و حدة المراسلات هي محطة العمل الذي يتلقى، يصنف والسجلات وتوزع الاتصالات والوثائق الداخلية والخارجية لجميع أعضاء منظمة بين الأقسام المختلفة مركزيا. هدفها هو ضمان تسليمها إلى المتلقي بكفاءة وسرعة وفي أفضل الظروف.
تقوم الكيانات أو الشركات الخاصة والعامة بتنفيذ برنامج إدارة المستندات هذا لتبسيط عمليات مراقبة المراسلات. إنها عملية مدمجة في الديناميكيات التنظيمية وتسمح بتحقيق أهداف الشركة.
تضمن وحدة المراسلات التسليم الفعال والسريع للمعلومات داخل الشركة. المصدر: pixabay.com
من الأرشيفات القديمة إلى العصر الرقمي ، تهدف طريقة تنظيم هذا القسم إلى السماح بسهولة الوصول إلى المعلومات الوثائقية ذات الأهمية والحفاظ على سجلات التحكم والملفات وأدلة الإجراءات وكل تاريخ شركة في شكل مادي و / أو رقمي.
يوجد حاليًا برنامج تم تطويره لتسريع إدارة المستندات ، مما كان له تأثير إيجابي على البيئة البيئية ، حيث يميل الملف المادي إلى الاختفاء وتجنب استهلاك الورق.
وبالمثل ، فإن تسليم أو استلام المراسلات من خلال الشبكة الداخلية والإكسترانت أصبح أكثر ديناميكية وسرعة.
المميزات
وحدة المراسلات لها وظائف محددة مخصصة لتوثيق وتنظيم وتوزيع المراسلات التي تحتوي على معلومات ملازمة للعمل أو الخدمة المقدمة ، بالإضافة إلى جميع الوثائق الحيوية لدعم النشاط الإداري والتنظيمي.
تشمل الوظائف المحددة لوحدة المراسلة ما يلي:
- مراقبة دخول وخروج المستندات.
- توزيع الاتصالات على المناطق المقابلة.
- معالجة المراسلات والاتصالات المتولدة داخليا وخارجيا.
- مسح المستندات ضوئيًا.
- ترتيب وتصنيف ووصف وثائق الصندوق الوثائقي للشركة.
- حفظ ومراقبة الإنتاج الوثائقي.
- تخصيص أرقام متتالية للمراسلات التي يتم إنتاجها أو استلامها (إيداع).
- تحديد المستندات والمراسلات التي يجب حفظها ونقلها إلى الأرشيف المركزي.
بناء
يتم تنظيم وحدة المراسلات حسب حجم وخصائص الشركة أو المؤسسة. يعتمد بشكل عام على المقر الذي ينقسم إلى وحدتين فرعيتين: واحدة للدخول والأخرى للخروج.
لكل وحدة فرعية وظائف محددة تهدف إلى الإدارة والتحكم في كل ما يتعلق بالمراسلات الداخلية والخارجية. يتم تنظيم هذه الأنواع من الوحدات على النحو التالي:
القيادة
ويحدد اللوائح والسياسات التي ترشد وتوحد وتنظم إنتاج الوثائق ، وطرق التوزيع ، وإرسال واستقبال المراسلات وتكليفات أعضاء الدائرة. وهذا يعني ، بطريقة منسقة ، أنها تربط بين عملية إدارة المستندات والأرشيف وتنظيمها الفعال.
وحدة فرعية مطابقة
وهي مسؤولة عن تنفيذ طرق التوزيع والرقابة في مجال إدارة الوثائق بناءً على السياسات واللوائح التي تضعها الشركة. وينقسم هذا إلى:
المراسلات الواردة
إنها المستندات التي تصل ويتم توجيهها إلى الأقسام المختلفة للمؤسسة. يتم استلام الوثائق في هذه المنطقة. قبل ختم قبول الإيصال ، يجب التحقق مما يلي:
- إنها بالفعل مخصصة للمؤسسة أو الشركة.
- الأمر ملازم للمؤسسة أو الشركة.
- مختومة وموقعة حسب الأصول.
- الملاحق إن وجدت كاملة. إذا لم تكن كذلك ، يجب تقديم المطالبة على الفور إلى المصدر كتابةً أو شفهياً.
