دليل إجراءات الشركة: الغرض منها ، الإعداد - دوداس - 2025

و دليل الإجراءات للشركة هو وثيقة مكتوبة التي تسرد خطوة بخطوة حول كيفية ل إنجاز مهمة عمل أو كيف أن التعامل مع هذه الحالة تحديدا عندما كان يطرح نفسه في مكان العمل. يحتوي على أفضل ممارسات الشركة وأوصاف العمليات التجارية الرئيسية.

يحتوي هذا الدليل أيضًا على الأساليب والمعايير الخاصة بكيفية توقع إنجاز العمل. يساعد إنشاء دليل الإجراءات على توجيه الشركة نحو النمو وتبسيط التدريب وتسهيل قدرتها على التوسع.

يمكن أن يكون هذا الدليل عبارة عن ملف من ثلاث حلقات ، أو مجلدًا على محرك شبكة مشترك ، أو إصدارًا آليًا يتم نشره عبر الإنترنت باستخدام برنامج إدارة إجرائية. يجب أن يفهم الجميع ماهية دليل الإجراءات وأين يمكن العثور عليه عندما يحتاجه شخص ما.

تتطلب كتابة دليل الإجراءات فهماً واضحاً للخطوات المتضمنة في أي عملية معينة. مع نمو الأعمال التجارية ، ستكون هناك حاجة إلى إجراءات جديدة. يمكن أيضًا اعتبار دليل الإجراءات بمثابة مكتبة للإجراءات.

يحتوي الدليل على إجراءات نموذجية يمكن استخدامها كنموذج لإجراءات التشغيل الجديدة. يجب تثقيف جميع موظفي المنظمة بشأن سياسات الشركة وإجراءاتها ؛ يجب أن يكون لديهم دائمًا وصول فوري إلى دليل الإجراءات.

لما هذا؟

باستخدام دليل إجراءات مكتوب جيدًا ، يمكن للشركة تسهيل تدريب الموظفين الجدد بشكل أكثر فعالية.

بالإضافة إلى التدريب ، يوفر دليل الإجراءات لأعضاء الفريق الحاليين موردًا للتعرف على الإجراءات الأقل استخدامًا ، والتأكد من تنفيذها بالإجراءات الشكلية الصحيحة ، مع الحفاظ على مراقبة الجودة.

يجب أن يفهم الموظفون ما هو متوقع منهم. يحتاج المشرفون إلى دليل إجراءات لإدارة العمليات التجارية. من خلال توثيق المعايير ، فإنك تنقل ما هو مهم للنمو والجودة ورضا العملاء.

من خلال السياسات والإجراءات التي تؤثر على مجال وظيفي ، يتم تمكين العاملين في الخطوط الأمامية لاتخاذ قرارات فعالة وموفرة للوقت.

يوفر دليل الإجراءات الفعال الطرق المناسبة للتواصل بين الإدارات ، مما يسمح للموظفين بالعمل معًا لحل مشاكل العمل اليومية دون الحاجة إلى مشاركة إشرافية غير ضرورية.

يجب أن يكون الهدف من دليل الإجراءات هو تنظيم محتويات مختلفة لتعكس كل من أشكال ووسائل الاتصال بالشركة ، لتتمكن من أداء الخدمة أو تصنيع المنتج بأقل تكلفة وفي أقصر وقت ممكن.

لها فائدة إضافية تتمثل في الحفاظ على الرضا الوظيفي للموظفين وتحفيزهم عالياً.

كيف اعملها كيف اصنعها؟

قبل تطوير دليل الإجراءات ، من المهم فهم الفرق بين السياسة والعملية الأساسية والإجراء.

- السياسة هي مجموعة المبادئ الأساسية والمبادئ التوجيهية المرتبطة بها ، والتي تصاغها وتطبقها قيادة المنظمة ، لتوجيه إجراءاتها والحد منها في السعي لتحقيق أهداف طويلة الأجل.

