتسليم واسم المستفيد الذي تم تسليم الدفعة إليه والمفهوم الذي تم من أجله الدفع.
بالإضافة إلى ذلك ، إنها آلية تحكم ممتازة يتم من خلالها الإشارة إلى الأسماء بالتوقيعات الخاصة بالأشخاص الذين شاركوا في الدفع. ليس فقط الشخص الذي أجرى الشيك والإيصال نفسه ، ولكن أيضًا الشخص المسؤول الذي قام بمراجعته.
والأهم من ذلك ، أن إثبات التفريغ يعكس اسم وتوقيع الشخص الذي أذن بالدفع ، مما يوفر إمكانية تتبع كاملة لعمليات التسوية المنفذة.
من ناحية أخرى ، تسمح لك القسيمة بوضع البيانات المقابلة ، مثل رمز الحساب المحاسبي ، والمبلغ ، والمفهوم ، وما إلى ذلك ، لتتمكن من تسجيل كل دفعة لاحقًا في دفتر المحاسبة.
مثال على إثبات التفريغ
يوجد أدناه صورة إيصال خروج نموذجي ، يشير إلى الأرقام الموجودة في المساحات المختلفة التي سيتم وضع المحتوى فيها:
- 1: سوف تنعكس نسخة الشيك في هذه المساحة عند إجرائها باستخدام ورق الكربون.
- 2: في حالة حمل رقم متتالي ، يتم إدخال الرقم المقابل للإيصال.
- 3: يتم إدخال كود الحساب المحاسبي حسب مخطط الحسابات الفردي.
- 4: توضيح سبب إجراء الدفع.
- 5: مبلغ كل دفعة تتعلق بالقسيمة.
- 6: يتم ملؤها فقط في حالة وجود أي توضيح.
- 7: المبلغ النهائي للدفع الجاري.
- 8: رقم الشيك الذي يتم الدفع به.
- 9: إذا تم السداد نقدًا ، يتم تمييزه بعلامة X. في هذه الحالة ، لن يتم استخدام المسافات المشار إليها في 1 و 8.
- 10: إذا تم السداد بشيك ، يتم إدخال اسم البنك المقابل للشيك.
- 11: اسم فرع البنك الذي أصدر الشيك.
مجالات التحكم
- 12: اسم الشخص الطبيعي أو الاعتباري الذي يتم الدفع له.
- 13: اسم من أعد الإيصال والشيك.
- 14: اسم الشخص الذي راجع الشيك والإيصال.
- 15: اسم المفوض الذي وافق على الشيك والإيصال.
- 16: اسم المسئول عن عمل السجل المحاسبي للدفع.
- 17: توقيع مستلم الشيك. إذا كانت شخصية اعتبارية ، فيجب أيضًا أن تكون مختومة حسب الأصول.
- 18: يتم إدخال رقم وثيقة الهوية للشخص الذي استلم الشيك. إذا كنت شخصًا اعتباريًا ، فيجب عليك إضافة رقم Nif للشركة.
- 19: تاريخ المعاملة (اليوم والشهر والسنة).
المراجع
- صوفيا أوروزكو (2019). قسيمة الصرف. كالاميو. مأخوذة من: es.calameo.com.
- يطبق برنامج Excel المحاسبى (2019) كيفية إنشاء دليل على التفريغ. مأخوذة من: aplicaexcelcontable.com.
- قاموس الأعمال (2019). قسيمة دفع. مأخوذة من: businessdictionary.com.
- س. بانسال (2011). قسيمة دفع. تعلم الحسابات. مأخوذة من: LetsLearnaccounting.com.
- ويكي كيف (2019). كيفية عمل قسيمة الدفع. مأخوذة من: wikihow.com.