- يتم لصق طابع الوحدة الفرعية بتاريخ ووقت الاستلام.
التحكم والتسليم
بعد ذلك ، يتم تصنيف المستندات عن طريق وضع الرمز المقابل للقسم حيث يجب إرسالها. يتم التسجيل وفقًا لبيانات الضبط الرئيسية ، مثل تاريخ الاستلام ، والقسم الموجه إليه ، ورقم مراقبة التسجيل وبيانات المرسل الأصلية.
بعد هذه المرحلة من التوثيق والتصنيف ، يتم التوزيع ، والذي يتكون من إرسال المراسلات إلى كل دائرة أو وكالة. تباشر الدائرة المذكورة وضع ختم إقرار الاستلام والاتفاق.
في حالة تحديد أن المستند غير موجه إلى المؤسسة أو أنه ليس ضمن اختصاصها ، فسيتم إعادته إلى المرسل الأصلي مع التوضيح الواجب.
المراسلات الصادرة
هذه المنطقة هي المسؤولة عن استلام المراسلات والوثائق من كل قسم من أقسام الشركة أو المؤسسة وتنظيمها حسب وجهتها. ستقوم بالإرسال عبر القنوات ذات الصلة بمجرد التحقق من صحة ما يلي:
- يجب أن تكون المستندات مكتوبة على ورق مؤسسي.
- يجب أن تكون المستندات موقعة (الأصل والنسخة).
- يجب إرفاق المرفقات.
- يجب أن تكون تفاصيل المستلم والعنوان صحيحة.
- يجب أن يظهر تسجيل المغادرة وتسجيل المغادرة مع التاريخ والرمز.
بعد مراجعة البيانات والخصائص المحددة للشحنة والموافقة عليها ، نبدأ في منح إثبات الاستلام.
تتحمل هذه المنطقة مسؤولية الإرسال والتسليم إلى الوجهات بعد تصنيفها وفقًا للطريق (بالبريد ، شخصيًا أو مباشرًا ، من خلال التبادل ، من بين أمور أخرى).
ستتم تسمية المظاريف وتحديد المستندات التي تحتوي عليها في ضوابط التسليم أو الفواتير وفقًا للوسائل التي يتم إرسالها بها. يجب عليك إعادة نسخة من المستندات مختومة وموقعة كدليل على الاستلام.
أخيرًا ، يتم حفظها بترتيب أبجدي أو عددي أو موضوعي أو زمني لإجراء عملية السحب وإقامة المراقبة.
أهمية
تعتبر وحدة المراسلات منطقة حساسة وسرية للغاية. يعتمد على ذلك أن العلاقات والاتصالات داخل وخارج المؤسسة تتم بطريقة فعالة وفي الوقت المناسب.
تكمن أهمية وحدة المراسلات في حقيقة أن هذا هو الذي يجب أن يضمن حفظ وحفظ وحفظ الوثائق التي تشكل ذاكرة المؤسسة أو الشركة.
الهدف الرئيسي هو توفير الوصول في الوقت المناسب إلى المعلومات المكتوبة التي يتم التعامل معها داخل الكيان.
المراجع
- "وحدة المراسلات" في جامعة سانتياغو دي كالي. تم الاسترجاع في 8 يوليو 2019 من جامعة سانتياغو دي كالي: usc.edu.co
- Gutiérrez، E. "4 خطوات لتشكيل وتنظيم سجلات شركتك بشكل صحيح" في إنها ليست أوراقًا. تم الاسترجاع في 8 يوليو 2019 من لا أوراق: nosonpapeles.com
- إسكوبار ، سي "تنظيم الوثائق" في الأنشطة. تم الاسترجاع في 8 يوليو 2019 من الأنشطة: blogspot.com
- "اللوائح الداخلية للإيداع والمراسلات" في إدارة الإطفاء الوطنية في كولومبيا. تم الاسترجاع في 8 يوليو 2019 من إدارة الإطفاء الوطنية في كولومبيا: firefighters.mininterior.gov.co
- "وحدات المراسلات والأرشيف في القطاع العام الاتحادي" معهد مونتيري للتكنولوجيا والدراسات العليا. تم الاسترجاع في 9 يوليو 2019 من معهد مونتيري للتكنولوجيا والدراسات العليا: itesm.mx