- العملية الأساسية هي تسلسل الإجراءات المترابطة والمترابطة ، والتي تستهلك في كل مرحلة موردًا واحدًا أو أكثر (وقت الموظف ، والطاقة ، والآلات ، والمال) لتحويل المدخلات إلى منتجات. هذه النتائج بمثابة مدخلات إلى المرحلة التالية حتى يتم الوصول إلى هدف معروف أو نتيجة نهائية.

- الإجراء عبارة عن سلسلة من الأنشطة أو مسار عمل ثابت محدد بخطوات (تحتوي على نقاط بداية ونهاية محددة بوضوح) والتي يجب تنفيذها بنفس الترتيب لإكمال المهمة بنجاح.

تحديد العمليات الأساسية

يجب مراعاة جميع العمليات المركزية التي تقوم بها الشركة. يبدأ بتحديد العمليات التي سيتم تحديدها وتخطيطها في دليل الإجراءات ، وإنشاء ملخص لجميع الإجراءات التي تريد تضمينها.

على الرغم من أنه قد لا يتم سرد كل عملية ، فمن المهم تحديد أهمها وأهمها. على سبيل المثال ، قد يحدد مطعم ما العمليات الأساسية لكيفية صنع طبق معين ، ولكن لا تقل أهمية عن عملية تنظيف المطعم.

يجب إنشاء قائمة بالعمليات الأساسية التي يجب تغطيتها بحيث يمكن دمج كل منها في دليل الإجراءات بعد رسم الخرائط. سيعمل المخطط التفصيلي كدليل لضمان عدم ترك أي من المهام عند بدء كتابة الدليل.

اكتب مقدمة

قم بتضمين وصف موجز لما هو مدرج في الدليل ، والذي ينتقل مباشرة إلى الأشخاص الذين سيستخدمون الدليل ، وما يمكن أن يتوقعه القراء عند استخدام الدليل ، وأفضل طريقة لاستخدام الدليل (أي `` اقرأه الغلاف للغلاف end "أو" استخدم كمرجع للعثور على الإجراءات حسب الحاجة ").

إنشاء مخطط تدفق لكل عملية

يتم تحديد كل عملية من خلال الخطوات أو المهام اللازمة لإكمالها. قد يعني فقد إحدى الخطوات فقدان أو تأخير أحد الطلبات أو وجود منتج نهائي معيب. إنشاء مخطط تدفق هو تحديد تدفق العمل.

لإكمال الدليل ، يجب أن تبدأ بعملية واحدة في كل مرة: ابدأ بالعملية الأولى في المخطط التفصيلي. تم تحديد الخطوات المطلوبة لإكمال العملية ، ثم تعود وتدون التفاصيل الخاصة بكل خطوة.

تأكد من أن كل خطوة واضحة وموجزة. يجب أن توفر كل خطوة تفاصيل كافية لأي شخص ليتبع التعليمات.

على سبيل المثال ، افترض أنك تقوم بإنشاء إجراء لعملية المبيعات من خلال أحد المتطلبات على الإنترنت. أولاً ، يتم عمل مخطط انسيابي لكيفية الاتصال بالعميل المحتمل في البداية بعد طلب المعلومات: عن طريق مكالمة هاتفية أو بريد إلكتروني أو رسالة نصية.

إذا تعذر الاتصال بالاحتمال في البداية ، فسيتم حساب عدد المرات التي يتابعها فريق المبيعات ، مع نصوص محددة لكل جهة اتصال.

عند الاتصال بالعميل ، يتم تعيين نص مختلف ، بالإضافة إلى مجموعة من عمليات المتابعة ، اعتمادًا على ما إذا كان العميل قد اشترى المنتج أو قرر الانتظار.

أعط الإجراء لشخص آخر ليقرأه

من المهم أن يكون لديك زميل في العمل أو شخص تعرفه يقرأه ويتبع التعليمات كما هي مكتوبة. يمكن لهذا الشخص تقديم ملاحظات قيمة إذا كانت هناك خطوات لم تتمكن من إكمالها أو لم تفهمها.

تم تصحيح الإجراء بناءً على التعليقات. قد تحتاج إلى إعادة كتابة أو تعديل أو إضافة شيء ما إلى التعليمات.

إنشاء قوائم مرجعية ونماذج

في أي عملية يكون من السهل على أعضاء الفريق اتباع نموذج أو قائمة تحقق. لهذا السبب يجب تطوير نموذج مفصل ، بناءً على عملية التعيين.

إذا كنت بحاجة إلى جمع معلومات محددة عند دخول العميل ، فيجب عليك التأكد من أن النموذج يحتوي على جميع المعلومات المطلوبة ، معروضة بطريقة موجزة.

لا ينبغي الافتراض أن أعضاء الفريق يتذكرون كل ما يشير إليه الإجراء ، خاصة عندما يجلس العميل مقابلهم. يجب دمج قوائم المراجعة والنماذج كملحق للمخطط الانسيابي وخطوات العملية.

دمجها في دليل الإجراءات

بعد تعيين مخطط انسيابي لكل عملية وإنشاء جميع قوالب المستندات الداعمة ، يتم دمجها في دليل إجراءات كامل. يتم تنظيم الدليل على أساس الإدارات.

على سبيل المثال ، قد يحتوي دليل الإجراءات على أقسام "المبيعات" و "العمليات" و "التوزيع". ينقسم كل قسم إلى العمليات الأساسية لهذا القسم ، بشكل عام بالترتيب الذي يتم فيه تنفيذ كل عملية أساسية في التسليم الكلي للمنتجات.

في قسم "التوزيع" يمكن أن يكون لديك العديد من العمليات الرئيسية ، مثل "الحصول على الطلب" و "حزمة للتسليم" و "الشحن" و "التتبع".

دليل الإجراءات منظم بجدول محتويات وكل إجراء مدرج بوضوح مع عنوان غامق.

يتم تضمين صفحة العنوان مع اسم الدليل وجدول المحتويات والمقدمة والإجراءات بترتيب جدول المحتويات.

يمكن وضع علامات تبويب لأعضاء الفريق لمراجعة الدليل بسهولة لمساعدتهم على تحديد الإجراءات ذات الصلة في أقسامهم.

أخيرًا ، يتم عمل النسخ وتوزيعها. شجع التعليقات المستمرة وقم بتحديث الدليل عند الضرورة. يجب أن يتوفر دليل في منطقة محددة لكل موقع وظيفي ، باستخدام السياسات والإجراءات.

أمثلة

-دليل لطهي الهامبرغر بطريقة معينة.

- دليل حول كيفية التصرف في حالة حدوث حريق أو زلزال أو كارثة طبيعية.

- دليل حول كيفية التعامل مع شكاوى العملاء أو العملاء العدوانيين.

-دليل لتنفيذ عملية اختيار الموظفين.

- دليل لمعرفة كيفية العمل في مطعم.

المراجع

1. كيمبرلي ليونارد (2017). كيف أكتب دليل إجراءات العمليات القياسية؟ الأعمال الصغيرة - كرون. smallbusiness.chron.com.
2. كريس أندرسون (2017). ما هو دليل السياسات والإجراءات؟ بيزمانوالز. مأخوذة من: bizmanualz.com.
3. بيزفلوينت (2017). تعريف دليل الإجراءات. مأخوذة من: bizfluent.com.
4. كريس أندرسون (2017). ما هو الغرض من دليل الإجراءات؟ بيزمانوالز. مأخوذة من: bizmanualz.com.
5. مختبر النماذج (2018). أفضل 37 نموذجًا لإجراءات التشغيل القياسية (SOP). مأخوذة من: Templatelab.com.
6. جريج مارسيلو (2017). دليل 8 خطوات لبناء دليل إجراءات التشغيل القياسية. ليرن. مأخوذة من: blog.lern.org.